Lösung
Approval-Inbox für Urlaub und Krank
Urlaubsanträge gehen im E-Mail-Postfach unter, Krankmeldungen landen per WhatsApp irgendwo zwischen Kunden-Threads, und der Lead sieht erst am Freitag, dass Montag drei Leute weg sind. evaluateMe bündelt das in einer Inbox, org-weite Sicht mit Filter-Tabs, Urlaubssaldo und One-Click-Genehmigung.
Schluss mit Urlaubsanträgen per Outlook und Krankmeldungen per WhatsApp, alles in einer Inbox, ein Klick genehmigt.
Wo es heute klemmt
- Urlaubsanträge per E-Mail verschwinden
Eine Mail mit „Kann ich vom 14. bis 25. Urlaub haben?" zwischen 80 ungelesenen Threads ist verloren. Nach drei Tagen fragt der Mitarbeiter nach, der Lead sucht im Outlook. Peinlich für beide, und schuld ist nur ein volles Postfach.
- Lead sieht nicht, wer wann weg ist
Ohne zentrale Sicht entstehen Konflikte erst beim Verteilen der Kundentermine. „Du wolltest doch in der Woche Urlaub haben? Aber Marie auch? Wer hat das genehmigt?", das ist nicht der Plan.
- Krankmeldungen per WhatsApp und SMS
Morgens um 7:40 Uhr kommt das „Bin krank, kann nicht kommen" per WhatsApp. Wer das später in der Excel nachpflegt, vergisst es irgendwann. Dann stimmt der Saldo am Monatsende nicht.
- Resturlaub-Stand ist nicht real-time
Wer noch wie viel Resturlaub hat, weiß niemand außer einer Excel, die niemand öffnet. Anträge werden im Blindflug genehmigt, und im Dezember stellt jemand fest, dass er noch 12 Tage übrig hat.
Wie evaluateMe das löst
- Eine Inbox für alle Anträge
Urlaub, Krank, Sonderurlaub, alles landet in der Admin-Inbox mit org-weiter Sicht (ab Basic). Filter-Tabs (Offen / Genehmigt / Abgelehnt / Alle) und KPI-Karten geben den Überblick, jeder Eintrag zeigt Antragsteller, Zeitraum und den aktuellen Urlaubssaldo.
- One-Click-Genehmigung mit Saldo-Verrechnung
Genehmigen oder Ablehnen ist ein Klick. Bei „Genehmigen" wird der Urlaubssaldo automatisch verrechnet, eine Ablehnung kann mit Begründung versehen werden. Keine Excel-Pflege, kein „Ich trag das nachher ein".
- Sonderurlaub direkt gewähren
Hochzeit, Geburt, Trauerfall, Umzug, Jubiläum oder Sonstiges: Als Org-Admin gewährst du Sonderurlaub direkt, mit Grund aus der Liste und optionaler Notiz. Die Tage sind sofort genehmigt und zählen nicht gegen das Urlaubskontingent.
- Krankmeldung direkt aus der App
Der Mitarbeiter meldet sich krank, selbst-deklaratorisch, ohne Freigabe. Das Soll des Tages fällt weg. Schon erfasste Stunden bleiben stehen und laufen als Überstunden, denn Arbeit zählt immer. War nur ein Teil des Tages krank, wählt er „Teils krank", dann deckelt evaluateMe das Tages-Soll auf die tatsächlich erfasste Zeit.
So sieht der Ablauf aus
- 1 Mitarbeiter beantragt Urlaub aus der App
In der iOS- oder Android-App oder im Web: Zeitraum auswählen, optional Bemerkung, absenden. Unter „Meine Abwesenheiten" sieht der Mitarbeiter seinen Urlaubssaldo mit Berechnungs-Detail (Jahresanspruch + Resturlaub Vorjahr − verbraucht = verfügbar), keine Überraschungen.
