Tutorial: Start als Jugendarbeit-Träger

Dieses Tutorial ist für Jugendarbeit-Träger, Vereine und gemeinnützige Organisationen, die ihre Mitarbeiter- und Honorarkraft-Stunden gegenüber Förderern (Jugendamt, Stiftungen, Kommunen) nachweisen müssen. Wir nehmen den fiktiven „Stadtjugendwerk Westerwald e.V.” als Beispiel:

• 6 aktive Personen (1 Vorsitzende, 2 Hauptamt-Admins, 3 Honorarkräfte)
• 2 Förderträger als „Kunden” (Landkreis-Jugendamt, Stiftung Demokratie/Bildung)
• 3 Förderprojekte (Schulsozialarbeit, Offene Jugendarbeit, Ferienprogramm)
• Plus Verwaltung als interner Bucket (Vorstandsarbeit, Buchhaltung)

Geschätzter Zeitaufwand: 20-25 Minuten Lesen, plus deine eigene Einrichtungs-Zeit. Eine NPO-Demo-Organisation zum Mitklicken gibt es noch nicht, aufgebaut ist bisher nur das Agentur-Demo-Profil.

Tarif-Hinweis. Das Tutorial läuft bis zum Verwendungsnachweis und setzt damit Business voraus. Tracking, Kategorienbaum und Stundenkonto laufen schon im kostenlosen Light-Plan. Mehrere Nutzer und die Abwesenheits-Verwaltung mit Genehmigungs-Inbox gibt es ab Basic, Rechnungen und damit die Verwendungsnachweise ab Business.

Warum NPO etwas anders ist als eine Agentur

Bevor wir starten, drei Unterschiede zur Agentur-Logik, die später wichtig werden:

1. „Kunde” = Förderträger. Es gibt keine Rechnung an einen Endkunden, sondern einen Verwendungsnachweis an einen Förderer. Technisch ist das in evaluateMe dieselbe Entity, wir nennen sie nur kontextuell anders.
2. Festpreis-Logik dominiert. Förderbescheide sind meistens Festpreis-Pakete („50.000 € für ein Schuljahr Schulsozialarbeit”), nicht Aufwand-x-Stundensatz. Du trackst trotzdem jede Stunde, fürs Reporting, nicht für die Rechnung.
3. Honorarkräfte sind separat. Sie bekommen kein Gehalt, sondern reichen ihre Honorare nach geleisteten Stunden ein. Das muss sauber aus dem Stundenkonto herausfallen.

Schritt 1Organisations-Profil befüllen

Geh in Einstellungen → Organisation:

• Vollständiger Vereinsname inklusive Rechtsform („Stadtjugendwerk Westerwald e.V.”).
• Anschrift, Vorstandsmitglieder, USt-IdNr (falls vorhanden, bei Kleinunternehmern oft nicht).
• Bankverbindung, wichtig für Verwendungsnachweise.
• Steuerbefreiungs-Hinweis im Briefkopf-Pretext, z.B. „Steuerbefreit nach §4 Nr. 25 UStG (Jugendhilfe)”. Erscheint dann automatisch auf jedem Verwendungsnachweis.

Schritt 2Zwei Arbeitszeitmodelle anlegen

In Einstellungen → Arbeitszeitmodelle brauchst du mindestens:

Modell	Wochenstunden	Tage	Urlaub
Hauptamt 39h (TV-L)	39	Mo-Fr	30 Tage
Honorarkraft 10h	10	Mo, Mi, Fr	0 Tage

Warum 0 Urlaubstage bei Honorarkräften? Echte Honorarkräfte sind keine Arbeitnehmer, sie rechnen geleistete Stunden auf Honorarbasis ab, ein Urlaubsanspruch nach BUrlG entsteht dann in der Regel nicht. Aufpassen musst du bei wirtschaftlich abhängigen Kräften: § 2 BUrlG zählt arbeitnehmerähnliche Personen ausdrücklich mit. Das gehört im Zweifel arbeitsrechtlich geprüft. Ein Arbeitszeitmodell brauchen Honorarkräfte so oder so, damit das Stundenkonto die richtigen Arbeitstage kennt.

Wenn du Mitarbeiter nach TVöD oder einem Tarifvertrag mit spezifischeren Regeln hast (Schichtarbeit, Bereitschaft, Sonderurlaub), dann ist das Enterprise-Gebiet. Sprich uns über hallo@farbcode.net an.

Schritt 3Team einladen (ab Basic)

In Einstellungen → Nutzer:

• Hauptamt bekommt Rolle Org-Admin (kann Förderträger anlegen, Berichte generieren) und das Hauptamt-Modell.
• Honorarkräfte bekommen Rolle Nutzer (sehen ihre eigenen Stunden und die zugewiesenen Projekte) und das Honorarkraft-Modell.
• Vorstand bekommt meistens Rolle Org-Admin.

