evaluateMe vs. Excel-Vorlage

Wo Excel-Vorlage stärker ist

• Kostenlos und sofort verfügbar

  Eine Excel-Vorlage gibt es in fünf Minuten, Vorlage aus dem Netz herunterladen, Spalten anpassen, fertig. Wer Office 365 oder Google Workspace ohnehin im Abo hat, zahlt keinen zusätzlichen Cent. Kein Login, kein Onboarding, kein Vertrag.

• Voll anpassbar bis ins letzte Feld

  Excel kennt keine Schema-Grenzen. Wenn du eine zusätzliche Spalte für „Wetter" oder „Mood" willst, ziehst du sie ein. Bei einem Tool wie evaluateMe sind Custom-Fields auf das beschränkt, was das Produkt vorsieht.

• Kein Anbieter-Lock-in

  Deine Datei gehört dir. Kein SaaS, der morgen die Preise verdoppelt, von einem Investor gekauft wird oder den Dienst einstellt. Die Daten liegen lokal oder im eigenen Cloud-Storage, Export und Backup sind trivial.

• Jeder kennt es

  Excel-Kenntnisse setzt fast jeder Berufstätige voraus. Onboarding für neue Mitarbeiter entfällt, Steuerberater können die Datei direkt öffnen, ein CSV-Export ist nativ. Bei einem spezialisierten Tool brauchst du immer ein paar Minuten Erklärung.

Wo evaluateMe stärker ist

• Rechtssicher dokumentiert mit Audit-Log ab Business

  Das BAG hat 2022 entschieden (Beschluss 1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber die gesamte Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter „objektiv und verlässlich" erfassen müssen. Excel-Vorlagen können das technisch, aber jeder, der die Datei öffnet, kann Zeiten nachträglich ändern, ohne dass es protokolliert wird. evaluateMe Business hat ein Audit-Log, das jede Änderung mit Zeitstempel und Nutzer festhält. Für die Nachweisbarkeit gegenüber Behörden, Betriebsrat oder im Streitfall ist das der entscheidende Unterschied.

• Abrechenbar/intern pro Eintrag und Kunden-Stundenkonten

  Jeder Zeiteintrag lässt sich als abrechenbar oder intern markieren, daraus errechnet evaluateMe eine Billable-Quote. Für Retainer-Kunden gibt es ein eigenes Kontingent aus Inklusivstunden mit Soll/Ist und Restkontingent, bei dem nur der Mehraufwand berechnet wird und ungenutzte Stunden verfallen. In Excel müsstest du dafür Hilfsspalten und Pivot-Tabellen bauen und bei jedem neuen Kunden nachziehen.

• Kein Excel-Bug-Risiko bei Formeln

  Vorlagen aus dem Netz haben regelmäßig Formel-Fehler: falsche Behandlung von Nachtschichten über 24:00 Uhr, Sommerzeit-Umstellung, Verwechslung von Stunden-als-Dezimal mit Uhrzeit-Format, kaputte Summen bei leeren Zellen. Diese Bugs entstehen leise und werden oft erst bei der Lohnabrechnung entdeckt. evaluateMe rechnet die Zeiten serverseitig auf Basis einer durchgetesteten Logik, Lücken zwischen Einträgen werden mit Minutenangabe markiert und überlappende Einträge an einem Tag beim Speichern hart blockiert.

• Stundenkonto automatisch und native XRechnung ab Business

  Soll/Ist-Saldo, Übertrag aus dem Vormonat, Resturlaub: in Excel jedes Mal frickeln, in evaluateMe Standardansicht. Der kostenlose Light-Plan (1 Nutzer, dauerhaft) deckt Tracking und Stundenkonto ab, Rechnungen sind nicht enthalten. Wer am Monatsende abrechnen muss, schaltet auf Business und erzeugt direkt XRechnung und ZUGFeRD (EN 16931); bei Excel endet die Kette beim Stundenzettel als PDF.

Feature-Matrix

Preise im Vergleich

Stand: 8. Juni 2026

Migration & Datenübernahme

Häufige Fragen zum Vergleich

Ist eine Excel-Vorlage rechtlich überhaupt erlaubt für die Arbeitszeit-Erfassung?

Ja, das BAG hat in der Entscheidung 1 ABR 22/21 klargestellt, dass die Erfassung „objektiv und verlässlich" sein muss, aber nicht zwingend elektronisch. Eine Excel-Vorlage erfüllt formal die Anforderung, solange Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit nachvollziehbar dokumentiert sind. Der Knackpunkt ist die Manipulationssicherheit: ohne Audit-Log lässt sich im Zweifel schwer beweisen, dass die Einträge nicht nachträglich verändert wurden. Das geplante Arbeitszeiterfassungsgesetz des BMAS soll perspektivisch eine elektronische Erfassung verlangen, mit Übergangsfristen für KMU (Stand Juni 2026).

Reicht eine Excel-Vorlage für einen Solo-Selbstständigen?

Wahrscheinlich ja, wenn du keine Mitarbeiter hast und keine XRechnungs-Pflicht abdecken musst. Die BAG-Pflicht zur Arbeitszeit-Erfassung gilt für Arbeitgeber gegenüber ihren Arbeitnehmern, als Solo-Selbstständiger erfasst du Zeiten höchstens für die eigene Rechnungsstellung, nicht für eine Aufsichtsbehörde. Sobald du aber eine Werkstudentin oder Aushilfe einstellst, kippt die Situation.

Was passiert, wenn ich Excel-Stunden im Streitfall vor Gericht nachweisen muss?

Ein Excel-File ohne Versionierung und ohne Audit-Log ist als Beweismittel schwächer als ein System mit dokumentierten Änderungs-Logs. Im Zweifel kann die Gegenseite argumentieren, die Datei sei nachträglich angepasst worden. Wer regelmäßig PDF-Snapshots ablegt oder die Datei in eine versionierte Ablage (z.B. SharePoint mit Versionshistorie) packt, verbessert die Beweislage, kommt aber nicht an einen echten Audit-Log heran. Im Zweifel: einen Arbeitsrechts-Spezialisten fragen, das hier ist kein Rechtsrat.

Was sind die typischen Excel-Bugs in Zeiterfassungs-Vorlagen?

Die häufigsten Fallen: Zeiten über 24:00 Uhr werden falsch summiert (Format hh:mm bricht), Sommerzeit-/Winterzeit-Umstellung wird nicht erkannt, Pausen als Dezimal statt Uhrzeit eingetragen (0,5 statt 00:30), Summen-Formeln, die leere Zellen als 0 lesen und so Stunden „verschlucken", Wochenend-Zuschläge mit falscher WENN-Logik. Diese Fehler entstehen leise und fallen oft erst auf, wenn die Lohnabrechnung nicht stimmt.

Kann ich Excel und evaluateMe parallel nutzen?

Klar, aber lohnt sich selten. Wer evaluateMe nutzt, hat die Zeiten in einer Quelle, wer parallel Excel pflegt, hat zwei Quellen und damit zwei Risiken für Abweichungen. Sinnvoller: einen Stichtag setzen, ab dem Excel nur noch Archiv ist.