Kann ich 2025 noch PDF-Rechnungen bekommen?

Die E-Rechnungs-Pflicht im B2B ist ab 1.1.2025 in Kraft, die Übergangsregeln sind aber großzügig:

- Bis 31.12.2026: Papierrechnungen für B2B-Leistungen bleiben zulässig. PDF und jedes andere nicht EN-16931-konforme elektronische Format nur, wenn der Empfänger zustimmt (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).
- Bis 31.12.2027: Diese Regel verlängert sich um ein Jahr für Aussteller mit Vorjahresumsatz bis 800.000 €.
- Bis 31.12.2027 zusätzlich: nicht EN-16931-konforme EDI-Rechnungen mit Empfänger-Zustimmung.
- Ab 1.1.2028: nur noch EN-16931-konforme E-Rechnungen im B2B.

Die Empfangspflicht für E-Rechnungen gilt schon ab 1.1.2025 ohne Übergangsfrist. Du musst also jede E-Rechnung annehmen können, die ein Lieferant dir schickt. Der Empfänger kann nicht verlangen, weiterhin nur PDF zu bekommen, wenn der Lieferant E-Rechnung schickt.

Praktisch reicht eine E-Mail-Adresse plus ein Tool, das XRechnung/ZUGFeRD öffnen kann.

Die Zustimmung muss nicht ausdrücklich sein. Stillschweigende Akzeptanz reicht, wenn der Empfänger PDF-Rechnungen wie bisher entgegennimmt und bezahlt. Streit gibt es erst, wenn ein Empfänger ausdrücklich E-Rechnung verlangt, dann musst du als Lieferant umstellen.

Praktisch fährst du besser, wenn du unaufgefordert auf das hybride Format ZUGFeRD ab EN-16931-Profil umstellst. Damit bedienst du beide Welten.

Außerhalb von B2B greift die Pflicht nicht:

- Rechnungen an Privatpersonen (B2C), keine E-Rechnungspflicht.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV), keine Pflicht.
- Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, keine Pflicht.

In diesen Fällen bleibt PDF dauerhaft zulässig, für die elektronische Übermittlung weiterhin mit Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG).