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Lösung

Urlaubsplanung im Team

Urlaubsplanung lebt in den meisten Teams in E-Mail, Excel und Outlook-Kalender, drei Quellen, die nicht miteinander reden. Der Resturlaub am Jahresende ist ein Rätsel, die Pro-rata-Rechnung Handarbeit. evaluateMe macht daraus Anträge in der Admin-Inbox mit One-Click-Genehmigung und einem Urlaubssaldo, der sich selbst rechnet.

Wer ist wann weg, wie viel Resturlaub ist noch da, was muss der Lead genehmigen, alles an einer Stelle.

Wo es heute klemmt

  • Niemand weiß, wer wann weg ist

    Eine E-Mail an den Lead, eine Notiz im Wiki, ein Eintrag im Outlook-Kalender, drei Quellen, keine ist die richtige. Wer wann Urlaub oder Krank ist, lässt sich nirgends auf einen Blick sehen.

  • Genehmigung per E-Mail dauert ewig

    Mitarbeiter schreibt eine Mail, der Lead antwortet zwei Tage später, die HR pflegt es in eine Tabelle. Bis der Eintrag im Team-Kalender steht, sind eine Woche vergangen, und der Resturlaub steht in einer anderen Spalte als der genehmigte Urlaub.

  • Saldo-Berechnung mit pro-rata ist Handarbeit

    Der volle Urlaubsanspruch entsteht nach sechs Monaten BUrlG-Wartezeit. Wer so spät anfängt, dass diese Wartezeit im selben Kalenderjahr nicht mehr abläuft, bekommt pro vollem Beschäftigungsmonat ein Zwölftel. Wer früher anfängt, den vollen Anspruch. Diese Unterscheidung machen die meisten Teams im Kopf, und bei Teilzeit oder einem Wechsel des Stundenmodells wird das fehleranfällig.

  • Resturlaub am Jahresende ist undurchsichtig

    Wie viel Resturlaub jeder noch hat, steht meist in einer Tabelle, die niemand pflegt. Verfällt der Rest zum Stichtag oder rollt er weiter? Ohne klare Regel und sichtbaren Saldo bleibt alter Urlaub ewig stehen, oder fällt unbemerkt weg.

Wie evaluateMe das löst

  • Approval-Inbox für Urlaubsanträge

    Antrag landet in der Approval-Inbox des Leads, Genehmigung mit One-Click, Ablehnung mit Begründung. Mitarbeiter bekommt die Antwort als Benachrichtigung. Approval-Inbox ist ab dem Basic-Plan enthalten.

  • Team-Abwesenheitskalender

    Urlaub, Krank und Feiertage des ganzen Teams stehen in einer Bandansicht über das Jahr: eine Zeile pro Person, eine Spalte pro Tag.

  • Automatische Saldo-Berechnung mit Pro-rata

    Den Jahresanspruch (Urlaubstage/Jahr) legst du im Arbeitszeitmodell fest; Teilzeit reduziert ihn anteilig. Sonderurlaub gewährt der Admin manuell. Bei Eintritt mitten im Jahr entscheidet das Tool nach BUrlG selbst, ob der volle Anspruch entsteht oder pro vollem Monat ein Zwölftel. Genehmigte Urlaubstage werden sofort vom Saldo abgezogen, offene Anträge dagegen nur reserviert.

  • Klare Verfalls-Regel für Resturlaub

    Eine org-weite Urlaubs-Richtlinie legt fest, wie mit Resturlaub umgegangen wird: Standard ist „Kein Verfall“ (rollt unbegrenzt weiter), alternativ „Verfällt zu Stichtag“. Der Urlaubssaldo zeigt jederzeit Jahresanspruch, Resturlaub aus dem Vorjahr, Verbrauchtes und Verfügbares.

So sieht der Ablauf aus

  1. 1
    Mitarbeiter beantragt Urlaub

    Im Web oder per iOS-/Android-App: Zeitraum auswählen, optional eine Notiz. Der Antrag landet sofort in der Approval-Inbox des zuständigen Leads.

  2. 2
    Lead bekommt eine Benachrichtigung

    Eine Mail- oder Push-Benachrichtigung weist auf den neuen Antrag hin. In der Admin-Inbox sieht der Lead alle offenen Anträge mit Filter-Tabs (Offen/Genehmigt/Abgelehnt/Alle), keine separate Excel nötig.

  3. 3
    Lead genehmigt mit One-Click

    Genehmigen oder mit Begründung ablehnen. Die Antwort geht direkt an den Mitarbeiter.

  4. 4
    Saldo aktualisiert sich

    Genehmigte Urlaubstage werden vom Urlaubssaldo abgezogen. Teilzeit senkt den Anspruch anteilig, und bei einem Eintritt mitten im Jahr rechnet das Tool nach BUrlG.

  5. 5
    Team-Kalender zeigt es

    Sobald genehmigt, erscheint der Urlaub in der Team-Kalenderansicht, sichtbar für alle, die Zugriff darauf haben.

Häufige Fragen

Wie wird Resturlaub behandelt?
Über eine org-weite Urlaubs-Richtlinie: Standard ist „Kein Verfall“ (Resturlaub rollt unbegrenzt weiter), alternativ „Verfällt zu Stichtag“. Der Urlaubssaldo weist Resturlaub aus dem Vorjahr separat aus. Siehe auch Wann verfällt Resturlaub?.
Was passiert mit Resturlaub am Jahresende?
Das hängt von der gewählten Urlaubs-Richtlinie ab. Bei „Kein Verfall“ rollt der Rest unbegrenzt weiter; bei „Verfällt zu Stichtag“ wird zum hinterlegten Stichtag bereinigt. Die arbeitsrechtliche Bewertung nach BUrlG bleibt Sache des Arbeitgebers, siehe auch Wann verfällt Resturlaub?.
Sehen wir Urlaub und Krank fürs ganze Team?
Ja, der Team-Abwesenheitskalender zeigt Urlaub und Krank fürs ganze Team. Harte Vertretungs-Mappings (z.B. „X vertritt Y“) sind aktuell nicht im Tool, wer das braucht, kann es als Kommentar zum Antrag mitgeben.

Vergleich mit gängigen Tools

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Quellen

Stand:

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