Habe ich ein Recht auf Löschung meiner Arbeitszeitdaten?
Antwort
Grundsätzlich ja (Art. 17 DSGVO), aber nur, solange keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Laufen noch Lohnsteuer-, Sozialversicherungs- oder ArbZG-Fristen, geht Aufbewahrung vor Löschung. Danach ist die Löschung Pflicht.
Anspruchsgrundlage Art. 17 DSGVO
Art. 17 Abs. 1 DSGVO gewährt das Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden"), wenn die Daten z. B. nicht mehr für den Zweck nötig sind, die Einwilligung widerrufen wurde oder ein Widerspruch erfolgreich war.
Art. 17 Abs. 3 DSGVO enthält aber wichtige Ausnahmen: insbesondere wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist (lit. b) oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (lit. e).
Aufbewahrungspflichten, die der Löschung entgegenstehen
Im Arbeitskontext greifen meist diese Fristen vor der Löschung:
- 2 Jahre für die Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG, also für die Arbeitszeit, die über acht Stunden werktäglich hinausgeht,
- 6 Jahre für das Lohnkonto (§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG),
- 8 Jahre für Buchungsbelege, 10 Jahre für Handelsbücher und Abschlüsse (§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO),
- Entgeltunterlagen der Sozialversicherung bis zum Ablauf des Kalenderjahres, das auf die letzte Betriebsprüfung folgt (§ 28f Abs. 1 SGB IV),
- Verjährungsfristen für Lohnansprüche: 3 Jahre (§ 195 BGB), bei tarifvertraglichen Verfallklauseln oft kürzer.
Die Beitragsansprüche der Sozialversicherung selbst verjähren in vier Jahren, bei vorsätzlich vorenthaltenen Beiträgen erst in dreißig (§ 25 Abs. 1 SGB IV).
Solange eine dieser Fristen läuft, kann die Löschung verweigert werden. Die Daten dürfen dann aber nur noch eingeschränkt verarbeitet werden („Einschränkung der Verarbeitung", Art. 18 DSGVO).
Vorgehen: Löschantrag stellen
Du kannst formlos beim Arbeitgeber die Löschung verlangen. Der Arbeitgeber muss innerhalb eines Monats reagieren (Art. 12 Abs. 3 DSGVO) und entweder löschen, sperren oder die Ablehnung begründen. Wird abgelehnt: Beschwerde bei der zuständigen Landesdatenschutzbehörde nach Art. 77 DSGVO möglich.
Was nicht gelöscht werden muss
Sobald die Daten Grundlage einer offenen Forderung sind, z. B. ein laufender Überstundenstreit, eine Lohnklage, ein arbeitsgerichtliches Verfahren, geht die Beweissicherung vor. Auch nach Ende des Arbeitsverhältnisses werden Stammdaten und Lohnabrechnungen typischerweise noch Jahre aufbewahrt; das ist keine DSGVO-Verletzung.
Verwandte Fragen
- Was ist der Unterschied zwischen Löschung und Sperrung?
- Löschung entfernt die Daten endgültig. Sperrung (Einschränkung nach Art. 18 DSGVO) lässt sie bestehen, sie dürfen aber nur noch für eng definierte Zwecke verarbeitet werden, typischerweise Rechtsverteidigung oder Erfüllung gesetzlicher Pflichten. In der Praxis ist Sperrung der Standard bei Aufbewahrungspflichten.
- Kann ich beim Wechsel meiner Zeiterfassung alte Daten mitnehmen?
- Art. 20 DSGVO hilft hier nur eingeschränkt. Das Recht auf ein strukturiertes, gängiges, maschinenlesbares Format setzt voraus, dass die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder auf einem Vertrag beruht und mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt (Art. 20 Abs. 1 DSGVO). Arbeitszeitdaten verarbeitet der Arbeitgeber überwiegend zur Erfüllung rechtlicher Pflichten, dann greift der Anspruch nicht. Verantwortlicher bleibt der Arbeitgeber ohnehin, samt seinen eigenen Aufbewahrungspflichten.
Quellen
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