Wann kann ich eine Rechnung mahnen?
Antwort
Mahnen darfst du, sobald die Rechnung fällig ist. Mit der Mahnung kommt dein Kunde in Verzug (§ 286 Abs. 1 BGB), bei einem vereinbarten Zahlungstermin sogar ohne. Spätestens greift die 30-Tage-Regel des § 286 Abs. 3 BGB, gegenüber Verbrauchern aber nur mit Hinweis auf der Rechnung.
Wann der Schuldner in Verzug kommt
§ 286 BGB regelt drei Wege in den Schuldnerverzug:
1. Mahnung nach Fälligkeit: Der Schuldner ist im Verzug, sobald er nach Fälligkeit gemahnt wird (§ 286 Abs. 1 BGB). Die Mahnung muss als ernstliche Zahlungsaufforderung erkennbar sein, eine einfache schriftliche Aufforderung reicht.
2. Vereinbartes Zahlungsziel: Ist die Leistungszeit nach dem Kalender bestimmt („zahlbar bis 15.04.2026"), kommt der Schuldner mit Ablauf dieses Tages automatisch in Verzug, ohne Mahnung (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Der Termin muss aber vereinbart sein. Ein Datum, das du einseitig auf die Rechnung druckst, trägt das nicht in jedem Fall.
3. 30-Tage-Regel ohne Zahlungsziel (§ 286 Abs. 3 BGB): Bei einer Entgeltforderung ohne Zahlungsziel kommt der Schuldner spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn du auf diese Folge in der Rechnung besonders hingewiesen hast.
Mehr zum Thema unter Mahnung.
Die „erste Mahnung" ist kein Pflicht-Schritt
Dreimal mahnen, bevor man etwas unternehmen darf? Steht nirgends. Der Verzug entsteht schon mit der ersten Mahnung, oder mit Ablauf des vereinbarten Termins. Weitere Mahnungen sind reine Praxis, kein gesetzlicher Zwischenschritt.
Wer schnell Konsequenzen will (gerichtliches Mahnverfahren, Inkasso, Klage), kann nach einer Mahnung direkt eskalieren. Bei vereinbartem Zahlungsziel sogar ohne Mahnung, der Verzug ist schon da.
Verzugszinsen und 40-Euro-Pauschale
Sobald Verzug eingetreten ist, schuldet der Schuldner Verzugszinsen (§ 288 BGB):
- B2C (Geschäft mit Verbrauchern): 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank
- B2B (Rechtsgeschäfte, an denen kein Verbraucher beteiligt ist): 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, dazu eine Pauschale von 40 € je offener Entgeltforderung (§ 288 Abs. 5 BGB)
Der Basiszinssatz ändert sich zum 1. Januar und zum 1. Juli, die Bundesbank gibt ihn im Bundesanzeiger bekannt (§ 247 BGB). Verzugszinsen werden ab Verzugseintritt taggenau berechnet.
Weiteren nachweisbaren Schaden kannst du zusätzlich geltend machen, etwa Inkasso- oder Anwaltskosten. Die 40 € werden dabei angerechnet, soweit der Schaden in Kosten der Rechtsverfolgung besteht.
Was eine Mahnung enthalten sollte
Formfrei, schriftlich, per E-Mail oder Brief reicht. Sinnvolle Inhalte:
- Bezug auf die Rechnung (Nummer + Datum)
- Offener Betrag
- Neue Zahlungsfrist (üblich: 7–14 Tage)
- Hinweis auf Verzug und Verzugszinsen ab Frist-Ablauf
- Bei B2B: Hinweis auf die 40 €-Pauschale
Verwandte Fragen
- Wann ist eine Rechnung „fällig"?
- Ist keine Leistungszeit bestimmt, kann der Gläubiger sofort Zahlung verlangen (§ 271 Abs. 1 BGB). Ist ein Zahlungstermin vereinbart („zahlbar bis 15.04.2026"), gilt dieses Datum. Fälligkeit ist aber noch kein Verzug: Der entsteht erst mit der Mahnung, mit Ablauf des vereinbarten Termins oder über die 30-Tage-Regel.
- Brauche ich vor einem gerichtlichen Mahnverfahren eine außergerichtliche Mahnung?
- Nein, das gerichtliche Mahnverfahren (§§ 688 ff. ZPO) ist auch ohne vorherige außergerichtliche Mahnung zulässig. Praktisch wird trotzdem meist erst eine Mahnung verschickt, billiger und schneller als sofort gerichtlich vorzugehen.
- Bei Verbrauchern auch 9 % Verzugszinsen?
- Nein. Die 9 Prozentpunkte über Basiszins gelten nur bei Rechtsgeschäften, an denen kein Verbraucher beteiligt ist (§ 288 Abs. 2 BGB); die 40-€-Pauschale setzt voraus, dass der Schuldner kein Verbraucher ist (§ 288 Abs. 5 BGB). Bei Geschäften mit Verbrauchern bleiben 5 Prozentpunkte über Basiszins und keine Pauschale.
Quellen
- § 286 BGB, Verzug des Schuldners
- § 288 BGB, Verzugszinsen und sonstiger Verzugsschaden
- § 247 BGB, Basiszinssatz
- Deutsche Bundesbank, Basiszinssatz
Stand:
Im Glossar
Mehr aus dem FAQ
- Brutto oder netto, was muss auf die Rechnung?Auf einer Vollrechnung müssen Entgelt (netto), Steuersatz und Steuerbetrag getrennt stehen (§ 14 Abs. 4 UStG). Der Bruttobetrag ist üblich, aber nicht verlangt. Bis 250 € genügen Bruttobetrag und Steuersatz (§ 33 UStDV). Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus, nur den Hinweis auf § 19 UStG.
- Steuernummer oder USt-IdNr, was muss auf die Rechnung?§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG: entweder Steuernummer ODER USt-IdNr. Beides geht, eines reicht. Bei innergemeinschaftlichen B2B-Geschäften mit Reverse Charge ist die USt-IdNr beider Parteien Pflicht.
- Wann muss ich eine XRechnung schreiben?B2G: seit November 2020 verpflichtend an Bundesbehörden, Bundesländer gestaffelt. B2B: seit 01.01.2025 müssen alle deutschen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Papier und PDF bleiben bis Ende 2026 erlaubt, für kleinere Aussteller bis Ende 2027, ab 01.01.2028 muss jeder ausstellen.