Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Antwort
8 Jahre nach § 14b UStG und § 147 AO. Seit dem 1. Januar 2025 sind es acht statt zehn. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahrs, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Privatpersonen: 2 Jahre bei Handwerkerleistungen (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).
8 Jahre, die Grundregel für Unternehmer
Zwei Rechtsgrundlagen greifen parallel:
- § 14b UStG verpflichtet jeden Unternehmer, Rechnungen (ausgestellt + erhalten) 8 Jahre aufzubewahren. Bis Ende 2024 waren es zehn.
- § 147 Abs. 3 AO (Abgabenordnung) staffelt: Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz und Lageberichte 10 Jahre, Buchungsbelege 8 Jahre, sonstige Unterlagen 6 Jahre.
Praktisch heißt das: Rechnungen 8 Jahre, weil sie Buchungsbelege sind. Bücher und Abschlüsse weiter 10. Andere Korrespondenz (Angebote, Aufträge, Lieferpläne) 6 Jahre. Für Kredit-, Versicherungs- und Wertpapierinstitute gilt eine eigene Übergangsregel (§ 27 Abs. 40 UStG, Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO).
Fristbeginn: Ende des Ausstellungsjahres
Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht am Datum der Rechnung, sondern am Ende des Kalenderjahrs, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 Satz 3 UStG, § 147 Abs. 4 AO).
Beispiel: Rechnung vom 15.03.2026, Fristbeginn 31.12.2026, Frist endet 31.12.2034.
Eine wichtige Ausnahme: Solange die Unterlagen für eine Steuer von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist (§ 169 AO) noch läuft, endet die Aufbewahrungsfrist nicht. Die auf zehn Jahre verlängerte Festsetzungsfrist bei Steuerhinterziehung zählt dabei ausdrücklich nicht mit (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
Form: originale Form, GoBD-konform
Elektronische Rechnungen sind elektronisch aufzubewahren, Ausdrucken und das Papier ablegen reicht nicht. § 14b Abs. 1 Satz 2 UStG verlangt, dass Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit über die gesamte Frist erhalten bleiben. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) füllen das aus:
- Unveränderbarkeit: keine nachträglichen Änderungen möglich (Hash-Sicherung, WORM-Speicher, revisionssichere Archivierung)
- Lesbarkeit während der gesamten Frist (Format-Kompatibilität sichern, ZUGFeRD/XRechnung-XML behalten)
- Vollständigkeit: alle Rechnungen (auch korrigierte oder stornierte Versionen)
- Maschinelle Auswertbarkeit für Betriebsprüfung
Privatpersonen: 2 Jahre bei Handwerkerleistungen
Eine eng begrenzte Ausnahme für Endverbraucher: Wer Handwerkerleistungen an oder im Zusammenhang mit einem Grundstück bezogen hat, muss die Rechnung 2 Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Zweck: Bekämpfung der Schwarzarbeit. Sonst gilt für Privatpersonen keine USt-rechtliche Aufbewahrungspflicht, eigene Steuerunterlagen sollte man trotzdem mindestens bis zum Bescheid + Einspruchsfrist behalten.
Verwandte Fragen
- Reicht es, eine PDF-Rechnung auszudrucken und abzuheften?
- Nein. Eine elektronisch erhaltene Rechnung muss elektronisch und unveränderbar aufbewahrt werden, der Ausdruck zählt nicht als Original. Wer nur die Papierversion archiviert, verstößt gegen § 14b UStG und die GoBD. Bei der Betriebsprüfung drohen Schätzungen oder Bußgelder.
- Muss ich Eingangs- und Ausgangsrechnungen gleich behandeln?
- Ja. § 14b UStG verpflichtet zu 8 Jahren Aufbewahrung, für ausgestellte wie für erhaltene Rechnungen. Beide werden für Vorsteuerabzug und Umsatzsteuer-Erklärung gebraucht.
- Was, wenn ich Rechnungen versehentlich gelöscht habe?
- Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt die Vorsteuer rückwirkend versagen und die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO). Außerdem droht ein Bußgeld bis zu 25.000 € nach § 379 Abs. 6 AO. Schnell rekonstruieren, was geht (Kunden- und Lieferanten-Duplikate anfordern), und den Fehler dokumentieren.
Quellen
- § 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen
- § 147 AO, Aufbewahrungsfristen
- GoBD, BMF-Schreiben vom 28.11.2019
Stand:
Im Glossar
Mehr aus dem FAQ
- Brutto oder netto, was muss auf die Rechnung?Auf einer Vollrechnung müssen Entgelt (netto), Steuersatz und Steuerbetrag getrennt stehen (§ 14 Abs. 4 UStG). Der Bruttobetrag ist üblich, aber nicht verlangt. Bis 250 € genügen Bruttobetrag und Steuersatz (§ 33 UStDV). Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus, nur den Hinweis auf § 19 UStG.
- Steuernummer oder USt-IdNr, was muss auf die Rechnung?§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG: entweder Steuernummer ODER USt-IdNr. Beides geht, eines reicht. Bei innergemeinschaftlichen B2B-Geschäften mit Reverse Charge ist die USt-IdNr beider Parteien Pflicht.
- Wann muss ich eine XRechnung schreiben?B2G: seit November 2020 verpflichtend an Bundesbehörden, Bundesländer gestaffelt. B2B: seit 01.01.2025 müssen alle deutschen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Papier und PDF bleiben bis Ende 2026 erlaubt, für kleinere Aussteller bis Ende 2027, ab 01.01.2028 muss jeder ausstellen.