Lösung
Onboarding neuer Mitarbeiter
Neuer Mitarbeiter beginnt am 15. März, 30 Stunden die Woche. Wer das mit Excel und Kalender macht, hält Wochenstunden, Urlaubsanspruch und Stundenkonto in drei getrennten Dateien, die spätestens im nächsten Quartal auseinanderlaufen. evaluateMe legt Arbeitszeitmodell, Stundenkonto und Urlaubssaldo beim Anlegen im selben Tool an.
Vom unterschriebenen Vertrag zum getrackten Tag eins, mit Arbeitszeitmodell, Stundenkonto und Urlaubssaldo von Anfang an im selben Tool.
Wo es heute klemmt
- Vertragsdaten landen in drei Tools gleichzeitig
Wochenstunden im Arbeitsvertrag, Urlaubsanspruch in einer Excel, Probezeit-Ende im Kalender des Lead. Wer Pech hat, stimmen die drei Datenpunkte am Ende des ersten Quartals nicht mehr überein.
- Urlaubsanspruch bei Eintritt mitten im Jahr ist Handarbeit
Ein Mitarbeiter, der am 15. März anfängt, hat nicht den vollen Jahresanspruch. Wer den anteiligen Anspruch jedes Mal in Excel rechnet, baut früher oder später einen Fehler ein. Spätestens beim ersten Antrag wird das peinlich.
- Teilzeit-Urlaub falsch angesetzt
Ein Modell mit 30 Stunden auf vier Tage hat einen anderen Urlaubsanspruch als Vollzeit. Wer das nicht sauber pro rata abbildet, gewährt entweder zu viel, oder löst eine unnötige Diskussion aus.
- Tracking startet zu spät oder mit Lücken
Die App-Einrichtung passiert „nächste Woche, wenn ich Zeit habe". Bis dahin trackt der neue Kollege auf Papier, das später jemand übertragen muss, und dabei entstehen Lücken im Stundenkonto.
Wie evaluateMe das löst
- Einladung per E-Mail, Onboarding in einem Rutsch
Der Lead trägt Name, E-Mail, Startdatum und Wochenstunden ein und schickt eine Einladung. Der neue Mitarbeiter klickt auf den Link, setzt sein Passwort, ist drin. Vom Klick im Admin-Bereich bis zum ersten Eintrag vergehen Minuten.
- Wochenarbeitszeit-Modell statt Freitext
Statt „30 Stunden, irgendwie verteilt" gibt es Wochenarbeitszeit-Modelle: Tage, Stunden pro Tag, Halbtage. Du legst gängige Modelle einmal an (Vollzeit 40h, Teilzeit 30h Mo–Do, …) und ordnest sie neuen Leuten per Klick zu.
- Urlaub anteilig reduziert bei Eintritt mitten im Jahr
Steigt jemand mitten im Jahr ein oder arbeitet Teilzeit, reduziert evaluateMe den Urlaubsanspruch pro rata, der Urlaubssaldo zeigt das Berechnungs-Detail: Jahresanspruch plus Resturlaub Vorjahr minus verbraucht ergibt verfügbar. Der Lead muss nicht in Excel rechnen.
- Arbeitszeitmodell ab Eintrittsdatum
Im Detail des Mitarbeiters legst du das Arbeitszeitmodell ab Datum fest. Wechselt jemand später von Teilzeit auf Vollzeit, hängst du einfach ein neues Modell ab dem Stichtag an, die Historie bleibt erhalten, das Stundenkonto rechnet ab da mit dem neuen Soll.
So sieht der Ablauf aus
- 1 Einladung im Admin-Bereich vorbereiten
Lead öffnet die Nutzerverwaltung, klickt „Einladen". Im Detail des Nutzers stehen Name, E-Mail, Rolle und das Arbeitszeitmodell ab Datum. Die Einladung geht per E-Mail mit Aktivierungs-Link raus.
- 2 Mitarbeiter akzeptiert die Einladung
E-Mail mit Link kommt an, Passwort setzen, fertig. Beim ersten Login sieht der neue Kollege seine Wochenarbeitszeit, sein Stundenkonto und seinen Urlaubsanspruch sofort.
- 3 Urlaubssaldo steht bereit
Bei Eintritt mitten im Jahr oder Teilzeit ist der Anspruch pro rata reduziert. Der Urlaubssaldo zeigt das Detail: Jahresanspruch plus Resturlaub Vorjahr minus verbraucht gleich verfügbar, transparent für Lead und Mitarbeiter.
- 4 Tracking startet
Das Stundenkonto läuft mit Soll/Ist auf Tagesbasis. Erfasste Stunden, Urlaub, Krank und Feiertag tauchen als Tages-Stati in der Monatsübersicht auf, der neue Kollege sieht seinen Saldo von Anfang an.
- 5 Lead sieht den Mitarbeiter in der Übersicht
In der Team-Ansicht erscheint der neue Kollege mit Soll, Ist, Saldo und Urlaubsanspruch. Genehmigungen für Urlaub und Krank laufen ab Tag eins über die Approval-Inbox.
Häufige Fragen
- Wie viel Urlaub bekommt ein Mitarbeiter, der mitten im Jahr anfängt?
- Bei Eintritt mitten im Jahr reduziert evaluateMe den Urlaubsanspruch anteilig (pro rata). Der Urlaubssaldo zeigt das Berechnungs-Detail offen an: Jahresanspruch plus Resturlaub Vorjahr minus verbraucht ergibt verfügbar. Du musst nichts in Excel kopfrechnen.
- Wie wird Urlaub bei Teilzeit berechnet?
- Über das Arbeitszeitmodell. Ein Modell legt Wochenstunden, Arbeitstage und Urlaubstage pro Jahr fest; bei Teilzeit reduziert evaluateMe den Urlaub pro rata. Wechselt jemand mitten im Jahr das Modell, bleibt die Historie erhalten und der Saldo rechnet ab dem Stichtag mit dem neuen Modell.
- Können wir Vorlagen für Arbeitszeitmodelle anlegen?
- Ja. Arbeitszeitmodelle sind Vorlagen mit Wochenstunden (Dezimal), Arbeitstagen und Urlaubstagen pro Jahr. Du legst die gängigen Modelle einmal an und ordnest jedem Nutzer genau ein Modell ab Datum zu, statt jedes Mal Stunden pro Tag einzutragen.
- Was, wenn jemand kein eigenes E-Mail-Postfach hat?
- Die Einladung läuft über E-Mail, das ist der einzige unterstützte Onboarding-Weg im Standard-Tarif. Bei Teams ohne persönliche Postfächer (häufig in Pflege, Gastro) wird die Einladung üblicherweise an eine Sammeladresse gehen, das ist eine Org-interne Entscheidung. Stempel-Terminals mit PIN-Login sind für Enterprise angedacht und werden auf Anfrage umgesetzt, diese Funktion ist aber noch nicht verfügbar.
Vergleich mit gängigen Tools
- evaluateMe vs. PersonioDACH-HR-Plattform mit Recruiting, Onboarding und Lohnabrechnung, gegen ein schlankes Tool, das Zeiterfassung und Rechnungen für kleine Teams ohne HR-Apparat abdeckt.
- evaluateMe vs. MOCOMarktreifes Schweizer Agentur-ERP mit großem Funktionsumfang, gegen schlankes DACH-Compliance-Tool zum Bruchteil des Preises.
- evaluateMe vs. aworkAusgereiftes Hamburger Projektmanagement-Tool mit Workload-Planung, gegen ein schlankes DACH-Tool, das Zeiten und Rechnungen im selben Produkt hält.