Wer empfängt XRechnungen an Behörden?

Lieferanten an die unmittelbare Bundesverwaltung reichen ihre XRechnungen über die ZRE ein. Für die mittelbare Bundesverwaltung (z.B. Bundesbehörden mit eigener Rechtsform) gibt es die OZG-RE. Beide Plattformen erlauben:

- Webformular,
- Upload (XRechnung-XML),
- E-Mail mit Anhang,
- Peppol-Anbindung.

Die zwingend zu nutzende Plattform und die jeweilige Leitweg-ID stehen in den Vergabeunterlagen oder Bestellungen.

Stand und Anbindung ändern sich. Vor dem Versand an eine Landesbehörde also die aktuellen Vergabeunterlagen oder das Portal des Landes prüfen.

Kommunen liegen in der Zuständigkeit der Länder. Viele kommunale Träger nutzen ihre Landesplattform, andere haben eigene Lösungen, manche akzeptieren weiterhin E-Mail mit XRechnung-Anhang. Pflichtangaben (Leitweg-ID, Bestellnummer, Ansprechpartner) verlangt fast immer der Auftraggeber.

Vor der ersten Rechnung an eine Behörde klären:

- Welche Plattform akzeptiert wird (ZRE, OZG-RE, Land, Peppol),
- welche Leitweg-ID der Empfänger hat,
- welche zusätzlichen Pflichtfelder (Bestellnummer, Kreditor-Nr, Projekt-ID) verlangt werden,
- welches Übertragungsformat (XRechnung 3.x als XML, eine hybride ZUGFeRD-PDF nehmen viele Stellen nicht an).