- 2 Lead sieht den Antrag in der Admin-Inbox
Der Antrag landet in der Admin-Inbox, zusammen mit allen anderen offenen. Auf derselben Seite zeigt der Team-Jahresplaner, wer sonst schon frei hat.
- 3 One-Click „Genehmigen" oder „Ablehnen"
Bei „Genehmigen" wird der Saldo automatisch verrechnet. Bei „Ablehnen" hinterlegst du eine Begründung, der Saldo bleibt unverändert. Sonderurlaub gewährst du als Admin separat mit Grund-Freitext.
- 4 Genehmigter Urlaub fließt ins Stundenkonto
Genehmigte Abwesenheiten erscheinen als Tages-Status (Urlaub, Krank, Feiertag) in der Monatsübersicht des Stundenkontos. Soll/Ist und Saldo bleiben ohne separate Outlook-Pflege korrekt.
Häufige Fragen
- Was passiert, wenn der Lead nicht reagiert?
- Anträge bleiben in der Inbox stehen, der Mitarbeiter sieht den Status „in Prüfung". Eine automatische Genehmigung nach X Tagen gibt es bewusst nicht, Urlaubsfreigabe ist immer eine bewusste Entscheidung. Wer einen Puffer will, gibt einer zweiten Person die Org-Admin-Rolle (siehe nächste Frage).
- Können wir Stellvertreter für Genehmigungen einrichten?
- Eine dedizierte Stellvertreter-Rolle pro Mitarbeiter gibt es nicht. Der praktische Weg: mehrere Personen bekommen die Org-Admin-Rolle, dann sehen alle die Approval-Inbox und können genehmigen. Mehrstufige oder abteilungsweise Genehmigungsketten kann evaluateMe heute nicht. Wenn du so etwas brauchst, schreib an hallo@farbcode.net.
- Wie funktioniert die Krankmeldung, brauche ich ein Attest?
- In evaluateMe meldet sich der Mitarbeiter krank, der Saldo wird verrechnet. Ob ein ärztliches Attest (AU-Bescheinigung) nötig ist, regelt § 5 EntgFG: bei mehr als drei Kalendertagen Arbeitsunfähigkeit spätestens am darauffolgenden Arbeitstag, der Arbeitgeber kann es aber früher verlangen. Bei gesetzlich Versicherten holt der Arbeitgeber die AU seit der eAU direkt bei der Krankenkasse, du musst sie nicht ins Tool hochladen.
- Kann ein Mitarbeiter Urlaub vor seinem Anfangsdatum beantragen?
- Ja, wenn das Eintrittsdatum in der Zukunft liegt und der Mitarbeiter bereits eingeladen wurde. Beim Jahresanspruch folgt evaluateMe dem BUrlG: Eintritt in der ersten Jahreshälfte ergibt den vollen Anspruch, Eintritt in der zweiten Hälfte Teilurlaub nach § 5 Abs. 1 BUrlG, also ein Zwölftel je vollem Beschäftigungsmonat, ab einem halben Tag aufgerundet. Die Wartezeit nach § 4 BUrlG, der volle Urlaubsanspruch entsteht erst nach sechs Monaten Beschäftigung, bewertest du beim Genehmigen selbst.
Vergleich mit gängigen Tools
- evaluateMe vs. PersonioDACH-HR-Plattform mit Recruiting, Onboarding und Lohnabrechnung, gegen ein schlankes Tool, das Zeiterfassung und Rechnungen für kleine Teams ohne HR-Apparat abdeckt.
- evaluateMe vs. papershiftKarlsruher Schichtplaner für Gastro, Retail und Healthcare, gegen ein schlankes DACH-Tool für Knowledge-Work mit Stundenkonto und Rechnungen aus einem Produkt.
- evaluateMe vs. MOCOMarktreifes Schweizer Agentur-ERP mit großem Funktionsumfang, gegen schlankes DACH-Compliance-Tool zum Bruchteil des Preises.