Wie lange werden Zeitdaten gespeichert?

Nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO dürfen personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck erforderlich ist (Speicherbegrenzung). Im Arbeitsverhältnis sind aber zahlreiche gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu berücksichtigen, solange die laufen, ist die Speicherung gerechtfertigt.

- Aufzeichnungen über Arbeitszeit, die über die werktägliche Arbeitszeit (§ 3 ArbZG) hinausgeht, sowie über Sonn- und Feiertagsarbeit: 2 Jahre nach § 16 Abs. 2 ArbZG.
- Lohnabrechnungen, Lohnkonten, Lohnsteuerunterlagen: 6 Jahre nach § 257 HGB bzw. § 147 AO. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Aufzeichnungen entstanden sind.
- Buchungsbelege (z.B. Rechnungen, die auf Zeit-Tracking basieren): 10 Jahre nach § 147 AO.
- Arbeitsverträge und Personalstammdaten: bis 3 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses (allgemeine Verjährung § 195 BGB), bei steuerrelevanten Anteilen länger.

Sobald die Aufbewahrungsfrist endet und kein laufender Streit besteht, ist die Löschung Pflicht (Art. 17 DSGVO). Alternativ kann anonymisiert werden, die Daten verlieren dann den Personenbezug, und die DSGVO greift nicht mehr (z.B. aggregierte Statistiken).

Das Löschkonzept gehört ins Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO). Pro Datenkategorie: Frist, Auslöser, technische Umsetzung. Bei einer Aufsichtsbehörden-Prüfung ist „wir löschen, wenn wir Zeit haben" keine akzeptable Antwort.