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Zeiterfassung für NPOs, Vereine & Stiftungen

Du führst einen Verein, eine gGmbH oder eine Stiftung, und am Monatsende beginnt jedes Mal dasselbe Spiel: Wer hat wie viele Stunden auf welche Förderkategorie gebucht und was geht in den Verwendungsnachweis? evaluateMe trackt pro Kategorie mit Kunden-/Förderer-Zuordnung und macht den Stundennachweis für den Mittelabruf zur Sache von zwei Klicks.

Förderstunden nachweisen, ohne dass die Verwaltung das halbe Projektbudget auffrisst.

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Zeiterfassung für NPOs, Vereine & Stiftungen

Was nervt, und wie evaluateMe es löst

Der Verwendungsnachweis ist Excel-Tetris

Pro Maßnahme, pro Mitarbeiter, pro Monat ein Stundennachweis, in Tabellen gepflegt sucht man zur Prüfung tagelang und findet die Stunde am Ende doppelt.

Nachweis pro Förderkategorie, zwei Klicks

Jede Stunde hängt an einer Kategorie mit Förderer-Zuordnung; am Monatsende exportierst du die Auswertung pro Mitarbeiter und Kategorie als PDF (mit Briefkopf) oder CSV.

Urlaub und Krankmeldung per Zuruf

Wer hat noch wie viele Urlaubstage, wer ist krank gemeldet, wer hat genehmigt? In kleinen Teams läuft das per Mail und Zettel, und keiner weiß den Saldo.

Urlaub & Krankmeldung mit Genehmigungs-Inbox

Urlaub wird beantragt, der Vorstand genehmigt mit einem Klick aus der Inbox; Krankmeldung läuft selbst-deklaratorisch. Der Urlaubssaldo (Jahresanspruch + Resturlaub − verbraucht) rechnet sich selbst.

Kleine Stellenanteile, große Rechnerei

Eine 0,3-Stelle mit Sollstunden, anteiligem Urlaub und Feiertagen, verteilt auf drei Kostenträger, jeden Monat Handarbeit.

Teilzeit & Feiertage rechnen sich selbst

Die 0,3-Stelle wird wie die 50-Prozent-Kraft modelliert; Feiertage je Bundesland und BUrlG-Urlaub landen automatisch im Sollstunden-Saldo.

Die Trägerprüfung zieht Stichproben

BAMF, ESF oder Stiftungen fordern einzelne Monate an und wollen Detail-Logs, wer nicht binnen Tagen liefert, riskiert eine Rückforderung.

Stichprobe in einer Minute geliefert

Den angeforderten Monat exportierst du sofort; mit Audit-Log (Business) ist nachvollziehbar, wer wann was geändert hat.

Typischer Tag mit evaluateMe

  1. 1 Die Stunde landet auf der Förderkategorie

    Die hauptamtliche Kraft trackt aus Browser oder App direkt auf die richtige Kategorie.

  2. 2 Monatsende: Nachweis exportieren

    Ein Klick, und der Stundennachweis pro Kategorie liegt als PDF oder CSV bereit, fertig für die Belegsammlung und den Mittelabruf.

  3. 3 Trägerprüfung: Stichprobe liefern

    Fordert der Mittelgeber einen Monat an, ist der Export in unter einer Minute fertig. Mit Audit-Log (Business) lässt sich nachvollziehen, wer wann was geändert hat.

Häufige Fragen aus dieser Branche

Erfüllt der Stundennachweis die Anforderungen für ESF- oder BAMF-Förderung?
Der Nachweis enthält Mitarbeiter, Maßnahme, Datum, Start, Ende und Summe, die übliche Pflichtspalten-Liste. Die genauen Formvorgaben unterscheiden sich je Mittelgeber. Wir empfehlen, einen Beispiel-Export vor Projektstart mit dem Sachbearbeiter abzustimmen.
Können wir ehrenamtliche und hauptamtliche Stunden getrennt auswerten?
Ja, über eigene Kategorien. Legst du Ehrenamt und geförderte Tätigkeiten als getrennte Kategorien an, kannst du im Auswertungs-Schema gezielt nur die Förderkategorien exportieren, ehrenamtliche Stunden bleiben dann außen vor.
Bekommen Ehrenamtliche eine eigene Lizenz?
Wenn sie im Tool tracken sollen, brauchen sie einen Nutzer-Slot. In der Praxis trennen viele Träger sauber: Hauptamt im Tool, Ehrenamt über das Sitzungsprotokoll. Für einzelne Personen reicht der kostenlose Einstieg.
Läuft das auch mobil für aufsuchende Teams?
Ja, mit der nativen iOS- und Android-App, Stoppuhr, Wocheneinträge und Urlaubsantrag, auch offline. Gut für aufsuchende Arbeit und Außentermine.

Typische Workflows in dieser Branche

Vergleich mit gängigen Tools

Begriffe rund um die Branche

Häufige Fragen

Quellen

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