Was ist der Unterschied zwischen PDF, ZUGFeRD und XRechnung?
Antwort
PDF ist ein Bildformat und gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung. ZUGFeRD ist hybrid: ein lesbares PDF mit eingebettetem XML nach EN 16931. XRechnung ist reines XML, der nationale CIUS-Standard für deutsche Behörden, ebenfalls EN-16931-konform.
PDF (Portable Document Format) zeigt eine Rechnung visuell an wie ein digitales Papier. Es enthält keine maschinell auswertbaren Felder im Sinne der EN 16931. Seit 1.1.2025 fällt PDF im B2B unter „sonstige Rechnung", in der Übergangsfrist bis 31.12.2026 mit Empfänger-Zustimmung noch zulässig, danach nicht mehr für B2B.
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML. Der Mensch sieht das gewohnte Layout, die Software liest die strukturierten Daten direkt aus dem PDF.
ZUGFeRD existiert in mehreren Profilen. Ab Profil EN 16931 (auch „Comfort" genannt) ist es e-rechnungskonform nach § 14 UStG. Die Profile BASIC-WL und MINIMUM erfüllen die EN 16931 nicht und gelten nicht als E-Rechnung.
XRechnung
XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne menschen-lesbare Layout-Schicht. Sie ist die deutsche nationale Ausprägung (CIUS, Core Invoice Usage Specification) der EN 16931 und wird in Deutschland von Behörden (B2G) nahezu durchgängig verlangt.
Wer eine XRechnung lesen will, braucht einen Viewer oder ein Rechnungsprogramm, das sie öffnen kann.
Welches Format wann?
- Behörden in Deutschland → XRechnung (B2G-Pflicht).
- B2B im Inland → XRechnung oder ZUGFeRD ab EN-16931-Profil. Beides ist zulässig.
- B2C → keine E-Rechnungspflicht; klassische PDF reicht.
- Grenzüberschreitend → meist EN-16931-konformes XML über Peppol; viele EU-Länder akzeptieren ZUGFeRD nicht als hybrid.
Empfehlung für die meisten Unternehmen: ZUGFeRD ab EN-16931-Profil, gibt beide Welten ab.
Verwandte Fragen
- Ist eine eingescannte Papierrechnung als PDF eine E-Rechnung?
- Nein. Ein Scan ist ein Bild ohne strukturierte Daten und erfüllt die EN 16931 nicht. Im B2B fällt das ab 2025 unter „sonstige Rechnung" mit Übergangsregeln, ab 2028 ist es unzulässig.
- Kann ich die XML aus ZUGFeRD selbst öffnen?
- Ja, mit einem XML-Viewer oder Texteditor. Lesbar ist die XML aber kaum, sie ist für Software gedacht. Praktikabel sind Viewer wie der kostenlose Quba-Viewer der KoSIT für XRechnung und ZUGFeRD.
Quellen
Stand: