Tutorial: Start als Jugendarbeit-Träger

Dieses Tutorial ist für Jugendarbeit-Träger, Vereine und gemeinnützige Organisationen, die ihre Mitarbeiter- und Honorarkraft-Stunden gegenüber Förderern (Jugendamt, Stiftungen, Kommunen) nachweisen müssen. Wir nehmen den fiktiven „Stadtjugendwerk Westerwald e.V.” als Beispiel:

• 6 aktive Personen (1 Vorsitzende, 2 Hauptamt-Admins, 3 Honorarkräfte)
• 2 Förderträger als „Kunden” (Landkreis-Jugendamt, Stiftung Demokratie/Bildung)
• 3 Förderprojekte (Schulsozialarbeit, Offene Jugendarbeit, Ferienprogramm)
• Plus Verwaltung als interner Bucket (Vorstandsarbeit, Buchhaltung)

Login als sabine@sjw-westerwald.demo mit Passwort demo1234, wenn du mitklicken willst.

Geschätzter Zeitaufwand: 20-25 Minuten Lesen, plus deine eigene Einrichtungs-Zeit.

Warum NPO etwas anders ist als eine Agentur

Bevor wir starten, drei Unterschiede zur Agentur-Logik, die später wichtig werden:

1. „Kunde” = Förderträger. Es gibt keine Rechnung an einen Endkunden, sondern einen Verwendungsnachweis an einen Förderer. Technisch ist das in evaluateMe dieselbe Entity, wir nennen sie nur kontextuell anders.
2. Festpreis-Logik dominiert. Förderbescheide sind meistens Festpreis-Pakete („50.000 € für ein Schuljahr Schulsozialarbeit”), nicht Aufwand-x-Stundensatz. Du trackst trotzdem jede Stunde, fürs Reporting, nicht für die Rechnung.
3. Honorarkräfte sind separat. Sie bekommen kein Gehalt, sondern reichen ihre Honorare nach geleisteten Stunden ein. Das muss sauber aus dem Stundenkonto herausfallen.

Schritt 1Organisations-Profil befüllen

Geh in Einstellungen → Organisation:

• Vollständiger Vereinsname inklusive Rechtsform („Stadtjugendwerk Westerwald e.V.”).
• Anschrift, Vorstandsmitglieder, USt-IdNr (falls vorhanden, bei Kleinunternehmern oft nicht).
• Bankverbindung, wichtig für Verwendungsnachweise.
• Steuerbefreiungs-Hinweis im Briefkopf-Pretext, z.B. „Steuerbefreit nach §4 Nr. 25 UStG (Jugendhilfe)”. Erscheint dann automatisch auf jedem Verwendungsnachweis.

Schritt 2Zwei Arbeitszeitmodelle anlegen

In Einstellungen → Arbeitszeitmodelle brauchst du mindestens:

Modell	Wochenstunden	Tage	Urlaub
Hauptamt 39h (TV-L)	39	Mo-Fr	30 Tage
Honorarkraft 10h	10	Mo, Mi, Fr	0 Tage

Warum 0 Urlaubstage bei Honorarkräften? Honorarkräfte sind keine Arbeitnehmer. Sie haben keinen Urlaubsanspruch nach BUrlG, sondern rechnen geleistete Stunden auf Honorarbasis ab. Trotzdem brauchen sie ein Arbeitszeitmodell, damit das Stundenkonto die richtigen Arbeitstage kennt.

Wenn ihr Mitarbeiter nach TVöD oder einem Tarifvertrag mit spezifischeren Regeln habt (Schichtarbeit, Bereitschaft, Sonderurlaub), das ist Enterprise-Funktion. Sprich uns über hallo@farbcode.net an.

Schritt 3Team einladen

In Einstellungen → Nutzer:

• Hauptamt bekommt Rolle Org-Admin (kann Förderträger anlegen, Berichte generieren) und das Hauptamt-Modell.
• Honorarkräfte bekommen Rolle Nutzer (sehen ihre eigenen Stunden und die zugewiesenen Projekte) und das Honorarkraft-Modell.
• Vorstand bekommt meistens Rolle Org-Admin.

Tipp Datenschutz. Honorarkräfte sehen per Default die Kategorien, denen sie zugeordnet sind, nicht alle anderen. Die globale Sichtbarkeit pro Mitarbeiter steuerst du in Kategorien-Berechtigungen.

Schritt 4Förderträger als „Kunden" anlegen

Geh in Organisation → Kunden und lege jeden Förderer als Kunde an:

Kundennummer	Name	Standard-Stundensatz
F-00001	Landkreis Westerwaldkreis, Jugendamt	65,00 € (Hauptamt-Kalkulation)
F-00002	Stiftung Demokratie und Bildung	60,00 €

Den Stundensatz brauchst du auch bei Festpreis-Projekten, weil er als Kalkulations-Basis im Verwendungsnachweis erscheinen kann.

Konvention im Kundennummern-Kreis. Wir benutzen für Förderer das Präfix F- statt K-, damit man in der Liste schneller sieht: das ist kein zahlender B2B-Kunde, das ist ein Förderbescheid.

