Wie viel Urlaub bekommt ein Mitarbeiter, der mitten im Jahr anfängt?

Das hängt an der Wartezeit. Wer bis zum 1. Juli eintritt, erfüllt die sechs Monate noch im selben Kalenderjahr und hat den vollen Jahresanspruch (§ 4 BUrlG). Wer später eintritt, bekommt Teilurlaub: ein Zwölftel des Jahresurlaubs je vollem Beschäftigungsmonat, Bruchteile ab einem halben Tag aufgerundet (§ 5 BUrlG). evaluateMe rechnet beide Fälle selbst, du musst nichts in Excel kopfrechnen.

Wie wird Urlaub bei Teilzeit berechnet?

Über das Arbeitszeitmodell. Jedes Modell legt Wochenstunden, Arbeitstage und Urlaubstage pro Jahr fest, das Teilzeit-Modell mit vier Arbeitstagen also weniger Urlaubstage als das Vollzeit-Modell. Wechselt jemand mitten im Jahr das Modell, bleibt die Historie erhalten, und der Jahresanspruch entsteht zeitanteilig aus beiden Modellen.

Können wir Vorlagen für Arbeitszeitmodelle anlegen?

Ja. Arbeitszeitmodelle sind Vorlagen mit Wochenstunden (Dezimal), Arbeitstagen und Urlaubstagen pro Jahr. Du legst die gängigen Modelle einmal an und ordnest jedem Nutzer genau ein Modell ab Datum zu, statt jedes Mal Stunden pro Tag einzutragen.

Was, wenn jemand kein eigenes E-Mail-Postfach hat?

Die Einladung läuft über E-Mail, einen anderen Weg ins Konto gibt es nicht. Bei Teams ohne persönliche Postfächer, häufig in Pflege und Gastro, geht die Einladung üblicherweise an eine Sammeladresse. Das ist eine Org-interne Entscheidung.

Lösung

Onboarding neuer Mitarbeiter

Neuer Mitarbeiter beginnt am 15. März, 30 Stunden die Woche. Wer das mit Excel und Kalender macht, hält Wochenstunden, Urlaubsanspruch und Stundenkonto in drei getrennten Dateien, die spätestens im nächsten Quartal auseinanderlaufen. evaluateMe legt Arbeitszeitmodell, Stundenkonto und Urlaubssaldo beim Anlegen im selben Tool an. Team-Accounts gibt es ab dem Basic-Tarif.

Vom unterschriebenen Vertrag zum getrackten Tag eins, mit Arbeitszeitmodell, Stundenkonto und Urlaubssaldo von Anfang an im selben Tool.

Wo es heute klemmt

Vertragsdaten landen in drei Tools gleichzeitig
Wochenstunden im Arbeitsvertrag, Urlaubsanspruch in einer Excel, Probezeit-Ende im Kalender des Lead. Am Ende des ersten Quartals stimmen die drei Datenpunkte dann nicht mehr überein.
Urlaubsanspruch im Eintrittsjahr ist Handarbeit
Der volle Jahresanspruch entsteht erst nach sechs Monaten Wartezeit (§ 4 BUrlG). Wer bis zum 1. Juli anfängt, erfüllt die Wartezeit noch im selben Kalenderjahr und bekommt trotzdem den vollen Anspruch. Wer später kommt, bekommt ein Zwölftel je vollem Monat (§ 5 BUrlG). Diese Unterscheidung geht in Excel regelmäßig unter.
Teilzeit-Urlaub falsch angesetzt
Ein Modell mit 30 Stunden auf vier Tage hat weniger Urlaubstage als eine Fünf-Tage-Woche, weil derselbe Urlaub in Wochen gerechnet wird: sechs Wochen sind bei fünf Arbeitstagen 30 Tage, bei vier Arbeitstagen 24. Wer das nicht sauber abbildet, gewährt entweder zu viel oder löst eine unnötige Diskussion aus.
Tracking startet zu spät oder mit Lücken
Die App-Einrichtung passiert „nächste Woche, wenn ich Zeit habe". Bis dahin trackt der neue Kollege auf Papier, das später jemand übertragen muss, und dabei entstehen Lücken im Stundenkonto.

