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E-Rechnung

Sammelbegriff für strukturierte elektronische Rechnungen. Klar abzugrenzen von der Bildrechnung (PDF). In Deutschland Pflicht im B2G seit 2020 und stufenweise auch im B2B ab 2025.

Was eine E-Rechnung ist

Eine E-Rechnung im engeren Sinn ist eine Rechnung, deren Inhalt in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegt, also so, dass ein Buchhaltungssystem alle relevanten Felder automatisch auslesen kann. Eine PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird, ist nach dieser Definition keine E-Rechnung, sondern eine sogenannte Bildrechnung. Erst wenn die Rechnung in einem Format wie XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (PDF/A-3 mit eingebettetem XML) vorliegt, gilt sie steuerrechtlich als strukturierte E-Rechnung.

B2G-Pflicht

Rechnungen an deutsche Bundesbehörden müssen seit dem 27. November 2020 als E-Rechnung gestellt werden, in der Regel als XRechnung, mit korrekter Leitweg-ID, zugestellt über die ZRE oder über Peppol. Die Bundesländer haben die Pflicht zu unterschiedlichen Zeitpunkten und teils mit eigenen Plattformen (OZG-RE) umgesetzt.

B2B-Pflicht ab 2025

Mit dem Wachstumschancengesetz wird die elektronische Rechnung schrittweise auch im B2B-Bereich Pflicht. Ab dem 1. Januar 2025 muss grundsätzlich jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ein PDF zu verlangen reicht nicht mehr. Für die Versandseite gibt es Übergangsfristen bis voraussichtlich 2027/2028, gestaffelt nach Unternehmensgröße.

Zulässige Formate

Als strukturierte Rechnung im Sinne der ab 2025 geltenden Regelung gelten Formate, die der EN 16931 entsprechen. Praktisch heißt das in Deutschland: XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931. Andere EU-Formate wie Peppol BIS Billing 3.0 oder Factur-X erfüllen die Anforderung ebenfalls. Reine PDFs, Word-Dokumente und gescannte Rechnungen sind keine E-Rechnungen im neuen Sinn.

Aufbewahrung

E-Rechnungen müssen wie Papierrechnungen GoBD-konform aufbewahrt werden, zehn Jahre, unveränderbar, maschinell auswertbar. Wer eine XRechnung empfängt, muss das XML selbst archivieren, nicht nur einen daraus erzeugten Ausdruck. Eine ZUGFeRD-PDF reicht aus, weil das XML im PDF mitgespeichert ist.

Glossar-Definition. Praktische Anleitungen zum Erstellen und Versenden von E-Rechnungen in evaluateMe folgen in der Doku unter /docs/rechnungen.

Auch bekannt als

  • Elektronische Rechnung
  • eInvoice
  • E-Invoicing
  • Strukturierte Rechnung

Häufige Fragen zu diesem Begriff

Verwandte Begriffe

Quellen

Häufige Fragen

Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nach der ab 2025 geltenden Definition nein. Ein reines PDF ist eine Bildrechnung, weil die Daten nicht strukturiert auslesbar sind. Erst wenn das PDF ein eingebettetes XML enthält (ZUGFeRD) oder die Rechnung als XML (XRechnung) vorliegt, ist es eine E-Rechnung im neuen Sinn.
Was ändert sich für Kleinunternehmer?
Auch Kleinunternehmer müssen ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsfristen, die Kleinunternehmer in der Regel begünstigen.
Brauche ich eine eigene Software, um E-Rechnungen zu schicken?
Du brauchst ein Tool, das ein EN-16931-konformes XML erzeugt, entweder als XRechnung oder als ZUGFeRD-Hybrid. Ein einfacher Texteditor reicht nicht, weil das XML strukturell validiert werden muss. evaluateMe übernimmt das Erzeugen und Validieren ab dem Business-Plan.
Was ist mit Rechnungen ins Ausland?
Rechnungen an Empfänger außerhalb Deutschlands fallen nicht unter die deutsche B2B-Pflicht. Innerhalb der EU ist Peppol BIS Billing 3.0 der pragmatische gemeinsame Nenner; viele Mitgliedstaaten haben eigene Mandate (Italien, Frankreich, Polen, Belgien je mit eigenem Zeitplan).