Können wir verschiedene Stundensätze in einer Rechnung mischen?

Ja. Pro Kategorie lässt sich ein eigener Stundensatz (Override) hinterlegen. Auf der Rechnung erscheinen die Kategorien als getrennte Positionen mit jeweils eigener Satz-Zeile, summiert wird am Ende.

Wie verschicken wir an Lexoffice oder sevdesk?

Ab Business lässt sich pro Org der Lexoffice- oder sevdesk-Sync (OAuth) aktivieren. Jede finalisierte Rechnung wird automatisch mit Kunde, Posten, Summen und PDF-Anhang ins verknüpfte Konto übergeben.

Geht das auch monatlich automatisiert?

Im Bundle-Lauf lassen sich Termine vormerken (z. B. „immer am letzten Werktag"). evaluateMe bereitet die Rechnungen automatisch vor; der finale Versand bleibt manuell, damit niemand ein abgebrochenes Projekt aus Versehen weiterfakturiert.

Was passiert mit internen Stunden?

Ins Bundle wandern nur Buchungen auf abrechenbaren Kategorien (Typ „Nach Aufwand/Billable" oder „Festpreis"). Stunden auf internen Kategorien bleiben im Stundenkonto für eigene Auswertungen, tauchen aber weder in der Rechnung noch im Nachweis auf.

Lösung

Bundle-Versand zum Monatsende

Am Monatsende drei oder vier Einzelrechnungen pro Kunde zu schreiben ist nicht nur lästig, es nervt auch die Buchhaltung auf der anderen Seite. Bundle-Versand fasst alle abrechenbaren Stunden des Monats zu einer Rechnung zusammen, getrennt nach Projekt, mit Stundennachweis als Anhang.

Ein Kunde, ein Monat, eine Rechnung, Stundennachweis automatisch dabei.

Wo es heute klemmt

Mehrere Projekte pro Kunde, mehrere Rechnungen
Ein Kunde, drei laufende Projekte, jedes mit eigenem Stundensatz oder Tagessatz. Wer das in einzelne Rechnungen aufteilt, schickt am Monatsende drei Mails statt einer, und die Buchhaltung beim Kunden bucht dreimal denselben Vorgang.
Stundenliste muss zur Rechnung passen
Die Rechnung sagt „125 Stunden im Mai", der Kunde will sehen, an welchem Tag, an welchem Projekt, was getan wurde. Wenn der Nachweis aus einem zweiten Tool kommt, weichen die Summen gerne um eine halbe Stunde ab. Dann gibt es Rückfragen.
Bundle in Excel ist ein Donnerstag-Job
Stunden aus dem Tracking exportieren, nach Kunde und Projekt sortieren, Summen ziehen, in die Buchhaltungssoftware tippen, PDF anhängen. Pro Kunde 15 Minuten, bei 20 Kunden ist der halbe Donnerstag weg.
Verschiedene Formate je Empfänger
Eine Kanzlei will PDF, eine Behörde will XRechnung, ein Konzern will ZUGFeRD. Wenn das Tool nur ein Format kann, läuft die Hälfte parallel über einen zweiten Dienstleister.

Wie evaluateMe das löst

Bundle aus allen freigegebenen Stunden eines Monats
Pro Kunde fasst evaluateMe alle abrechenbaren Buchungen des Zeitraums in eine Rechnung. Positionen werden nach Kategorie gruppiert, Beschreibungen aus den Buchungen übernommen, Stundensatz pro Kategorie (Override) möglich.
Stundennachweis als PDF-Anhang
Die Rechnung bekommt einen Stundennachweis als zweite Seite oder separates PDF mit: Datum, Kategorie, Beschreibung, Stunden. Summen stimmen mit der Rechnungssumme zusammen, weil die Daten aus einer Quelle kommen.
PDF, XRechnung oder ZUGFeRD aus demselben Datensatz
Jede Rechnung ist immer ein PDF. Beim Versand wählst du zusätzlich XRechnung 3.x (mit Leitweg-ID-Validierung für Behörden) oder ZUGFeRD 2.x als Hybrid für B2B, alles aus demselben Datensatz, ohne zweite Erfassung.
Lexoffice- und sevdesk-Sync
Die fertige Rechnung wandert direkt in die Buchhaltung (ab Business). Kein zweiter Übertrag, kein Excel-Zwischenschritt, kein Tippfehler bei der USt-IdNr.

So sieht der Ablauf aus

1
Stichtag setzen
Einmal pro Monat das Bundle-Datum wählen (z. B. der letzte Werktag). evaluateMe schlägt automatisch alle freigegebenen, abrechenbaren Buchungen des Monats vor.
2
Kunde für Kunde prüfen
Pro Kunde wird die Vorschau angezeigt: Welche Projekte, welche Stunden, welcher Satz. Buchungen lassen sich ein- oder ausschließen, Beschreibungen vor Versand anpassen.
3
Stundennachweis anhängen
Der Nachweis wird aus denselben Buchungen erzeugt und der Rechnung als PDF-Anhang beigelegt, mit Datum, Projekt, Beschreibung und Stunden.
4
Format wählen und Vorschau
Vor dem Versand kommt die finale Vorschau. Das PDF wird visuell gezeigt; für XRechnung prüft evaluateMe Leitweg-ID und Pflichtfelder, bevor die E-Rechnung freigegeben wird.
5
Versand und Sync
Die fertige Rechnung geht per E-Mail an den Kunden, als PDF, optional zusätzlich mit XRechnung-XML oder ZUGFeRD. Der Lexoffice-/sevdesk-Sync läuft parallel mit (ab Business).

Häufige Fragen

Können wir verschiedene Stundensätze in einer Rechnung mischen?: Ja. Pro Kategorie lässt sich ein eigener Stundensatz (Override) hinterlegen. Auf der Rechnung erscheinen die Kategorien als getrennte Positionen mit jeweils eigener Satz-Zeile, summiert wird am Ende.
Wie verschicken wir an Lexoffice oder sevdesk?: Ab Business lässt sich pro Org der Lexoffice- oder sevdesk-Sync (OAuth) aktivieren. Jede finalisierte Rechnung wird automatisch mit Kunde, Posten, Summen und PDF-Anhang ins verknüpfte Konto übergeben.
Geht das auch monatlich automatisiert?: Im Bundle-Lauf lassen sich Termine vormerken (z. B. „immer am letzten Werktag"). evaluateMe bereitet die Rechnungen automatisch vor; der finale Versand bleibt manuell, damit niemand ein abgebrochenes Projekt aus Versehen weiterfakturiert.
Was passiert mit internen Stunden?: Ins Bundle wandern nur Buchungen auf abrechenbaren Kategorien (Typ „Nach Aufwand/Billable" oder „Festpreis"). Stunden auf internen Kategorien bleiben im Stundenkonto für eigene Auswertungen, tauchen aber weder in der Rechnung noch im Nachweis auf.

Bundle-Versand zum Monatsende

Wo es heute klemmt

Wie evaluateMe das löst

So sieht der Ablauf aus

Häufige Fragen

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