Wie evaluateMe das löst

Einladung per E-Mail, Onboarding in einem Rutsch
Der Lead trägt Name, E-Mail, Startdatum und Wochenstunden ein und schickt eine Einladung. Der neue Mitarbeiter klickt auf den Link, setzt sein Passwort, ist drin. Vom Klick im Admin-Bereich bis zum ersten Eintrag vergehen Minuten.
Wochenarbeitszeit-Modell statt Freitext
Statt „30 Stunden, irgendwie verteilt" gibt es Wochenarbeitszeit-Modelle: Tage, Stunden pro Tag, Halbtage. Du legst gängige Modelle einmal an (Vollzeit 40h, Teilzeit 30h Mo–Do, …) und ordnest sie neuen Leuten per Klick zu.
Urlaubsanspruch nach BUrlG statt nach Bauchgefühl
evaluateMe rechnet den Jahresanspruch nach § 4 und § 5 BUrlG: Eintritt bis 1. Juli, Wartezeit im Jahr erfüllt, voller Anspruch. Eintritt danach, ein Zwölftel je vollem Beschäftigungsmonat, Bruchteile ab einem halben Tag aufgerundet. Der Urlaubssaldo zeigt die Rechnung offen: Jahresanspruch plus Resturlaub Vorjahr minus verbraucht ergibt verfügbar.
Arbeitszeitmodell ab Eintrittsdatum
Im Detail des Mitarbeiters legst du das Arbeitszeitmodell ab Datum fest. Wechselt jemand später von Teilzeit auf Vollzeit, hängst du einfach ein neues Modell ab dem Stichtag an, die Historie bleibt erhalten, das Stundenkonto rechnet ab da mit dem neuen Soll.

So sieht der Ablauf aus

1
Einladung im Admin-Bereich vorbereiten
Lead öffnet die Nutzerverwaltung, klickt „Einladen". Im Detail des Nutzers stehen Name, E-Mail, Rolle und das Arbeitszeitmodell ab Datum. Die Einladung geht per E-Mail mit Aktivierungs-Link raus.
2
Mitarbeiter akzeptiert die Einladung
E-Mail mit Link kommt an, Passwort setzen, fertig. Beim ersten Login sieht der neue Kollege seine Wochenarbeitszeit, sein Stundenkonto und seinen Urlaubsanspruch sofort.
3
Urlaubssaldo steht bereit
Der Anspruch fürs Eintrittsjahr steht schon am ersten Tag, gerechnet nach der Wartezeit-Regel des BUrlG. Der Urlaubssaldo zeigt das Detail: Jahresanspruch plus Resturlaub Vorjahr minus verbraucht gleich verfügbar, für Lead und Mitarbeiter dasselbe Bild.
4
Tracking startet
Das Stundenkonto läuft mit Soll/Ist auf Tagesbasis. Erfasste Stunden, Urlaub, Krank und Feiertag tauchen als Tages-Stati in der Monatsübersicht auf, der neue Kollege sieht seinen Saldo von Anfang an.
5
Lead sieht den Mitarbeiter in der Übersicht
In der Team-Ansicht erscheint der neue Kollege mit Soll, Ist, Saldo und Urlaubsanspruch. Urlaubsanträge laufen ab Tag eins über die Approval-Inbox, Krankmeldungen trägt er direkt ein.

Häufige Fragen

Wie viel Urlaub bekommt ein Mitarbeiter, der mitten im Jahr anfängt?: Das hängt an der Wartezeit. Wer bis zum 1. Juli eintritt, erfüllt die sechs Monate noch im selben Kalenderjahr und hat den vollen Jahresanspruch (§ 4 BUrlG). Wer später eintritt, bekommt Teilurlaub: ein Zwölftel des Jahresurlaubs je vollem Beschäftigungsmonat, Bruchteile ab einem halben Tag aufgerundet (§ 5 BUrlG). evaluateMe rechnet beide Fälle selbst, du musst nichts in Excel kopfrechnen.
Wie wird Urlaub bei Teilzeit berechnet?: Über das Arbeitszeitmodell. Jedes Modell legt Wochenstunden, Arbeitstage und Urlaubstage pro Jahr fest, das Teilzeit-Modell mit vier Arbeitstagen also weniger Urlaubstage als das Vollzeit-Modell. Wechselt jemand mitten im Jahr das Modell, bleibt die Historie erhalten, und der Jahresanspruch entsteht zeitanteilig aus beiden Modellen.
Können wir Vorlagen für Arbeitszeitmodelle anlegen?: Ja. Arbeitszeitmodelle sind Vorlagen mit Wochenstunden (Dezimal), Arbeitstagen und Urlaubstagen pro Jahr. Du legst die gängigen Modelle einmal an und ordnest jedem Nutzer genau ein Modell ab Datum zu, statt jedes Mal Stunden pro Tag einzutragen.
Was, wenn jemand kein eigenes E-Mail-Postfach hat?: Die Einladung läuft über E-Mail, einen anderen Weg ins Konto gibt es nicht. Bei Teams ohne persönliche Postfächer, häufig in Pflege und Gastro, geht die Einladung üblicherweise an eine Sammeladresse. Das ist eine Org-interne Entscheidung.

Onboarding neuer Mitarbeiter

Wo es heute klemmt

Wie evaluateMe das löst

So sieht der Ablauf aus

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