Was ist eine elektronische Signatur bei Rechnungen?
Antwort
Eine elektronische Signatur (z.B. qualifizierte Signatur nach eIDAS) ist eine technische Methode, Echtheit und Unversehrtheit einer Rechnung sicherzustellen. Für E-Rechnungen ab 2025 ist sie nicht zwingend, Validierung gegen das EN-16931-Schema und ein innerbetriebliches Kontrollverfahren genügen.
Was eine elektronische Signatur leistet
Nach der eIDAS-Verordnung (EU 910/2014) unterscheidet man:
- Einfache elektronische Signatur (EES),
- Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES/aeS),
- Qualifizierte elektronische Signatur (QES/qeS).
Die qeS ist rechtlich der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt (Art. 25 Abs. 2 eIDAS). Sie belegt zweierlei: wer das Dokument ausgestellt hat, und dass danach niemand mehr etwas daran geändert hat.
Brauchst du sie für die E-Rechnung?
Nein, nicht zwingend. § 14 Abs. 3 UStG verlangt nur, dass Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sind. Wie du das erreichst, legst du selbst fest. Anerkannte Wege:
- innerbetriebliches Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad,
- elektronischer Datenaustausch (EDI),
- qualifizierte elektronische Signatur.
Bei XRechnung und ZUGFeRD reicht in der Regel die Schema-Validierung gegen EN 16931 plus ein innerbetriebliches Kontrollverfahren.
Wann sich eine Signatur trotzdem lohnt
Eine qeS bleibt nützlich bei:
- sehr hohen Beträgen oder kritischen Vertragsdokumenten,
- Geschäftspartnern in Ländern, deren Recht eine Signatur verlangt: welche das sind, musst du im Einzelfall prüfen, dieser Text deckt nur die deutsche Rechtslage ab,
- Archivierung über sehr lange Zeiträume mit Beweisbedarf.
Für deutsche B2B-Standard-Rechnungen ist sie unüblich, verlangt wird sie nicht.
Archivierung ist eine eigene Pflicht
Die Archivierung ersetzt die Signatur nicht, sie steht daneben. Aufbewahren musst du in jedem Fall:
- über die volle Frist: für Rechnungen acht Jahre nach § 14b Abs. 1 UStG, ebenso acht Jahre für Buchungsbelege nach § 147 Abs. 3 AO,
- in unveränderlichem Speicher (WORM oder funktionsäquivalent),
- im Original-Format der E-Rechnung (XML bei XRechnung, hybrid bei ZUGFeRD).
Beim Echtheits- und Integritätsnachweis nennt das Gesetz nur zwei Verfahren beim Namen. Für die qualifizierte Signatur und für EDI sagt § 14 Abs. 3 UStG, dass damit „die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts als gewährleistet" gelten. Für Archivsysteme gibt es diese Vermutung nicht. Das innerbetriebliche Kontrollverfahren bleibt trotzdem zulässig, es trägt nur die gesetzliche Vermutung nicht.
Verwandte Fragen
- Welche Signaturarten gibt es nach eIDAS?
- Einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signatur. Nur die qualifizierte ist der handschriftlichen Unterschrift gesetzlich gleichgestellt; sie verlangt eine qualifizierte Zertifizierungsstelle und eine sichere Signaturerstellungseinheit.
- Brauche ich eine Signatur, wenn ich Rechnungen per E-Mail versende?
- Nicht zwingend. Wichtig ist, dass du im Zweifel den Versand und die Integrität der Rechnung nachweisen kannst. Das geht über Mailprotokolle, signierte ZIP-Container oder ein innerbetriebliches Kontrollverfahren. Eine qeS ist nicht erforderlich.
Quellen
- eIDAS-Verordnung (EU 910/2014)
- UStG § 14, Ausstellung von Rechnungen
- BMF-Schreiben vom 15.10.2024 zur E-Rechnung
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