Tipp Datenschutz. Der Kategorienbaum ist org-weit, eine Schranke auf Kategorie-Ebene pro Mitarbeiter gibt es nicht. Jeder kann sich Zweige, die ihn nicht betreffen, selbst ausblenden (Mute), das ist eine reine Anzeige-Einstellung. Was tatsächlich trennt, ist die Rolle: ein Nutzer sieht seine eigenen Stunden und sein eigenes Stundenkonto, ein Org-Admin die der ganzen Organisation. Mehr in Nutzer verwalten.

Schritt 4Förderträger als „Kunden" anlegen

Geh in Organisation → Kunden und lege jeden Förderer als Kunde an:

Kundennummer	Name	Standard-Stundensatz
F-00001	Landkreis Westerwaldkreis, Jugendamt	65,00 € (Hauptamt-Kalkulation)
F-00002	Stiftung Demokratie und Bildung	60,00 €

Den Stundensatz brauchst du auch dann, wenn der Förderbescheid einen Festbetrag nennt: die Abrechnungs-Übersicht rechnet die offenen Stunden damit hoch, und er ist die Kalkulations-Basis im Verwendungsnachweis.

Konvention im Kundennummern-Kreis. Wir benutzen für Förderer das Präfix F- statt K-, damit man in der Liste schneller sieht: das ist kein zahlender B2B-Kunde, das ist ein Förderbescheid.

Schritt 5Förderprojekte als Kategorien

Im Stadtjugendwerk gibt es drei laufende Förderprojekte. Pro Projekt eine Kategorie:

Förderprojekte (Intern, kein billing)
├── Schulsozialarbeit Grundschule Selters    (Nach Aufwand, Anker, Kunde Jugendamt, Kommentar-Pflicht)
│   └── Festbetrag Schuljahr 2026/27         (Festpreis, 50.000 €)
├── Offene Jugendarbeit Jugendzentrum        (Nach Aufwand, Anker, Kunde Jugendamt, Kommentar-Pflicht)
│   └── Festbetrag Q3 2026                   (Festpreis, 12.500 €)
└── Ferienprogramm „Sommer in der Region"    (Nach Aufwand, Anker, Kunde Stiftung, Kommentar-Pflicht)
    └── Festbetrag Ferienprogramm 2026       (Festpreis, 8.000 €)

Verwaltung (Intern, kein billing)
├── Vorstandsarbeit
└── Buchhaltung und Berichte

Pro Förderprojekt-Kategorie wählst du:

1. Typ = „Nach Aufwand” (Billable). Nur dieser Typ zählt in die Abrechnungs-Übersicht und in den Stundennachweis. Stunden auf Kategorien vom Typ „Festpreis” tauchen in beidem nicht auf.
2. Abrechnungs-Anker einschalten und den Kunden setzen, also den zugehörigen Förderer. Ohne Anker mit Kunde gibt es kein Rechnungsziel.
3. Stundensatz = der Kalkulationssatz aus dem Förderbescheid.
4. Kommentar-Pflicht = ja. Bei Förderbescheiden sind Pauschal-Stunden ohne Tätigkeitsbeschreibung im Verwendungsnachweis ein Risiko.

Den Festbetrag aus dem Förderbescheid hängst du als Unterkategorie vom Typ „Festpreis” unter das Projekt und trägst den Betrag ein. Sobald du sie als „erledigt” markierst, kommt sie beim nächsten Lauf als eigene Position auf die Rechnung, auch wenn im Zeitraum keine Stunde getrackt wurde.

Warum „Nach Aufwand”, obwohl der Förderbescheid einen Festbetrag nennt? Der Förderbescheid sagt: „50.000 € für 800 Stunden Schulsozialarbeit im Schuljahr”. Wir tracken jede Stunde, weil wir am Ende nachweisen müssen, dass die 800 Stunden geleistet wurden. Dieser Nachweis hängt am Typ: die Abrechnungs-Übersicht summiert nur Kategorien vom Typ „Nach Aufwand”, und der Stundennachweis-Anhang zieht genau dieselbe Menge wie die Rechnungspositionen. Läge das Projekt auf „Festpreis”, bliebe beides leer. Fakturiert wird trotzdem der Festbetrag: die Stundenpositionen, die du nicht abrechnen willst, löschst du im Entwurf, bevor du finalisierst. Die Stunden bleiben im Stundennachweis und werden beim Finalisieren gesperrt.

Schritt 6Tracken im Alltag

Genau wie bei der Agentur: Stoppuhr oder manueller Eintrag.

