Was muss auf einer Rechnung stehen?
Antwort
§ 14 Abs. 4 UStG listet die Pflichtangaben: vollständiger Name + Anschrift von Leistendem und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr, Datum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge + Art der Leistung, Leistungsdatum, Entgelt + Steuerbetrag/-satz.
Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
§ 14 Abs. 4 UStG zählt zehn Angaben auf. Acht davon betreffen jede Rechnung:
1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
2. Steuernummer oder USt-IdNr des Leistenden, siehe USt-IdNr
3. Ausstellungsdatum
4. Fortlaufende Rechnungsnummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung einmalig vergeben wird
5. Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung
6. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, wenn der mit dem Ausstellungsdatum identisch ist, reicht ein entsprechender Hinweis
7. Entgelt (netto), aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen, sowie im Voraus vereinbarte Minderungen (z. B. Skonto)
8. Steuersatz und auf das Entgelt entfallender Steuerbetrag, oder bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf
Zwei Angaben greifen nur in Sonderfällen: der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers (Nr. 9) und das Wort „Gutschrift", wenn der Leistungsempfänger selbst abrechnet (Nr. 10). Je nach Umsatz kommen über § 14a UStG weitere Hinweise dazu, siehe nächster Abschnitt.
Spezialfälle: Reverse Charge, Steuerbefreiung, Kleinunternehmer
- Reverse Charge (§ 14a Abs. 5 UStG für Umsätze nach § 13b UStG): Pflichthinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" auf der Rechnung. Keine USt ausgewiesen. Eine USt-IdNr verlangt § 14a Abs. 5 UStG nicht; die brauchst du bei sonstigen Leistungen, die nach § 3a Abs. 2 UStG in einem anderen EU-Staat steuerbar sind (§ 14a Abs. 1 Satz 3 UStG).
- Steuerbefreite Umsätze (§ 4 UStG): konkreter Hinweis auf die Befreiung, z. B. „steuerfrei nach § 4 Nr. 21 UStG".
- Kleinunternehmer (§ 19 UStG): Die Umsätze sind steuerfrei. Statt eines Steuerausweises gehört auf die Rechnung der Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 34a UStDV).
- Innergemeinschaftliche Lieferung: Hinweis „steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung" + beide USt-IdNrn.
Kleinbetragsrechnung als Ausnahme
Bei Rechnungen über Bruttobeträge bis 250 € gilt nach § 33 UStDV ein reduzierter Pflichtangaben-Katalog. Keine fortlaufende Rechnungsnummer, keine USt-IdNr nötig, kein gesonderter Empfänger-Adressblock. Für innergemeinschaftliche Fernverkäufe und Lieferungen sowie für Reverse-Charge-Umsätze greift die Erleichterung nicht (§ 33 Satz 3 UStDV). Siehe separate Frage zur Kleinbetragsrechnung.
Was passiert bei fehlenden Pflichtangaben?
Ohne vollständige Pflichtangaben darf der Leistungsempfänger keinen Vorsteuerabzug geltend machen (§ 15 Abs. 1 UStG). Die Rechnung ist nicht „ungültig", aber sie ist als Vorsteuer-Beleg unbrauchbar, der Kunde wird nachfordern. Korrektur erfolgt über eine berichtigte Rechnung mit Verweis auf die ursprüngliche.
Verwandte Fragen
- Reicht eine Rechnung ohne Rechnungsnummer?
- Nein, die fortlaufende Rechnungsnummer ist nach § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG Pflicht. Ausnahme: Kleinbetragsrechnung bis 250 € brutto nach § 33 UStDV. Ohne korrekte Nummer kann der Empfänger keinen Vorsteuerabzug ziehen.
- Muss das Leistungsdatum auf die Rechnung?
- Ja, § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG verlangt den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung. Ist der Leistungszeitpunkt identisch mit dem Rechnungsdatum, reicht ein entsprechender Hinweis wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum".
- Muss die Bankverbindung auf die Rechnung?
- Nein, die Bankverbindung ist keine Pflichtangabe nach § 14 UStG. Praktisch gehört sie natürlich drauf, sonst kann der Kunde nicht zahlen, formal-rechtlich ist sie aber nicht vorgeschrieben.
Quellen
- § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen
- § 14a UStG, Zusätzliche Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen
- § 15 UStG, Vorsteuerabzug
- § 33 UStDV, Rechnungen über Kleinbeträge
Stand:
Im Glossar
Mehr aus dem FAQ
- Brutto oder netto, was muss auf die Rechnung?Auf einer Vollrechnung müssen Entgelt (netto), Steuersatz und Steuerbetrag getrennt stehen (§ 14 Abs. 4 UStG). Der Bruttobetrag ist üblich, aber nicht verlangt. Bis 250 € genügen Bruttobetrag und Steuersatz (§ 33 UStDV). Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus, nur den Hinweis auf § 19 UStG.
- Steuernummer oder USt-IdNr, was muss auf die Rechnung?§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG: entweder Steuernummer ODER USt-IdNr. Beides geht, eines reicht. Bei innergemeinschaftlichen B2B-Geschäften mit Reverse Charge ist die USt-IdNr beider Parteien Pflicht.
- Wann muss ich eine XRechnung schreiben?B2G: seit November 2020 verpflichtend an Bundesbehörden, Bundesländer gestaffelt. B2B: seit 01.01.2025 müssen alle deutschen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Papier und PDF bleiben bis Ende 2026 erlaubt, für kleinere Aussteller bis Ende 2027, ab 01.01.2028 muss jeder ausstellen.