Wie lange muss ich Rechnungen wirklich aufheben?

Im Standardfall zehn Jahre nach § 147 AO. Buchungsbelege, Bücher und Jahresabschlüsse fallen unter die zehn Jahre. Geschäftsbriefe und andere für die Besteuerung relevante Unterlagen unter sechs Jahre. Achtung: § 257 HGB hat eigene, parallele Aufbewahrungsfristen, beide Pflichten gelten parallel.

Wann verjährt meine Steuerschuld?

Die Festsetzungsfrist beträgt vier Jahre ab Ende des Jahres der Steuerentstehung bzw. Erklärungsabgabe (§ 169, § 170 AO). Bei leichtfertiger Steuerverkürzung fünf Jahre, bei Steuerhinterziehung zehn Jahre. Die Zahlungsverjährung folgt einer eigenen, kürzeren Frist von fünf Jahren (§ 228 AO) ab Fälligkeit.

Reicht digitale Archivierung?

Ja, soweit die Anforderungen an Lesbarkeit, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit erfüllt sind und das Verfahren dokumentiert ist (siehe Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung in elektronischer Form). Rechnungen müssen über die Aufbewahrungsfrist hinweg jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sein.

Abgabenordnung (AO)

Allgemeines deutsches Steuerverfahrensrecht. Regelt Aufbewahrungsfristen, Festsetzungsverjährung, Mitwirkungspflichten und Außenprüfungen aller Steuerarten.

Was die AO regelt

Die Abgabenordnung ist das allgemeine Verfahrensrecht für alle Steuerarten in Deutschland. Sie regelt die Beziehungen zwischen Finanzbehörden und Steuerpflichtigen: Steuerschuldnerschaft, Festsetzung, Erhebung, Vollstreckung, Mitwirkungs- und Aufbewahrungspflichten, Außenprüfung und Rechtsbehelfe. Die spezifischen Einzelsteuergesetze (EStG, UStG, KStG, GewStG u. a.) bauen auf der AO auf.

Aufbewahrungsfristen nach § 147

§ 147 AO listet die steuerlich aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Zehn Jahre aufzubewahren sind: Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege und Rechnungen. Sechs Jahre gilt für empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, abgesandte Kopien, sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Aufzeichnung gemacht oder der Beleg entstanden ist.

Festsetzungsverjährung (§ 169 AO)

Die Festsetzungsfrist für Steuern beträgt grundsätzlich vier Jahre (§ 169 Abs. 2 Nr. 2 AO). Sie verlängert sich bei leichtfertiger Steuerverkürzung auf fünf Jahre und bei vorsätzlicher Steuerhinterziehung auf zehn Jahre. Beginn ist regelmäßig der Schluss des Jahres, in dem die Steuer entstanden ist; bei Abgabe einer Erklärung beginnt sie erst mit dem Schluss des Jahres der Abgabe (§ 170 Abs. 2 AO).

Außenprüfung und Mitwirkungspflichten

Die Finanzverwaltung kann eine Außenprüfung anordnen (§ 193 AO). Der Steuerpflichtige hat Mitwirkungspflichten (§§ 90, 200 AO): Vorlage von Aufzeichnungen, Erteilung von Auskünften, Zugang zu IT-Systemen (Z3-Verfahren). Bei Verletzung drohen Verzögerungsgelder (§ 146 Abs. 2c AO) und Schätzung der Besteuerungsgrundlagen (§ 162 AO).

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Auch bekannt als

AO
Abgabenordnung
Steuergrundgesetz

Häufige Fragen zu diesem Begriff

Quellen

Häufige Fragen

Wie lange muss ich Rechnungen wirklich aufheben?: Im Standardfall zehn Jahre nach § 147 AO. Buchungsbelege, Bücher und Jahresabschlüsse fallen unter die zehn Jahre. Geschäftsbriefe und andere für die Besteuerung relevante Unterlagen unter sechs Jahre. Achtung: § 257 HGB hat eigene, parallele Aufbewahrungsfristen, beide Pflichten gelten parallel.
Wann verjährt meine Steuerschuld?: Die Festsetzungsfrist beträgt vier Jahre ab Ende des Jahres der Steuerentstehung bzw. Erklärungsabgabe (§ 169, § 170 AO). Bei leichtfertiger Steuerverkürzung fünf Jahre, bei Steuerhinterziehung zehn Jahre. Die Zahlungsverjährung folgt einer eigenen, kürzeren Frist von fünf Jahren (§ 228 AO) ab Fälligkeit.
Reicht digitale Archivierung?: Ja, soweit die Anforderungen an Lesbarkeit, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit erfüllt sind und das Verfahren dokumentiert ist (siehe Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung in elektronischer Form). Rechnungen müssen über die Aufbewahrungsfrist hinweg jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sein.