Was ist der Unterschied zwischen PDF, ZUGFeRD und XRechnung?
Antwort
PDF ist ein reines Layout-Format und gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung. ZUGFeRD ist hybrid: ein lesbares PDF mit eingebettetem XML nach EN 16931. XRechnung ist reines XML, der nationale CIUS-Standard für deutsche Behörden, ebenfalls EN-16931-konform.
PDF (Portable Document Format) zeigt eine Rechnung so an wie digitales Papier. Maschinell auswertbare Felder im Sinne der EN 16931 hat es nicht. Seit 1.1.2025 fällt PDF im B2B unter „sonstige Rechnung". Mit Zustimmung des Empfängers ist es noch bis 31.12.2026 zulässig, bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 € bis 31.12.2027 (§ 27 Abs. 38 UStG). Danach nicht mehr im inländischen B2B.
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML. Der Mensch sieht das gewohnte Layout, die Software liest die strukturierten Daten direkt aus dem PDF.
ZUGFeRD existiert in mehreren Profilen. Nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2024 erfüllt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Anforderungen an eine E-Rechnung, ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Das Profil EN 16931 (früher „Comfort" genannt) bildet die Norm vollständig ab.
XRechnung
XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne menschen-lesbare Layout-Schicht. Sie ist die deutsche nationale Ausprägung (CIUS, Core Invoice Usage Specification) der EN 16931 und wird in Deutschland von Behörden (B2G) nahezu durchgängig verlangt.
Wer eine XRechnung lesen will, braucht einen Viewer oder ein Rechnungsprogramm, das sie öffnen kann.
Welches Format wann?
- Behörden in Deutschland → XRechnung (B2G-Pflicht).
- B2B im Inland → XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. Beides ist zulässig.
- B2C → keine E-Rechnungspflicht; klassische PDF reicht.
- Grenzüberschreitend → meist EN-16931-konformes XML über Peppol; viele EU-Länder akzeptieren ZUGFeRD nicht als hybrid.
Für die meisten Unternehmen ist ZUGFeRD der pragmatische Weg. Es deckt beide Welten ab.
Verwandte Fragen
- Ist eine eingescannte Papierrechnung als PDF eine E-Rechnung?
- Nein. Ein Scan ist ein Bild ohne strukturierte Daten und erfüllt die EN 16931 nicht. Im B2B fällt das ab 2025 unter „sonstige Rechnung" mit Übergangsregeln, ab 2028 ist es unzulässig.
- Kann ich die XML aus ZUGFeRD selbst öffnen?
- Ja, mit einem XML-Viewer oder Texteditor. Lesbar ist die XML aber kaum, sie ist für Software gedacht. Praktikabel sind kostenlose Open-Source-Viewer wie Quba, der XRechnung und ZUGFeRD anzeigt.
Quellen
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