Wann muss ich eine XRechnung schreiben?
Antwort
B2G: seit November 2020 verpflichtend an Bundesbehörden, Bundesländer gestaffelt. B2B: seit 01.01.2025 müssen alle deutschen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Papier und PDF bleiben bis Ende 2026 erlaubt, für kleinere Aussteller bis Ende 2027, ab 01.01.2028 muss jeder ausstellen.
B2G: Pflicht seit November 2020
Die Verpflichtung im öffentlichen Auftragswesen kam zuerst:
- Bundesverwaltung: seit 27.11.2020 müssen Lieferanten Rechnungen elektronisch im strukturierten Format einreichen, XRechnung oder ZUGFeRD (ab Profil EN 16931). Rechtsgrundlage: E-Rechnungs-Verordnung des Bundes (E-RechV) auf Basis der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Ausgenommen sind unter anderem Direktaufträge bis 1.000 Euro (§ 3 Abs. 3 ERechV).
- Bundesländer: gestaffelte Einführung mit eigenen Fristen und Wertgrenzen je Land. Welche Regel für deinen Auftraggeber gilt, steht in den Vergabeunterlagen.
Für B2G-Rechnungen ist die Leitweg-ID Pflicht-Routing-Kennung. Siehe auch XRechnung.
B2B in Deutschland: Wachstumschancengesetz
Das Wachstumschancengesetz (verabschiedet März 2024) hat die E-Rechnung für inländisches B2B verbindlich gemacht, gestaffelt:
- Ab 01.01.2025: Alle deutschen B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können (Pflicht zur Empfangsbereitschaft, z. B. via E-Mail-Postfach für PDFs+XML).
- Bis 31.12.2026: Übergangsphase. Papier und PDF (sonstige Rechnungen) sind weiter erlaubt, wenn der Empfänger zustimmt.
- Bis 31.12.2027: Übergangsphase für Unternehmen mit Vorjahresumsatz ≤ 800.000 €, Papier und PDF noch erlaubt.
- Ab 01.01.2028: Strukturierte E-Rechnung Pflicht für alle inländischen B2B-Umsätze, mit EDI-Ausnahme nach § 14 Abs. 1 UStG (n. F.).
Strukturiertes Format heißt: XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931 oder ein anderes Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht.
Ausnahmen
Auch unter dem neuen Regime gibt es Ausnahmen:
- Rechnungen bis 250 € brutto (Kleinbetragsrechnungen, § 33 UStDV), dürfen weiter als sonstige Rechnung gehen.
- Rechnungen an Privatkunden (B2C), bleiben formfrei.
- Fahrausweise (§ 34 UStDV) und bestimmte steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8–29 UStG.
- Auslandskunden, die E-Rechnungs-Pflicht greift nur im Inland (Leistender und Empfänger beide in Deutschland ansässig).
Was ist eine XRechnung genau?
XRechnung ist der deutsche Standard für strukturierte E-Rechnungen an die öffentliche Verwaltung. Gepflegt von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards), basiert auf der europäischen Norm EN 16931. Pures XML, keine PDF-Komponente, im Gegensatz zu ZUGFeRD, das ein hybrides PDF/A-3 + XML-Format ist und beide Standards bedient.
Für B2B ab 2028 reicht entweder XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931, beide erfüllen die strukturierte E-Rechnungspflicht.
Verwandte Fragen
- Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
- XRechnung ist pures XML, primär für B2G. ZUGFeRD ist hybrid: PDF/A-3 mit eingebettetem XML, menschlich lesbar UND maschinell auswertbar. Ab ZUGFeRD-Profil EN 16931 erfüllen beide die EU-Norm und damit ab 2028 die B2B-Pflicht.
- Muss ich Papierrechnungen ab 2025 sofort umstellen?
- Empfangen müssen alle ab 01.01.2025 können. Selbst ausstellen darf man bis 31.12.2026 weiter Papier oder PDF schicken; mit Umsatz ≤ 800.000 € bis 31.12.2027. Pflicht zum strukturierten Format ab 01.01.2028 für alle inländischen B2B-Umsätze.
- Brauche ich eine Leitweg-ID auch im B2B?
- Nein. Die Leitweg-ID ist nur für B2G zwingend (Routing zur richtigen Behörde). Im B2B braucht es sie nicht, die Empfänger-Adressierung erfolgt über USt-IdNr, E-Mail-Adresse oder Peppol-Identifier.
Quellen
- KoSIT, XRechnung (offizielle Spezifikation)
- E-Rechnungs-Verordnung des Bundes (E-RechV)
- Wachstumschancengesetz, Bundesfinanzministerium
Stand:
Im Glossar
Mehr aus dem FAQ
- Brutto oder netto, was muss auf die Rechnung?Auf einer Vollrechnung müssen Entgelt (netto), Steuersatz und Steuerbetrag getrennt stehen (§ 14 Abs. 4 UStG). Der Bruttobetrag ist üblich, aber nicht verlangt. Bis 250 € genügen Bruttobetrag und Steuersatz (§ 33 UStDV). Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus, nur den Hinweis auf § 19 UStG.
- Steuernummer oder USt-IdNr, was muss auf die Rechnung?§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG: entweder Steuernummer ODER USt-IdNr. Beides geht, eines reicht. Bei innergemeinschaftlichen B2B-Geschäften mit Reverse Charge ist die USt-IdNr beider Parteien Pflicht.
- Wann kann ich eine Rechnung mahnen?Mahnen darfst du, sobald die Rechnung fällig ist. Mit der Mahnung kommt dein Kunde in Verzug (§ 286 Abs. 1 BGB), bei einem vereinbarten Zahlungstermin sogar ohne. Spätestens greift die 30-Tage-Regel des § 286 Abs. 3 BGB, gegenüber Verbrauchern aber nur mit Hinweis auf der Rechnung.