Besonders wichtig für NPOs:

• Kommentare sind nicht optional. Jugendamt-Prüfer schauen sich einzelne Einträge an, wenn ein Verwendungsnachweis hinterfragt wird. „Einzelgespräch Klasse 3b” ist gut, „Schulsozialarbeit” nicht.
• Hauptamt und Honorar trennen sich automatisch dadurch, wer trackt, du brauchst keine zwei Kategorien pro Projekt.

Schritt 7Sonderurlaub gewähren (ab Basic)

Hauptamt-Mitarbeitende in Trägern haben oft Anspruch auf zusätzlichen Urlaub für Bildungs- oder Gewerkschafts-Zwecke. In evaluateMe:

1. Organisation → Team-Abwesenheiten, Button „Sonderurlaub gewähren”.
2. Mitarbeiter, Von und Bis, Anlass, dazu optional eine Notiz für den Mitarbeiter.
3. Der Anlass ist eine feste Auswahl: Hochzeit, Geburt, Trauerfall, Umzug, Jubiläum, Sonstiges. Für Bildungs- oder Gewerkschafts-Zwecke wählst du Sonstiges und schreibst den konkreten Grund in die Notiz.
4. Gewähren. Die Tage zählen nicht gegen das Urlaubskontingent und sind sofort genehmigt. Der Mitarbeiter sieht sie unter Meine Abwesenheiten, im Stundenkonto gilt der Zeitraum als erfüllt.

Für Honorarkräfte in der Regel nicht relevant.

Schritt 8Verwendungsnachweis quartalsweise (ab Business)

Am Ende jedes Quartals (oder zum Förderbescheid-Stichtag) gehst du in Organisation → Abrechnung. Den Zeitraum stellst du auf das Quartal (Schnellwahl „Letztes Quartal” oder Datums-Picker frei) und filterst auf den jeweiligen Förderer als Kunden.

Die Page zeigt dir pro Förderprojekt-Anker die offenen Stunden mit Kategorie-Pfad und Kalkulations-Stundensatz, dazu die fälligen Festbeträge aus den Festpreis-Unterkategorien darunter.

Du bekommst eine PDF, die zwei Teile hat:

1. Den eigentlichen „Rechnungs”-Teil mit den Festposten aus dem Förderbescheid (z.B. „Festbetrag Schulsozialarbeit Q3 2026: 12.500 €”).
2. Den Stundennachweis als Anhang: jede Stunde des Quartals, die auf einer Kategorie vom Typ „Nach Aufwand” liegt, mit Datum, Mitarbeiter und Tätigkeitsbeschreibung. Der Anhang zieht dieselbe Menge wie die Rechnungspositionen, Stunden auf Festpreis-Kategorien stehen also nicht darin. Pro Rechnung lässt sich der Anhang abschalten.

Diese PDF reicht in den allermeisten Fällen für den Verwendungsnachweis. Für die formellen Träger-Berichte (Sachbericht, Belegliste) brauchst du zusätzliche Dokumente, die schreibt evaluateMe nicht.

Schritt 9Was du jetzt zur Routine machst

Wann	Was
Täglich	Stunden tracken, Hauptamt wie Honorar. Kommentar nicht vergessen.
Wöchentlich	Genehmigungs-Inbox für Urlaubsanträge prüfen.
Monatlich	Honorarkraft-Auszahlungen anhand der Stunden vorbereiten.
Quartalsweise	Verwendungsnachweis pro Förderer.
Jährlich	Förderbescheids-Stand prüfen, sind die Festpreis-Pakete gegengerechnet?

Was du beim Jahresabschluss machst

1. Auswertungen → Wirtschaftlichkeit öffnen. Die Sicht zeigt, wie sich der Gesamtaufwand auf Festpreis, Aufwand, Pauschale und interne Zeit verteilt, plus den Abrechenbar-Anteil. Die geleisteten Stunden je Förderprojekt stehen im Bericht daneben. Personalkosten rechnet evaluateMe nicht, den Abgleich mit dem Förderbescheid machst du außerhalb.
2. Stundenkonto-Übertrag für Hauptamt: zum Jahreswechsel wird nichts gelöscht, die Tagessalden bleiben stehen. Die Stundenkonto-Kachel auf dem Dashboard zählt aber ab dem 1. Januar neu, sie ist ein Jahreswert. Was ihr aus dem alten Jahr mitnehmen oder abbauen wollt, etwa weil intern eine Abbau-Frist zum 31.12. gilt, bucht ein Org-Admin als Saldo-Korrektur.
3. Resturlaubs-Übertrag für Hauptamt, siehe Urlaubs-Richtlinie.

Weitermachen

• Auswertungen erstellen
• Erste Rechnung schreiben
• Urlaubs-Richtlinie: Verfall des Resturlaubs
• Team-Abwesenheiten: Sonderurlaub gewähren