Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Antwort
10 Jahre nach § 14b UStG und § 147 AO. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahrs, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Privatpersonen: 2 Jahre bei Handwerkerleistungen (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).
10 Jahre, die Grundregel für Unternehmer
Zwei Rechtsgrundlagen greifen parallel:
- § 14b UStG verpflichtet jeden Unternehmer, Rechnungen (ausgestellt + erhalten) 10 Jahre aufzubewahren.
- § 147 Abs. 3 AO (Abgabenordnung) verlangt für „Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte" sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Unterlagen ebenfalls 10 Jahre. Sonstige Geschäftsbriefe: 6 Jahre.
Praktisch heißt das: Rechnungen 10 Jahre. Andere Korrespondenz (Angebote, Aufträge, Lieferpläne) 6 Jahre.
Fristbeginn: Ende des Ausstellungsjahres
Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht am Datum der Rechnung, sondern am Ende des Kalenderjahrs, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 147 Abs. 4 AO).
Beispiel: Rechnung vom 15.03.2026, Fristbeginn 31.12.2026, Frist endet 31.12.2036.
Eine wichtige Ausnahme: Solange die Festsetzungsfrist (§ 169 AO) für die zugehörige Steuer noch nicht abgelaufen ist, müssen die Unterlagen weiter aufbewahrt werden. Bei Steuerhinterziehung verlängert sich die Festsetzungsfrist auf 10 Jahre, die Aufbewahrungspflicht entsprechend.
Form: originale Form, GoBD-konform
Elektronische Rechnungen sind elektronisch aufzubewahren, Ausdrucken und das Papier ablegen reicht nicht. § 14b Abs. 1 Satz 2 UStG und die GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) verlangen:
- Unveränderbarkeit: keine nachträglichen Änderungen möglich (Hash-Sicherung, WORM-Speicher, revisionssichere Archivierung)
- Lesbarkeit während der gesamten Frist (Format-Kompatibilität sichern, ZUGFeRD/XRechnung-XML behalten)
- Vollständigkeit: alle Rechnungen (auch korrigierte oder stornierte Versionen)
- Maschinelle Auswertbarkeit für Betriebsprüfung
Privatpersonen: 2 Jahre bei Handwerkerleistungen
Eine eng begrenzte Ausnahme für Endverbraucher: Wer Handwerkerleistungen an oder im Zusammenhang mit einem Grundstück bezogen hat, muss die Rechnung 2 Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Zweck: Bekämpfung der Schwarzarbeit. Sonst gilt für Privatpersonen keine USt-rechtliche Aufbewahrungspflicht, eigene Steuerunterlagen sollte man trotzdem mindestens bis zum Bescheid + Einspruchsfrist behalten.
Verwandte Fragen
- Reicht es, eine PDF-Rechnung auszudrucken und abzuheften?
- Nein. Eine elektronisch erhaltene Rechnung muss elektronisch und unveränderbar aufbewahrt werden, der Ausdruck zählt nicht als Original. Wer nur die Papierversion archiviert, verstößt gegen § 14b UStG und die GoBD. Bei der Betriebsprüfung drohen Schätzungen oder Bußgelder.
- Muss ich Eingangs- und Ausgangsrechnungen gleich behandeln?
- Ja. § 14b UStG verpflichtet zu 10 Jahren Aufbewahrung sowohl für ausgestellte als auch für erhaltene Rechnungen. Beide werden für Vorsteuerabzug und Umsatzsteuer-Erklärung gebraucht.
- Was, wenn ich Rechnungen versehentlich gelöscht habe?
- Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt die Vorsteuer rückwirkend versagen und die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO). Außerdem droht ein Bußgeld bis zu 5.000 € nach § 379 AO. Schnell rekonstruieren, was geht (Kunden- und Lieferanten-Duplikate anfordern), und den Fehler dokumentieren.
Quellen
- § 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen
- § 147 AO, Aufbewahrungsfristen
- GoBD, BMF-Schreiben vom 28.11.2019
Stand:
Im Glossar
Mehr aus dem FAQ
- Brutto oder netto, was muss auf die Rechnung?Vollrechnung nach § 14 UStG: Entgelt (netto) + Steuersatz + Steuerbetrag + Bruttobetrag müssen separat ausgewiesen sein. Kleinbetragsrechnung bis 250 €: Bruttobetrag + Steuersatz reichen. Kleinunternehmer: keine USt-Ausweisung, dafür Hinweis auf § 19 UStG.
- Steuernummer oder USt-IdNr, was muss auf die Rechnung?§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG: entweder Steuernummer ODER USt-IdNr. Beides geht, eines reicht. Bei innergemeinschaftlichen B2B-Geschäften mit Reverse Charge ist die USt-IdNr beider Parteien Pflicht.
- Wann muss ich eine XRechnung schreiben?B2G: seit November 2020 verpflichtend an Bundesbehörden, Bundesländer gestaffelt. B2B: Seit 01.01.2025 müssen alle deutschen B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Pflicht zum Ausstellen wird bis 01.01.2028 nach Unternehmensgröße eingeführt.