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Lösung

XRechnung an Behörden senden

Seit November 2020 verlangen Bundesbehörden für B2G-Rechnungen ab Bagatellgrenze die XRechnung im EN-16931-Format. PDF allein reicht nicht, die Leitweg-ID muss stimmen, Pflichtfelder dürfen nicht fehlen. evaluateMe macht daraus einen normalen Rechnungs-Workflow, die XRechnung entsteht aus den erfassten Stunden, mit Pflichtfeld-Prüfung vor der Finalisierung.

XRechnung 3.x mit hinterlegter Leitweg-ID erzeugen, aus den erfassten Stunden, ohne Excel-Detour.

Wo es heute klemmt

  • B2G-Pflicht ist gesetzlicher Standard, nicht optional

    Für Bundesbehörden gilt die E-Rechnungs-Verordnung des Bundes seit 27.11.2020, strukturierte E-Rechnung ist Pflicht, einfaches PDF wird abgewiesen. Bundesländer haben das mit eigenen Gesetzen gestaffelt eingeführt, der Auftraggeber bestimmt die Plattform.

  • Leitweg-ID falsch und die Rechnung kommt zurück

    Die Leitweg-ID routet die Rechnung intern zum richtigen Sachbearbeiter. Sie hat eine feste Syntax mit Prüfziffer; wer eine Ziffer dreht, bekommt eine Fehlermeldung vom Eingangsportal, und schickt nochmal.

  • Verkäuferseitige Pflichtfelder fehlen, und die Erzeugung scheitert

    XRechnung verlangt mehr Pflichtangaben als ein klassisches PDF, Firmenname, Absender-Adresse, Bankverbindung, Steuer-IDs. Fehlt davon etwas, lässt sich gar keine valide E-Rechnung bauen.

  • Stunden in einer Liste, Rechnung von Hand getippt

    Wer die geleisteten Stunden in Excel sammelt und die Behörden-Rechnung dann separat tippt, doppelt die Arbeit und riskiert Übertragungsfehler, gerade bei der streng formatierten XRechnung.

Wie evaluateMe das löst

  • XRechnung 3.x und ZUGFeRD 2.x aus demselben Datensatz

    evaluateMe erzeugt XRechnung (Version 3.x) und auf Wunsch ZUGFeRD (2.x ab Profil EN 16931, PDF/A-3 mit eingebettetem XML) aus denselben Rechnungsdaten. Die fertige Datei lädst du herunter oder verschickst sie per E-Mail an die Behörde.

  • Leitweg-ID pro Kunde, Pflichtfelder erzwungen

    Die Leitweg-ID wird pro Behörden-Kunde im Stammdatensatz hinterlegt; evaluateMe validiert sie für B2G. Die verkäuferseitigen E-Rechnungs-Pflichtangaben pflegst du zentral, eine Warnung zählt fehlende Pflichtfelder und blockiert XRechnung/ZUGFeRD, bis alles vollständig ist.

  • Rechnung direkt aus den erfassten Stunden

    Die Monatsabrechnung erzeugt pro Kunde einen Rechnungs-Entwurf aus den getrackten, abrechenbaren Stunden, für Sonderfälle geht auch ein manueller Entwurf ohne Stunden-Basis. Kein doppeltes Tippen, kein Excel-Detour.

  • PDF immer dabei, XML optional zusätzlich

    Jede Rechnung gibt es als PDF; XRechnung-XML bzw. ZUGFeRD kommt optional zusätzlich. Finalisierte Rechnungen behalten ihren Stammdaten-Snapshot, spätere Layout- oder Stammdaten-Änderungen gelten erst ab dem nächsten Rechnungs-Lauf.

So sieht der Ablauf aus

  1. 1
    Behörden-Kunde mit Leitweg-ID anlegen

    Behörde einmal in den Kunden-Stammdaten hinterlegen, Name, Anschrift, Standard-Stundensatz und die Leitweg-ID für B2G. Verkäuferseitige E-Rechnungs-Pflichtangaben (Firma, Adresse, Bank, Steuer-IDs) pflegst du zentral einmal.

  2. 2
    Stunden dem Behörden-Kunden zuordnen

    Wie bei jedem anderen Kunden: Stunden auf die Kategorie buchen, Stundensatz hinterlegen, abrechenbare Buchungen freigeben.

  3. 3
    Rechnung aus den Stunden erzeugen

    evaluateMe baut den Rechnungs-Entwurf aus den freigegebenen Positionen. Fehlende Pflichtfelder blockieren die XRechnung/ZUGFeRD-Erzeugung, die Warnung zeigt sofort, was noch fehlt.

  4. 4
    XRechnung/ZUGFeRD finalisieren und versenden

    Beim Finalisieren vergibt evaluateMe die Rechnungsnummer und erzeugt PDF plus XRechnung-XML (oder ZUGFeRD mit eingebettetem XML). Die Dateien lädst du herunter oder verschickst sie per E-Mail an die Behörde.

  5. 5
    Zahlung verbuchen, Beleg übergeben

    Wenn Lexoffice- oder sevdesk-Sync (ab Business) aktiv ist, wandert die finalisierte Rechnung mit PDF-Anhang automatisch in die Buchhaltung. Der GoBD-taugliche Stundennachweis hängt pro Rechnung bei.

Häufige Fragen

Was ist die Leitweg-ID und wo finde ich die?
Die Leitweg-ID identifiziert die exakte Verwaltungsstelle, an die deine Rechnung adressiert ist, Bund, Land, Kommune oder Behörde mit Unterstruktur. Die ID muss dir der Auftraggeber bei der Beauftragung mitteilen; sie steht meist in der Bestellung oder der Vergabe-Unterlage. In evaluateMe hinterlegst du sie im Kunden-Stammdatensatz; sie wird für B2G validiert.
Kann ich auch ZUGFeRD statt XRechnung erzeugen?
Bundesbehörden verlangen ab E-RechV in der Regel XRechnung, ZUGFeRD ist nur dann zulässig, wenn der Empfänger es ausdrücklich akzeptiert. Im B2B-Umfeld oder bei einigen Ländern reicht ZUGFeRD ab Profil EN 16931. evaluateMe erzeugt beides aus derselben Datenbasis; was der Empfänger nimmt, hängt am Empfänger.
Wie kommt die fertige XRechnung zur Behörde?
evaluateMe erzeugt die XRechnung als XML und die Rechnung als PDF (bei ZUGFeRD mit eingebettetem XML). Die Dateien lädst du herunter oder verschickst sie per E-Mail an die Behörde. Das Hochladen in die jeweilige Eingangsplattform der Behörde übernimmst du selbst.
Was passiert, wenn Pflichtfelder fehlen?
Solange verkäuferseitige Pflichtangaben fehlen, blockiert evaluateMe die XRechnung/ZUGFeRD-Erzeugung, eine Warnung zählt die fehlenden Pflichtfelder. Sobald du sie ergänzt hast, lässt sich die Rechnung finalisieren.

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Quellen

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