Wie lange muss ich Rechnungen wirklich aufheben?

Im Regelfall acht Jahre. Rechnungen sind Buchungsbelege, und für die nennt § 147 Abs. 3 Satz 1 AO acht Jahre; umsatzsteuerlich steht dieselbe Dauer in § 14b Abs. 1 UStG. Für Kredit-, Versicherungs- und Wertpapierinstitute bleibt es nach Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO bei zehn Jahren. Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren, Geschäftsbriefe bei sechs. Und § 257 HGB läuft mit eigenen, parallelen Fristen daneben her, beide Pflichten gelten nebeneinander.

Wann verjährt meine Steuerschuld?

Die Festsetzungsfrist beträgt vier Jahre ab Ende des Jahres der Steuerentstehung bzw. Erklärungsabgabe (§ 169, § 170 AO). Bei leichtfertiger Steuerverkürzung fünf Jahre, bei Steuerhinterziehung zehn Jahre. Daneben steht die Zahlungsverjährung mit fünf Jahren, in Hinterziehungsfällen zehn (§ 228 AO). Sie beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem der Anspruch erstmals fällig war (§ 229 Abs. 1 AO).

Reicht digitale Archivierung?

Ja, soweit die Anforderungen an Lesbarkeit, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit erfüllt sind und das Verfahren dokumentiert ist (siehe Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung in elektronischer Form). Rechnungen müssen über die Aufbewahrungsfrist hinweg jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sein.

Abgabenordnung (AO)

Allgemeines deutsches Steuerverfahrensrecht. Regelt Aufbewahrungsfristen, Festsetzungsverjährung, Mitwirkungspflichten und Außenprüfungen aller Steuerarten.

Was die AO regelt

Die Abgabenordnung ist das allgemeine Verfahrensrecht für alle Steuerarten in Deutschland. Sie regelt, wie Finanzbehörden und Steuerpflichtige miteinander umgehen: wer welche Steuer schuldet, wie festgesetzt, erhoben und vollstreckt wird, welche Mitwirkungs- und Aufbewahrungspflichten gelten, wie eine Außenprüfung abläuft und welche Rechtsbehelfe offenstehen. Die Einzelsteuergesetze (EStG, UStG, KStG, GewStG u. a.) bauen darauf auf.

Aufbewahrungsfristen nach § 147

§ 147 AO listet die steuerlich aufbewahrungspflichtigen Unterlagen und staffelt die Fristen nach Art des Belegs. Zehn Jahre gelten für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse. Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO), und dieselben acht Jahre gelten für Rechnungen nach § 14b Abs. 1 UStG. Bei sechs Jahren liegen empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Aufzeichnung gemacht oder der Beleg entstanden ist. Sie läuft aber nicht ab, solange die Unterlagen für eine noch offene Festsetzungsfrist gebraucht werden (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).

Festsetzungsverjährung (§ 169 AO)

Die Festsetzungsfrist für Steuern beträgt grundsätzlich vier Jahre (§ 169 Abs. 2 Nr. 2 AO). Sie verlängert sich bei leichtfertiger Steuerverkürzung auf fünf Jahre und bei vorsätzlicher Steuerhinterziehung auf zehn Jahre. Beginn ist regelmäßig der Schluss des Jahres, in dem die Steuer entstanden ist. Ist eine Steuererklärung einzureichen, startet die Frist erst mit Ablauf des Jahres, in dem die Erklärung eingeht, spätestens jedoch drei Jahre nach dem Entstehungsjahr (§ 170 Abs. 2 Nr. 1 AO).

Außenprüfung und Mitwirkungspflichten

Die Finanzverwaltung kann eine Außenprüfung anordnen (§ 193 AO). Der Steuerpflichtige muss dabei mitwirken (§§ 90, 200 AO). Er gibt Auskunft und legt Aufzeichnungen und Bücher zur Einsicht vor. Beim Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO muss er die Prüfer unterstützen, sei es mit Einsicht in das Datenverarbeitungssystem (Z1) oder mit der Übergabe der Daten in maschinell auswertbarem Format (Z3). Bei Verletzung drohen Verzögerungsgelder (§ 146 Abs. 2c AO) und Schätzung der Besteuerungsgrundlagen (§ 162 AO).

Für die Aufbewahrung relevant: beim Finalisieren friert evaluateMe die Rechnungsdaten ein, also die Positionen und einen Kunden-Snapshot. Der Stand von damals bleibt erhalten, auch wenn sich Kunde oder Kategorie später ändern.

Auch bekannt als

AO
Abgabenordnung
Steuergrundgesetz

Häufige Fragen zu diesem Begriff

Quellen

Häufige Fragen

Wie lange muss ich Rechnungen wirklich aufheben?: Im Regelfall acht Jahre. Rechnungen sind Buchungsbelege, und für die nennt § 147 Abs. 3 Satz 1 AO acht Jahre; umsatzsteuerlich steht dieselbe Dauer in § 14b Abs. 1 UStG. Für Kredit-, Versicherungs- und Wertpapierinstitute bleibt es nach Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO bei zehn Jahren. Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren, Geschäftsbriefe bei sechs. Und § 257 HGB läuft mit eigenen, parallelen Fristen daneben her, beide Pflichten gelten nebeneinander.
Wann verjährt meine Steuerschuld?: Die Festsetzungsfrist beträgt vier Jahre ab Ende des Jahres der Steuerentstehung bzw. Erklärungsabgabe (§ 169, § 170 AO). Bei leichtfertiger Steuerverkürzung fünf Jahre, bei Steuerhinterziehung zehn Jahre. Daneben steht die Zahlungsverjährung mit fünf Jahren, in Hinterziehungsfällen zehn (§ 228 AO). Sie beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem der Anspruch erstmals fällig war (§ 229 Abs. 1 AO).
Reicht digitale Archivierung?: Ja, soweit die Anforderungen an Lesbarkeit, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit erfüllt sind und das Verfahren dokumentiert ist (siehe Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung in elektronischer Form). Rechnungen müssen über die Aufbewahrungsfrist hinweg jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sein.