Wann kommt die elektronische Rechnungspflicht?

Mit dem Wachstumschancengesetz vom 27.3.2024 wurde § 14 UStG geändert. Für inländische B2B-Umsätze definiert das Gesetz seit 2025 die E-Rechnung als strukturiertes elektronisches Format nach EN 16931, das maschinell verarbeitet werden kann. PDF allein erfüllt das nicht, es zählt als „sonstige Rechnung".

Ziel ist die Vorbereitung auf das geplante EU-weite ViDA-System (VAT in the Digital Age) und ein digitaler Meldeverkehr ans Finanzamt.

Jedes inländische Unternehmen muss seit 1.1.2025 in der Lage sein, eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931 zu empfangen. Praktisch reicht eine E-Mail-Adresse, an die strukturierte XML-Dateien geschickt werden können, plus ein Tool, das sie öffnet.

Ein expliziter Aufbau einer Empfangsstruktur (Peppol-Anbindung) ist nicht zwingend, wird aber dort sinnvoll, wo viele Eingangsrechnungen automatisiert verarbeitet werden sollen.

Übergangsfristen für die Ausstellung:

- Bis 31.12.2026: Papier- oder PDF-Rechnungen für B2B-Umsätze sind weiterhin zulässig, sofern der Empfänger zustimmt.
- Bis 31.12.2027: Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € verlängert sich die Übergangsfrist um ein weiteres Jahr.
- Bis 31.12.2027 zusätzlich: EDI-Rechnungen, die nicht der EN 16931 entsprechen, sind weiter zulässig, wenn der Empfänger zustimmt.
- Ab 1.1.2028: E-Rechnungspflicht für alle B2B-Umsätze in Deutschland.

Betroffen sind B2B-Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen. Nicht betroffen:

- B2C (Rechnungen an Privatpersonen),
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV),
- Fahrausweise,
- bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.

Für B2G (Behörden) gelten ohnehin schon längere E-Rechnungspflichten, je nach Bundesland mit eigenen Plattformen.