Wie lange werden Zeitdaten gespeichert?

Nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO dürfen personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck erforderlich ist (Speicherbegrenzung). Im Arbeitsverhältnis sind aber zahlreiche gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu berücksichtigen, solange die laufen, ist die Speicherung gerechtfertigt.

- Aufzeichnungen über Arbeitszeit, die über die werktägliche Arbeitszeit nach § 3 Satz 1 ArbZG hinausgeht: mindestens 2 Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG).
- Lohnabrechnungen, Lohnkonten, Lohnsteuerunterlagen: 6 Jahre nach § 257 HGB bzw. § 147 AO. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Aufzeichnungen entstanden sind.
- Buchungsbelege (z.B. Rechnungen, die auf Zeit-Tracking basieren): 8 Jahre nach § 147 Abs. 3 AO und § 257 Abs. 4 HGB. Viele Quellen nennen hier noch 10 Jahre, das ist überholt.
- Arbeitsverträge und Personalstammdaten: orientiert an der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB), bei steuerrelevanten Anteilen länger.

Eine Frist läuft außerdem nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch offen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).

Sobald die Aufbewahrungsfrist endet und kein laufender Streit besteht, ist die Löschung Pflicht (Art. 17 DSGVO). Alternativ kann anonymisiert werden, die Daten verlieren dann den Personenbezug, und die DSGVO greift nicht mehr (z.B. aggregierte Statistiken).

Das Löschkonzept gehört ins Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO). Pro Datenkategorie: Frist, Auslöser, technische Umsetzung. Bei einer Aufsichtsbehörden-Prüfung ist „wir löschen, wenn wir Zeit haben" keine akzeptable Antwort.