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Zeiterfassung für Sozialwirtschaft & Wohlfahrtsverbände

Du leitest einen freien Träger oder Wohlfahrtsverband mit ambulanter Eingliederungshilfe und Beratungsstellen. Dein Personal läuft oft in Teilzeit, und am Monatsende beginnt die Excel-Schlacht. evaluateMe führt die Sollstunden je Stelle korrekt, hält Drittmittel-Projekte getrennt und liefert die Nachweise pro Mitarbeiter und Projekt als Export.

Sollstunden je Stelle, Urlaubstage je Arbeitszeitmodell und Drittmittel-Nachweise in einem Tool, ohne dass es nach Konzern-Software riecht.

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Zeiterfassung für Sozialwirtschaft & Wohlfahrtsverbände

Was nervt, und wie evaluateMe es löst

Soll und Ist auseinanderhalten

Wer wie viel über oder unter dem Soll liegt, sieht in Excel niemand auf einen Blick, am Monatsende wird jedes Konto einzeln nachgerechnet.

Stundenkonto mit Soll und Ist

Das Stundenkonto führt Soll und Ist auf Tagesbasis je Mitarbeiter, mit KPI-Karten für Saldo, Soll-Monat und Erfasst-Monat sowie 6-Monats-Verlauf, kein Nachrechnen mehr.

Sollstunden je Stelle und Teilzeit

Jede Stelle hat ihre Wochenstunden, Teilzeit-Anteile und Urlaubsstaffeln, das Zeitkonto muss das je Mitarbeiter sauber führen, sonst stimmt die Abrechnung nicht.

Sollstunden korrekt geführt

Jedes Arbeitszeitmodell trägt seine eigenen Wochenstunden, Arbeitstage und Urlaubstage. Die Feiertage pflegst du einmal für die Organisation, je Bundesland. Wechselt jemand mitten im Jahr das Modell, rechnet evaluateMe den Jahresanspruch zeitanteilig aus beiden Modellen. Auch bei der 0,5- oder 0,3-Kraft.

Drittmittel mit Nachweis-Pflicht

Aktion Mensch, Lottostiftungen, kommunale Zuschüsse, jedes Projekt verlangt eigene Stundennachweise pro Mitarbeiter und Monat, oft mit kurzer Stichproben-Frist.

Export pro Projekt und Person

Jeder Drittmittel-Nachweis ist eine eigene Kategorie; am Monatsende exportierst du die Auswertung pro Mitarbeiter und Kategorie als PDF oder CSV, fertig für den Mittelabruf.

Tätigkeiten sauber trennen

Beratung, Gruppenarbeit, Verwaltung und Drittmittel-Projekte laufen durcheinander, am Jahresende fehlt die saubere Aufschlüsselung, wohin die Stunden geflossen sind.

Kategorien bis zu vier Ebenen

Beratung, Gruppenarbeit, Verwaltung und jedes Drittmittel-Projekt legst du als Kategorien bis zu vier Ebenen tief an, die Auswertung zeigt pro Ebene, wohin die Stunden geflossen sind.

Typischer Tag mit evaluateMe

  1. 1 Tätigkeit unterwegs tracken

    Der Eintrag läuft im Hintergrund in der iOS- oder Android-App, auch offline, beim Wechsel zur nächsten Tätigkeit wird gestoppt, der nächste Eintrag startet auf seine eigene Kategorie.

  2. 2 Urlaubsanträge in der Admin-Inbox prüfen

    Urlaubsanträge laufen org-weit in der Admin-Inbox auf, ein Klick genehmigt oder lehnt mit Begründung ab. Krankmeldungen brauchen keine Genehmigung, sie werden direkt eingetragen. Beides zieht das Stundenkonto automatisch nach.

  3. 3 Monatsende: Nachweise exportieren

    Pro Drittmittel-Kategorie eine Auswertung an die Verwaltung, pro Mitarbeiter und Kategorie als PDF oder CSV.

Häufige Fragen aus dieser Branche

Bildet evaluateMe TVöD-SuE-Tarifregeln automatisch ab?
Abgebildet werden Sollstunden je Stelle, Halbtage, Feiertage je Bundesland, gesetzlicher Urlaub und getrennt buchbarer Sonderurlaub. Nicht abgebildet wird die Berechnung von Entgeltgruppen, Stufen oder Zuschlagsstaffeln, das bleibt Stoff der Lohnabrechnung.
Lassen sich verschiedene Einrichtungen und Projekte getrennt auswerten?
Ja. Du bildest Einrichtungen und Drittmittel-Projekte als Kategorien bis zu vier Ebenen tief ab. Über den Auswertungs-Wizard wählst du Zeitraum, Nutzer und Schema und bekommst die Stunden pro Kategorie-Ebene als Bericht, exportierbar als PDF oder CSV.
Erfüllen die Stundennachweise die Anforderungen von Aktion Mensch oder Lottostiftungen?
Die Exporte enthalten Datum, Start, Ende, Projekt, Mitarbeiter und Summe, die typischen Pflichtspalten. Die genauen Formvorgaben variieren je Förderer, deshalb empfehlen wir, einen Beispiel-Export vor Projektstart mit dem Sachbearbeiter abzustimmen.
Funktioniert das auch für ambulante und aufsuchende Teams?
Ja, über die iOS- und Android-App mit Stoppuhr, Wochenübersicht und Urlaubsantrag. Stoppuhr und nachgetragene Einträge funktionieren auch ohne Netz. Passend für ambulante Eingliederungshilfe und aufsuchende Arbeit im Außendienst.

Typische Workflows in dieser Branche

Vergleich mit gängigen Tools

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Quellen

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