Was ist eine elektronische Signatur bei Rechnungen?
Antwort
Eine elektronische Signatur (z.B. qualifizierte Signatur nach eIDAS) ist eine technische Methode, Echtheit und Unversehrtheit einer Rechnung sicherzustellen. Für E-Rechnungen ab 2025 ist sie nicht zwingend, Validierung gegen das EN-16931-Schema und ein innerbetriebliches Kontrollverfahren genügen.
Was eine elektronische Signatur leistet
Nach der eIDAS-Verordnung (EU 910/2014) unterscheidet man:
- Einfache elektronische Signatur (EES),
- Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES/aeS),
- Qualifizierte elektronische Signatur (QES/qeS).
Die qeS ist rechtlich der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt (Art. 25 Abs. 2 eIDAS). Sie stellt Echtheit (Absender), Integrität (kein nachträglicher Eingriff) und Authentizität sicher.
Brauchst du sie für die E-Rechnung?
Nein, nicht zwingend. § 14 Abs. 1 UStG verlangt für die Anerkennung einer Rechnung nur die Sicherstellung von Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit. Wege dazu sind:
- innerbetriebliches Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad,
- elektronischer Datenaustausch (EDI),
- qualifizierte elektronische Signatur.
Bei XRechnung und ZUGFeRD reicht in der Regel die Schema-Validierung gegen EN 16931 plus ein innerbetriebliches Kontrollverfahren.
Wann eine Signatur Sinn macht
Eine qeS bleibt nützlich bei:
- sehr hohen Beträgen oder kritischen Vertragsdokumenten,
- Lieferanten in Ländern, in denen sie verlangt wird (z.B. Italien für bestimmte B2G-Konstellationen),
- Archivierung über sehr lange Zeiträume mit Beweisbedarf.
Für deutsche B2B-Standard-Rechnungen ist sie unüblich und überflüssig.
Archivierung statt Signatur
Wichtiger als die Signatur sind:
- sicherheitskopierende, revisionssichere Aufbewahrung über die Aufbewahrungsfrist (typisch 10 Jahre nach § 147 AO),
- unveränderlicher Speicher (WORM oder funktionsäquivalent),
- Original-Format der E-Rechnung (XML bei XRechnung, hybrid bei ZUGFeRD).
Ein revisionssicheres Archiv erbringt den Echtheits- und Integritätsnachweis besser als nachträgliche Signaturen.
Verwandte Fragen
- Welche Signaturarten gibt es nach eIDAS?
- Einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signatur. Nur die qualifizierte ist der handschriftlichen Unterschrift gesetzlich gleichgestellt; sie verlangt eine qualifizierte Zertifizierungsstelle und eine sichere Signaturerstellungseinheit.
- Brauche ich eine Signatur, wenn ich Rechnungen per E-Mail versende?
- Nicht zwingend. Wichtig ist, dass du im Zweifel den Versand und die Integrität der Rechnung nachweisen kannst. Das geht über Mailprotokolle, signierte ZIP-Container oder ein innerbetriebliches Kontrollverfahren. Eine qeS ist nicht erforderlich.
Quellen
- eIDAS-Verordnung (EU 910/2014)
- UStG § 14, Ausstellung von Rechnungen
- BMF-Schreiben vom 15.10.2024 zur E-Rechnung
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