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Zeiterfassung für Nachhilfe- & Musikschulen

Du leitest eine Nachhilfe- oder Musikschule mit Honorarkräften, kleinen Gruppen und einem Stundenplan, der mit den Schulferien atmet. Am Monatsende fragst du dich, wer welche Unterrichtseinheiten gab. evaluateMe trackt Unterrichtsstunden pro Lehrkraft und Gruppe, trennt Honorar- von Festangestellten-Konten und liefert Belege für die Statusfeststellung.

Unterrichtseinheiten pro Lehrkraft und Gruppe sauber führen, ohne in die Honorar-Falle zu tappen.

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Zeiterfassung für Nachhilfe- & Musikschulen

Was nervt, und wie evaluateMe es löst

Honorarkräfte und Scheinselbstständigkeit

Lehrkräfte, die fest in den Stundenplan eingebunden sind und nur für dich arbeiten, gelten nach dem Herrenberg-Urteil schnell als abhängig beschäftigt, mit vier Jahren rückwirkender Nachzahlung.

Honorar und Festanstellung getrennt

Honorarkräfte und Angestellte laufen mit eigenen Profilen: Honorar auf Basis der Unterrichtseinheiten, Festangestellte mit Stundenkonto und Soll/Ist, getrackte Stunden als Beleg für die Statusprüfung.

Kleine Gruppen, viele Räume

Eine Unterrichtseinheit hat oft zwei bis vier Schüler:innen, und du willst wissen, welche Gruppe in welchem Raum war und was sich pro Gruppen-Stunde rechnet.

Gruppen als Kategorien

Gruppen hinterlegst du als Kunden, die Lehrkraft trackt die Einheit auf die Gruppe, die Auswertung zeigt Auslastung pro Gruppe und pro Lehrkraft.

Urlaub und Krankheit im festen Kern-Team

Deine festangestellten Lehrkräfte und das Büro haben Urlaubsanspruch und melden sich krank, du brauchst eine Stelle, an der Anträge eingehen, genehmigt werden und der Resturlaub stimmt.

Urlaub beantragen, genehmigen, im Blick behalten

Festangestellte beantragen Urlaub und melden sich krank, der Antrag landet in der Team-Inbox zum Genehmigen oder Ablehnen, der Urlaubssaldo zeigt Jahresanspruch, Resturlaub und Verfügbares im Detail.

Feiertage verzerren das Stundenbild

Gesetzliche Feiertage liegen je nach Bundesland unterschiedlich, und an einem Feiertag darf für Festangestellte kein Soll als offene Stunde stehenbleiben.

Feiertage je Bundesland zentral gepflegt

Die gesetzlichen Feiertage werden pro Jahr nach hinterlegtem Bundesland importiert und auf alle aktiven Nutzer ausgespielt; betriebliche Sondertage und halbe Tage trägst du manuell nach.

Typischer Tag mit evaluateMe

  1. 1 Standorte, Lehrkräfte und Gruppen anlegen

    Lehrkräfte als Nutzer einladen, Standorte und Gruppen als Kunden anlegen, das passende Bundesland für die Feiertage hinterlegen und Festangestellten ein Arbeitszeitmodell mit Soll-Stunden zuweisen.

  2. 2 Unterrichtseinheit tracken

    Die Lehrkraft trackt die Einheit auf die Gruppe per Stoppuhr oder direktem Eintrag, am Browser oder in der iOS- und Android-App, Standort und Gruppe als Kategorie sichtbar.

  3. 3 Monatsabschluss: Auswertung und Stundennachweis

    Über den Auswertungs-Wizard ziehst du die Stunden pro Lehrkraft, Gruppe und Standort als Bericht, Festangestellte über das Stundenkonto, alles als PDF oder CSV exportierbar.

Häufige Fragen aus dieser Branche

Wie hilft evaluateMe gegen Scheinselbstständigkeit bei Honorar-Lehrkräften?
Das Tool trennt Honorar- und Angestellten-Profile sauber und zwingt Honorarkräfte nicht in feste Schichtpläne. Nach dem Herrenberg-Urteil ist die Einbindung in den Schulbetrieb ein starkes Indiz für abhängige Beschäftigung, die Einordnung gehört rechtlich geprüft, evaluateMe liefert nur die Belege für die getrackten Unterrichtseinheiten.
Wie behalte ich Urlaub und Krankmeldungen im festen Team im Blick?
Festangestellte beantragen Urlaub und melden sich krank; Anträge laufen in die Team-Inbox, die du als Admin mit einem Klick genehmigst oder mit Begründung ablehnst. Der Urlaubssaldo zeigt Jahresanspruch, Resturlaub aus dem Vorjahr und das noch Verfügbare im Detail.
Lassen sich Gruppen-Stunden pro Schüler:in auswerten?
Du legst Gruppen als Kunden mit den enthaltenen Schüler:innen an und trackst die Unterrichtseinheit auf die Gruppe. Die Auswertung liefert die Stunden-Basis pro Gruppe und Standort, die Einzelabrechnung pro Schüler:in selbst gehört in eine Verwaltungssoftware.

Vergleich mit gängigen Tools

Begriffe rund um die Branche

Häufige Fragen

Quellen

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