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Lösung

Approval-Inbox für Urlaub und Krank

Urlaubsanträge gehen im E-Mail-Postfach unter, Krankmeldungen landen per WhatsApp irgendwo zwischen Kunden-Threads, und der Lead sieht erst am Freitag, dass Montag drei Leute weg sind. evaluateMe bündelt das in einer Inbox, org-weite Sicht mit Filter-Tabs, Urlaubssaldo und One-Click-Genehmigung.

Schluss mit Urlaubsanträgen per Outlook und Krankmeldungen per WhatsApp, alles in einer Inbox, ein Klick genehmigt.

Wo es heute klemmt

  • Urlaubsanträge per E-Mail verschwinden

    Eine Mail mit „Kann ich vom 14. bis 25. Urlaub haben?" zwischen 80 ungelesenen Threads ist verloren. Nach drei Tagen schreibt der Mitarbeiter nochmal nach, der Lead sucht im Outlook, peinliche Verzögerung wegen Mailbox-Hygiene.

  • Lead sieht nicht, wer wann weg ist

    Ohne zentrale Sicht entstehen Konflikte erst beim Verteilen der Kundentermine. „Du wolltest doch in der Woche Urlaub haben? Aber Marie auch? Wer hat das genehmigt?", das ist nicht der Plan.

  • Krankmeldungen per WhatsApp und SMS

    Morgens um 7:40 Uhr kommt das „Bin krank, kann nicht kommen" per WhatsApp. Wer das in der Excel nachpflegt, vergisst es in 30 % der Fälle. Der Saldo stimmt am Monatsende nicht.

  • Resturlaub-Stand ist nicht real-time

    Wer noch wie viel Resturlaub hat, weiß niemand außer einer Excel, die niemand öffnet. Anträge werden im Blindflug genehmigt, und im Dezember stellt jemand fest, dass er noch 12 Tage übrig hat.

Wie evaluateMe das löst

  • Eine Inbox für alle Anträge

    Urlaub, Krank, Sonderurlaub, alles landet in der Admin-Inbox mit org-weiter Sicht. Filter-Tabs (Offen / Genehmigt / Abgelehnt / Alle) und KPI-Karten geben den Überblick; jeder Eintrag zeigt Antragsteller, Zeitraum und den aktuellen Urlaubssaldo.

  • One-Click-Genehmigung mit Saldo-Verrechnung

    Genehmigen oder Ablehnen ist ein Klick. Bei „Genehmigen" wird der Urlaubssaldo automatisch verrechnet, eine Ablehnung kann mit Begründung versehen werden. Keine Excel-Pflege, kein „Ich trag das nachher ein".

  • Sonderurlaub direkt gewähren

    Bildungsurlaub, Hochzeit, Umzug, Trauerfall: Als Admin gewährst du Sonderurlaub manuell mit Grund-Freitext und der Option, ob er auf den Erfüllungs-Saldo zählt, ohne Umweg über einen Antrag.

  • Krankmeldung direkt aus der App

    Der Mitarbeiter meldet sich krank, selbst-deklaratorisch, ohne Approval. Bereits getrackte Stunden des Tages werden automatisch zurückgenommen, der Tag zählt voll als Krank, und der Urlaubssaldo bleibt korrekt.

So sieht der Ablauf aus

  1. 1
    Mitarbeiter beantragt Urlaub aus der App

    In der iOS- oder Android-App oder im Web: Zeitraum auswählen, optional Bemerkung, absenden. Unter „Meine Abwesenheiten" sieht der Mitarbeiter seinen Urlaubssaldo mit Berechnungs-Detail (Jahresanspruch + Resturlaub Vorjahr − verbraucht = verfügbar), keine Überraschungen.

  2. 2
    Lead sieht den Antrag in der Admin-Inbox

    Die Admin-Inbox bündelt alle offenen Anträge org-weit. Filter-Tabs (Offen / Genehmigt / Abgelehnt / Alle) und KPI-Karten geben den Überblick; jeder Eintrag zeigt Antragsteller, Zeitraum und den aktuellen Resturlaub.

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    One-Click „Genehmigen" oder „Ablehnen"

    Bei „Genehmigen" wird der Saldo automatisch verrechnet. Bei „Ablehnen" hinterlegst du eine Begründung, der Saldo bleibt unverändert. Sonderurlaub gewährst du als Admin separat mit Grund-Freitext.

  4. 4
    Genehmigter Urlaub fließt ins Stundenkonto

    Genehmigte Abwesenheiten erscheinen als Tages-Status (Urlaub, Krank, Feiertag) in der Monatsübersicht des Stundenkontos. Soll/Ist und Saldo bleiben ohne separate Outlook-Pflege korrekt.

Häufige Fragen

Was passiert, wenn der Lead nicht reagiert?
Anträge bleiben in der Inbox stehen, der Mitarbeiter sieht den Status „in Prüfung". Eine automatische Genehmigung nach X Tagen gibt es bewusst nicht, Urlaubsfreigabe ist immer eine bewusste Entscheidung. Wer das anders haben will, kann mit einer zweiten Person als Co-Lead arbeiten (siehe nächste Frage).
Können wir Stellvertreter für Genehmigungen einrichten?
In den bezahlten Plänen (Basic, Business) gibt es keine dedizierte Stellvertreter-Rolle pro Mitarbeiter. Praktischer Weg: mehrere Personen mit Lead-Rolle, beide sehen dann die Approval-Inbox und können genehmigen. Für komplexere Approval-Ketten (z.B. mehrstufig, abteilungsweise) gibt es im Enterprise-Plan dedizierte Konfigurations-Optionen, bei Bedarf direkt mit hallo@farbcode.net besprechen.
Wie funktioniert die Krankmeldung, brauche ich ein Attest?
In evaluateMe meldet sich der Mitarbeiter krank, der Saldo wird verrechnet. Ob ein ärztliches Attest (AU-Bescheinigung) nötig ist, regelt das EntgeltfortzahlungsG: spätestens ab dem 4. Krankheitstag, der Arbeitgeber kann es aber früher verlangen. Seit der eAU holt der Arbeitgeber die AU direkt von der Krankenkasse, du musst sie nicht ins Tool hochladen.
Kann ein Mitarbeiter Urlaub vor seinem Anfangsdatum beantragen?
Ja, wenn das Eintrittsdatum in der Zukunft liegt und der Mitarbeiter bereits eingeladen wurde. Bei Ein- oder Austritt mitten im Jahr reduziert evaluateMe den Urlaubsanspruch pro rata. Die rechtliche Wartezeit nach § 4 BUrlG (erste 6 Monate, in denen nur Teilurlaub entsteht) bewertest du beim Genehmigen selbst, eine bewusste Entscheidung pro Antrag.

Vergleich mit gängigen Tools

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