Wann kommt die elektronische Rechnungspflicht?

Mit dem Wachstumschancengesetz vom 27.3.2024 wurde § 14 UStG geändert. Seit 2025 ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht" (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG), im Regelfall nach EN 16931. Ein PDF erfüllt das nicht. Es zählt als „sonstige Rechnung".

Ziel ist die Vorbereitung auf das geplante EU-weite ViDA-System (VAT in the Digital Age) und ein digitaler Meldeverkehr ans Finanzamt.

Jedes inländische Unternehmen muss seit 1.1.2025 eine E-Rechnung im strukturierten Format nach EN 16931 empfangen können, in der Praxis also XRechnung oder ZUGFeRD ab dem Profil EN 16931. Dafür reicht eine E-Mail-Adresse, an die strukturierte XML-Dateien gehen können, plus ein Tool, das sie öffnet.

Eine eigene Empfangsinfrastruktur, etwa eine Peppol-Anbindung, verlangt das Gesetz nicht. Sinnvoll wird sie erst, wenn viele Eingangsrechnungen automatisch durchlaufen sollen.

Die Übergangsfristen stehen in § 27 Abs. 38 UStG:

- Bis 31.12.2026: Papier bleibt zulässig, ein PDF oder ein anderes nicht konformes elektronisches Format nur mit Zustimmung des Empfängers.
- Bis 31.12.2027: dasselbe noch ein Jahr länger, aber nur für Aussteller mit höchstens 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr.
- Bis 31.12.2027 zusätzlich: EDI-Rechnungen, die nicht der EN 16931 entsprechen, wenn der Empfänger zustimmt.
- Ab 1.1.2028: E-Rechnungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze. Ausgenommen bleiben Kleinunternehmer, deren Rechnungen über nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreie Umsätze nach § 34a UStDV dauerhaft als sonstige Rechnung rausgehen dürfen, also weiterhin als PDF oder auf Papier.

Betroffen sind B2B-Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen. Nicht betroffen:

- B2C (Rechnungen an Privatpersonen),
- Ausgangsrechnungen von Kleinunternehmern über nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreie Umsätze (§ 34a UStDV), und zwar dauerhaft, nicht nur in der Übergangszeit,
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV),
- Fahrausweise (§ 34 UStDV),
- bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.

Die Empfangspflicht seit 1.1.2025 trifft Kleinunternehmer trotzdem. Ausgenommen ist nur das Ausstellen.

Für B2G (Behörden) gelten ohnehin schon längere E-Rechnungspflichten, je nach Bundesland mit eigenen Plattformen.