Schritt 5Förderprojekte als Kategorien

Im Stadtjugendwerk gibt es drei laufende Förderprojekte. Pro Projekt eine Kategorie:

Förderprojekte (Intern, kein billing)
├── Schulsozialarbeit Grundschule Selters    (Festpreis, Kunde Jugendamt, Kommentar-Pflicht)
├── Offene Jugendarbeit Jugendzentrum        (Festpreis, Kunde Jugendamt, Kommentar-Pflicht)
└── Ferienprogramm „Sommer in der Region"    (Festpreis, Kunde Stiftung, Kommentar-Pflicht)

Verwaltung (Intern, kein billing)
├── Vorstandsarbeit
└── Buchhaltung und Berichte

Pro Förderprojekt-Kategorie wählst du:

1. Typ = „Festpreis” (FixedPrice).
2. Kunde = der zugehörige Förderer.
3. Kommentar-Pflicht = ja. Bei Förderbescheiden sind Pauschal-Stunden ohne Tätigkeitsbeschreibung im Verwendungsnachweis ein Risiko.

Warum Festpreis, obwohl wir Stunden tracken? Der Förderbescheid sagt: „50.000 € für 800 Stunden Schulsozialarbeit im Schuljahr”. Wir tracken jede Stunde, weil wir am Ende nachweisen müssen, dass die 800 Stunden geleistet wurden, aber wir rechnen nicht Stunde × Stundensatz ab. Der Verwendungs- nachweis pickt den Stundennachweis als Anhang und weist den Festbetrag aus.

Schritt 6Tracken im Alltag

Genau wie bei der Agentur: Stoppuhr oder manueller Eintrag.

Besonders wichtig für NPOs:

• Kommentare sind nicht optional. Jugendamt-Prüfer schauen sich Einzel- Einträge an, wenn ein Verwendungsnachweis hinterfragt wird. „Einzelgespräch Klasse 3b” ist gut, „Schulsozialarbeit” nicht.
• Hauptamt und Honorar trennen sich automatisch dadurch, wer trackt, du brauchst keine zwei Kategorien pro Projekt.

Schritt 7Sonderurlaub (Gewerkschaft, Bildungsurlaub)

Hauptamt-Mitarbeitende in Trägern haben oft Anspruch auf zusätzlichen Urlaub für Bildungs- oder Gewerkschafts-Zwecke. In evaluateMe:

1. Organisation → Abwesenheiten → Sonderurlaub gewähren
2. Mitarbeiter, Zeitraum, Grund (Freitext für die interne Dokumentation), Zähle auf Erfüllungs-Saldo (ja/nein).
3. Speichern. Der Mitarbeiter sieht den Sonderurlaub in seinem /my-absences, das Stundenkonto trägt den Zeitraum als „erfüllt” ein.

Für Honorarkräfte: nicht relevant (kein Urlaubsanspruch).

Schritt 8Verwendungsnachweis quartalsweise

Am Ende jedes Quartals (oder zum Förderbescheid-Stichtag) gehst du in Organisation → Abrechnung. Den Zeitraum stellst du auf das Quartal (Schnellwahl „Letztes Quartal” oder Datums-Picker frei) und filterst auf den jeweiligen Förderer als Kunden.

Die Page zeigt dir die offenen Stunden pro Förderprojekt-Kategorie mit ihrem Kategorie-Pfad und dem hinterlegten Kalkulations-Stundensatz.

Du bekommst eine PDF, die zwei Teile hat:

1. Den eigentlichen „Rechnungs”-Teil mit den Festposten aus dem Förderbescheid (z.B. „Festbetrag Schulsozialarbeit Q3 2026: 12.500 €”).
2. Den Stundennachweis als Anhang: jede getrackte Stunde des Quartals mit Datum, Mitarbeiter und Tätigkeitsbeschreibung.

Diese PDF reicht in den allermeisten Fällen für den Verwendungsnachweis. Für die formellen Träger-Berichte (Sachbericht, Belegliste) brauchst du zusätzliche Dokumente, die schreibt evaluateMe nicht.

Schritt 9Was du jetzt zur Routine machst

Wann	Was
Täglich	Stunden tracken, Hauptamt wie Honorar. Kommentar nicht vergessen.
Wöchentlich	Genehmigungs-Inbox für Urlaubsanträge prüfen.
Monatlich	Honorarkraft-Auszahlungen anhand der Stunden vorbereiten.
Quartalsweise	Verwendungsnachweis pro Förderer.
Jährlich	Förderbescheids-Stand prüfen, sind die Festpreis-Pakete gegen-gerechnet?

Was du beim Jahresabschluss machst

1. Auswertung „Wirtschaftlichkeit pro Projekt” öffnen, zeigt dir pro Förderprojekt: geleistete Stunden, Personalkosten (Hauptamt + Honorar), Vergleich zum Festpreis im Förderbescheid.
2. Stundenkonto-Übertrag für Hauptamt: überfüllter Saldo wird ins neue Jahr übertragen (außer dein Stundenkonto-Modell zwingt zum Abbau bis 31.12).
3. Resturlaubs-Übertrag für Hauptamt, siehe Urlaubssaldo.

Weitermachen

• Auswertungen: Wirtschaftlichkeit
• Sammelrechnung: mehrere Posten in einer Rechnung
• Urlaubssaldo und Sonderurlaub