Lösung
Migration von Excel zu evaluateMe
Excel-Stundenzettel halten erstaunlich lange durch. Bis die Formel im falschen Feld steht oder zwei Mitarbeiter dieselbe Datei gleichzeitig öffnen. Der Wechsel zu evaluateMe muss nicht bedeuten, dass du Jahre an Stundenzetteln nachträgst, pragmatischer Pfad: Stichtag setzen, ab Tag 1 in evaluateMe tracken, alte XLSX als Archiv aufbewahren.
Kein Abtippen, kein Big-Bang, Stichtag setzen, ab morgen sauber tracken, alte XLSX als Archiv behalten.
Wo es heute klemmt
- Formel-Fehler, die niemand sieht
Eine kaputte SUMME-Formel über 12 Tabs hinweg fällt erst auf, wenn der Steuerberater sich wundert. Excel rechnet stumm weiter, auch wenn eine Zeile per Versehen gelöscht oder eine Zelle als Text statt Zahl formatiert ist.
- Stunden als Dezimal vs. hh:mm
Die Hälfte des Teams tippt „7,5", die andere „07:30". Excel macht aus beiden je nach Spaltenformat etwas anderes, und die Wochensumme stimmt am Monatsende nicht mit der Lohnabrechnung überein.
- Sync-Probleme bei mehreren Mitarbeitern
Eine zentrale XLSX im Cloud-Drive heißt: Konflikt-Kopien, „wer hat zuletzt gespeichert?" und Versionen-Chaos. Lokale Kopien pro Person heißt: am Monatsende manuelles Zusammenkleben.
- BAG-Erfassungspflicht schwer nachweisbar
Seit dem BAG-Urteil 1 ABR 22/21 muss Arbeitszeit objektiv und verlässlich erfasst werden. Eine Excel-Liste ohne Änderungs-Historie ist im Streitfall schwach, du kannst nicht zeigen, wer wann was eingetragen oder nachträglich geändert hat.
Wie evaluateMe das löst
- Stichtag-Migration statt Big-Bang
Du musst keine alten Stundenzettel abtippen. Setze einen Stichtag (z.B. den 1. des nächsten Monats): bis dahin bleibt die alte Excel die Wahrheit, ab Tag 1 wird in evaluateMe getrackt. Das Stundenkonto rechnet ab dem Stichtag Soll gegen Ist auf Tagesbasis fort.
- Arbeitszeitmodell statt handgepflegter Soll-Spalten
Statt Soll-Stunden in jeder Tabelle nachzuziehen, hinterlegst du je Nutzer ein Arbeitszeitmodell (Wochenstunden, Arbeitstage, Urlaubstage/Jahr). Teilzeit reduziert den Urlaub pro rata, ein Modellwechsel mitten im Jahr lässt die Historie unangetastet.
- Kategorien sauber aufbauen statt Projekt-Spalten kopieren
Was in Excel eine „Projekt"-Spalte war, wird in evaluateMe eine Kategorie-Struktur bis zu vier Ebenen tief, favorisierbar, durchsuchbar, mit Kunde und Stundensatz je Kategorie. Kategorien lassen sich später umhängen und archivieren statt löschen, damit alte Einträge erhalten bleiben.
- Rechnungsnummer lückenlos weiterführen
Damit deine Rechnungsnummern nach dem Wechsel nicht bei null anfangen, setzt du im Nummernkreis die „Nächste Nummer" auf den Stand aus deiner Excel- oder Word-Welt, danach zählt evaluateMe lückenlos weiter und erzeugt Rechnungen direkt aus den erfassten Stunden.
So sieht der Ablauf aus
- 1 Stichtag festlegen
Wähle einen sauberen Schnitt, meistens der Monatswechsel. Bis zu diesem Datum bleibt die alte Excel die Wahrheit; ab diesem Datum ist evaluateMe die Wahrheit. Keine Doppelpflege.
- 2 Mitarbeiter einladen
Lade dein Team per E-Mail ein, jeder bekommt einen Aktivierungs-Link und vergibt sein eigenes Passwort. Im Detail-Drawer hinterlegst du je Person Rolle und Arbeitszeitmodell ab Datum.
- 3 Arbeitszeitmodelle und Kategorien aufsetzen
Lege je Nutzer ein Arbeitszeitmodell an (Wochenstunden, Arbeitstage, Urlaubstage/Jahr) und baue deine Kategorie-Struktur auf, was in der Excel die „Projekt"-Spalte war, mit Kunde und Stundensatz je Kategorie. Feiertage zieht evaluateMe je hinterlegtem Bundesland automatisch.
- 4 Tracking startet ab Tag 1
Am Stichtag-Morgen: Browser auf, Stoppuhr starten. Die alten Excel-Dateien wandern in einen Ordner „Archiv-bis-Stichtag" und bleiben dort liegen, für die Aufbewahrungspflicht reicht das.
Häufige Fragen
- Müssen wir alle alten Stundenzettel abtippen?
- Nein. Der Sinn der Stichtag-Migration ist genau, das zu vermeiden. Die alten Excel-Files bleiben als Archiv liegen, was vor dem Stichtag passiert ist, bleibt in Excel; was danach passiert, läuft in evaluateMe. Ab dem Stichtag rechnet das Stundenkonto Soll gegen Ist fort, ohne dass du historische Buchungen nachträgst.
- Wie läuft der Resturlaub aus dem Vorjahr?
- evaluateMe berechnet den Urlaubssaldo aus Jahresanspruch plus Resturlaub Vorjahr minus verbraucht. Über die org-weite Urlaubs-Richtlinie legst du fest, ob Resturlaub unbegrenzt rollt („Kein Verfall", Default) oder zu einem Stichtag verfällt. Genehmigte Urlaube werden ab dem Stichtag automatisch gegen den verfügbaren BUrlG-Saldo verrechnet.
- Bleiben die alten Excel-Files für die Aufbewahrungspflicht erhalten?
- Ja, und das ist sogar empfohlen. Die alten XLSX legst du in einen Archiv-Ordner (im Cloud-Drive oder lokal mit Backup). evaluateMe ersetzt sie nicht rückwirkend, die Aufbewahrungsfrist läuft auf den Original-Files. Für die Zeit ab Stichtag liefert evaluateMe selbst den Nachweis.
- Was, wenn wir mitten im Monat wechseln wollen?
- Geht grundsätzlich, ist aber unsauberer: dann läuft ein Teilmonat in Excel und der Rest in evaluateMe, und du musst beide am Monatsende zusammenführen. Empfehlung: lieber zum Monatswechsel kippen, dann ist die Trennlinie eindeutig und das Stundenkonto rechnet ab Tag 1 sauber fort.
Vergleich mit gängigen Tools
- evaluateMe vs. Excel-VorlageDie kostenlose Excel-Vorlage aus dem Netz vs. ein schlankes Tool mit Audit-Log, Stundenkonto und XRechnung, wann reicht Excel, wann nicht?
- evaluateMe vs. Stundenzettel-Vorlage (Papier / PDF)Der kostenlose Papier- oder PDF-Stundenzettel aus dem Handwerks-Block vs. ein schlankes Tool mit Audit-Log, Stundenkonto und Rechnungen, wann reicht Papier, wann nicht?