Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?

Nach der ab 2025 geltenden Definition nein. Ein reines PDF ist eine Bildrechnung, weil die Daten nicht strukturiert auslesbar sind. Erst wenn das PDF ein eingebettetes XML enthält (ZUGFeRD) oder die Rechnung als XML (XRechnung) vorliegt, ist es eine E-Rechnung im neuen Sinn.

Was ändert sich für Kleinunternehmer?

Empfangen müssen auch Kleinunternehmer ab dem 1. Januar 2025. Beim Versand gilt dagegen eine dauerhafte Ausnahme, keine Übergangsfrist: Rechnungen über nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreie Umsätze dürfen nach § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also weiterhin als PDF oder auf Papier.

Brauche ich eine eigene Software, um E-Rechnungen zu schicken?

Du brauchst ein Tool, das ein EN-16931-konformes XML erzeugt, entweder als XRechnung oder als ZUGFeRD-Hybrid. Ein einfacher Texteditor reicht nicht, weil das XML strukturell validiert werden muss. evaluateMe übernimmt das Erzeugen und Validieren ab dem Business-Plan.

Was ist mit Rechnungen ins Ausland?

Rechnungen an Empfänger außerhalb Deutschlands fallen nicht unter die deutsche B2B-Pflicht. Innerhalb der EU ist Peppol BIS Billing 3.0 der pragmatische gemeinsame Nenner; viele Mitgliedstaaten haben eigene Mandate (Italien, Frankreich, Polen, Belgien je mit eigenem Zeitplan).

E-Rechnung

Sammelbegriff für strukturierte elektronische Rechnungen. Klar abzugrenzen von der Bildrechnung (PDF). In Deutschland Pflicht im B2G seit 2020 und stufenweise auch im B2B ab 2025.

Was eine E-Rechnung ist

Eine E-Rechnung im engeren Sinn liegt in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vor. Ein Buchhaltungssystem kann daraus jedes Feld einzeln auslesen. Eine PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird, ist nach dieser Definition keine E-Rechnung, sondern eine sogenannte Bildrechnung. Erst wenn die Rechnung in einem Format wie XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (PDF/A-3 mit eingebettetem XML) vorliegt, gilt sie steuerrechtlich als strukturierte E-Rechnung.

B2G-Pflicht

Rechnungen an deutsche Bundesbehörden müssen seit dem 27. November 2020 als E-Rechnung gestellt werden, in der Regel als XRechnung, mit korrekter Leitweg-ID, zugestellt über die ZRE oder über Peppol. Die Bundesländer haben die Pflicht zu unterschiedlichen Zeitpunkten und teils mit eigenen Plattformen (OZG-RE) umgesetzt.

B2B-Pflicht ab 2025

Mit dem Wachstumschancengesetz wird die elektronische Rechnung schrittweise auch im B2B-Bereich Pflicht. Ab dem 1. Januar 2025 muss grundsätzlich jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ein PDF zu verlangen reicht nicht mehr. Für die Versandseite gilt eine Übergangsregelung nach § 27 Abs. 38 UStG. Für Umsätze bis Ende 2026 darfst du weiter auf Papier abrechnen, in einem nicht konformen elektronischen Format wie PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. Für Umsätze in 2027 gilt das nur noch, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr 800.000 Euro nicht überstiegen hat. Für Umsätze ab 2028 sieht die Vorschrift keine Übergangsfrist mehr vor.

Zulässige Formate

Als strukturierte Rechnung im Sinne der ab 2025 geltenden Regelung gelten Formate, die der EN 16931 entsprechen. Praktisch heißt das in Deutschland: XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931. Andere EU-Formate wie Peppol BIS Billing 3.0 oder Factur-X erfüllen die Anforderung ebenfalls. Reine PDFs, Word-Dokumente und gescannte Rechnungen sind keine E-Rechnungen im neuen Sinn.

Aufbewahrung

E-Rechnungen müssen wie Papierrechnungen GoBD-konform aufbewahrt werden, acht Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO), unveränderbar, maschinell auswertbar. Wer eine XRechnung empfängt, muss das XML selbst archivieren, nicht nur einen daraus erzeugten Ausdruck. Eine ZUGFeRD-PDF reicht aus, weil das XML im PDF mitgespeichert ist.

Glossar-Definition. Praktische Anleitungen zum Erstellen und Versenden von E-Rechnungen in evaluateMe folgen in der Doku unter /docs/rechnungen.

Auch bekannt als

Elektronische Rechnung
eInvoice
E-Invoicing
Strukturierte Rechnung

Häufige Fragen zu diesem Begriff

Quellen

Häufige Fragen

Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?: Nach der ab 2025 geltenden Definition nein. Ein reines PDF ist eine Bildrechnung, weil die Daten nicht strukturiert auslesbar sind. Erst wenn das PDF ein eingebettetes XML enthält (ZUGFeRD) oder die Rechnung als XML (XRechnung) vorliegt, ist es eine E-Rechnung im neuen Sinn.
Was ändert sich für Kleinunternehmer?: Empfangen müssen auch Kleinunternehmer ab dem 1. Januar 2025. Beim Versand gilt dagegen eine dauerhafte Ausnahme, keine Übergangsfrist: Rechnungen über nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreie Umsätze dürfen nach § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also weiterhin als PDF oder auf Papier.
Brauche ich eine eigene Software, um E-Rechnungen zu schicken?: Du brauchst ein Tool, das ein EN-16931-konformes XML erzeugt, entweder als XRechnung oder als ZUGFeRD-Hybrid. Ein einfacher Texteditor reicht nicht, weil das XML strukturell validiert werden muss. evaluateMe übernimmt das Erzeugen und Validieren ab dem Business-Plan.
Was ist mit Rechnungen ins Ausland?: Rechnungen an Empfänger außerhalb Deutschlands fallen nicht unter die deutsche B2B-Pflicht. Innerhalb der EU ist Peppol BIS Billing 3.0 der pragmatische gemeinsame Nenner; viele Mitgliedstaaten haben eigene Mandate (Italien, Frankreich, Polen, Belgien je mit eigenem Zeitplan).