Wer empfängt XRechnungen an Behörden?

Lieferanten an die unmittelbare Bundesverwaltung reichen ihre XRechnungen über die ZRE ein. Für die mittelbare Bundesverwaltung (z.B. Bundesbehörden mit eigener Rechtsform) gibt es die OZG-RE. Beide Plattformen erlauben:

- Webformular,
- Upload (XRechnung-XML),
- E-Mail mit Anhang,
- De-Mail,
- Peppol-Anbindung.

Die zwingend zu nutzende Plattform und die jeweilige Leitweg-ID stehen in den Vergabeunterlagen oder Bestellungen.

Auf Landesebene haben die Länder eigene Lösungen:

- Bayern, Baden-Württemberg und viele andere Länder haben eigene Plattformen oder Schwesterprodukte zur OZG-RE,
- Hamburg, Bremen und Mecklenburg-Vorpommern nutzen teilweise die Bundesplattform,
- Sachsen, Thüringen, Brandenburg betreiben eigene Lösungen.

Stand und Anbindung ändern sich, vor Versand an eine Landesbehörde aktuelle Vergabeunterlagen oder das Portal des Landes prüfen.

Kommunen liegen in der Zuständigkeit der Länder. Viele kommunale Träger nutzen ihre Landesplattform, andere haben eigene Lösungen, manche akzeptieren weiterhin E-Mail mit XRechnung-Anhang. Pflichtangaben (Leitweg-ID, Bestellnummer, Ansprechpartner) verlangt fast immer der Auftraggeber.

Vor der ersten Rechnung an eine Behörde klären:

- Welche Plattform akzeptiert wird (ZRE, OZG-RE, Land, Peppol),
- welche Leitweg-ID der Empfänger hat,
- welche zusätzlichen Pflichtfelder (Bestellnummer, Kreditor-Nr, Projekt-ID) verlangt werden,
- welches Übertragungsformat (XRechnung XML 2.x, ZUGFeRD wird oft nicht akzeptiert).