Lösung
Bundle-Versand zum Monatsende
Am Monatsende drei oder vier Einzelrechnungen pro Kunde zu schreiben ist lästig, und es nervt die Buchhaltung auf der anderen Seite gleich mit. Bundle-Versand fasst alle abrechenbaren Stunden des Monats zu einer Rechnung zusammen, getrennt nach Projekt, mit Stundennachweis hinten dran. Rechnungen gibt es ab dem Business-Tarif.
Ein Kunde, ein Monat, eine Rechnung, Stundennachweis automatisch dabei.
Wo es heute klemmt
- Mehrere Projekte pro Kunde, mehrere Rechnungen
Ein Kunde, drei laufende Projekte, jedes mit eigenem Stundensatz oder Tagessatz. Wer das in einzelne Rechnungen aufteilt, schickt am Monatsende drei Mails statt einer, und die Buchhaltung beim Kunden bucht dreimal denselben Vorgang.
- Stundenliste muss zur Rechnung passen
Die Rechnung sagt „125 Stunden im Mai", der Kunde will sehen, an welchem Tag, an welchem Projekt, was getan wurde. Wenn der Nachweis aus einem zweiten Tool kommt, weichen die Summen gerne um eine halbe Stunde ab. Dann gibt es Rückfragen.
- Bundle in Excel ist ein Donnerstag-Job
Stunden aus dem Tracking exportieren, nach Kunde und Projekt sortieren, Summen ziehen, in die Buchhaltungssoftware tippen, PDF anhängen. Pro Kunde 15 Minuten, bei 20 Kunden ist der halbe Donnerstag weg.
Wie evaluateMe das löst
- Bundle aus allen offenen Stunden eines Monats
Pro Kunde fasst evaluateMe alle abrechenbaren, noch nicht fakturierten Buchungen des Zeitraums in eine Rechnung. Je Abrechnungskategorie entsteht eine Position mit Stunden, Satz und Betrag. Die Bezeichnung kommt aus einer Vorlage und bleibt im Entwurf frei editierbar.
- Stundennachweis hinten dran
An das Rechnungs-PDF hängt evaluateMe den Stundennachweis: Datum, Kategorie, Beschreibung, Stunden. Die Summen gehen auf die Rechnungssumme auf, weil beides aus derselben Quelle kommt.
- Lexoffice-Sync
Die fertige Rechnung übergibst du per Klick an die Buchhaltung, einzeln oder mehrere auf einmal (ab Business). Kein zweiter Übertrag, kein Excel-Zwischenschritt, kein Tippfehler bei der USt-IdNr. sevDesk, DATEV und BuchhaltungsButler laufen auf Anfrage, ebenfalls ab Business.
So sieht der Ablauf aus
- 1 Monat wählen
Die Monatsabrechnung öffnet mit dem letzten Monat vorbelegt. evaluateMe sammelt alle abrechenbaren, noch offenen Buchungen dieses Zeitraums ein.
- 2 Vorschau prüfen
Vor dem Erzeugen siehst du pro Abrechnungskategorie Stunden, Satz, Betrag und Kunde. Dazu die Lücken-Hinweise: nicht zugeordnete Stunden, archivierte Kategorien, interne Zeit. Danach entstehen die Entwürfe, in denen du Texte und Mengen anpasst.
- 3 Stundennachweis prüfen
Der Nachweis entsteht aus denselben Buchungen und sitzt im Entwurf als eigener Tab, mit Datum, Projekt, Beschreibung und Stunden. Beim PDF-Export hängt er hinten an der Rechnung.
- 4 Format wählen und Vorschau
Vor dem Versand kommt die finale Vorschau. Das PDF wird visuell gezeigt; für XRechnung prüft evaluateMe Leitweg-ID und Pflichtfelder, bevor die E-Rechnung freigegeben wird.
- 5 Versand und Sync
Die fertige Rechnung geht per E-Mail an den Kunden, als PDF, optional zusätzlich mit XRechnung-XML oder ZUGFeRD. Die Übergabe an Lexoffice ist ein eigener Klick (ab Business).
Häufige Fragen
- Können wir verschiedene Stundensätze in einer Rechnung mischen?
- Ja, wenn jede Leistung an ihrer eigenen Abrechnungskategorie hängt. In der Sammelrechnung bekommt jede dieser Kategorien eine eigene Position mit ihrem eigenen Satz. Innerhalb einer Kategorie rechnet der Lauf dagegen mit einem Satz, dem der Abrechnungskategorie selbst.
- Wie verschicken wir an die Buchhaltung?
- Ab Business hinterlegst du pro Org den Lexoffice-Zugang. Danach übergibst du eine finalisierte Rechnung mit einem Klick, einzeln oder mehrere auf einmal, mit Kunde, Positionen und Beträgen; das Rechnungs-PDF bleibt bei uns. sevDesk, DATEV und BuchhaltungsButler richten wir auf Anfrage ein, ebenfalls ab Business.
- Geht das auch monatlich automatisiert?
- Der Monatslauf erzeugt alle Entwürfe in einem Rutsch, du startest ihn selbst. Finalisieren und Versand bleiben manuell, damit niemand ein abgebrochenes Projekt aus Versehen weiterfakturiert. Nur Wartungsverträge laufen wirklich automatisch: Für sie entstehen die Entwürfe am Monatsanfang von allein.
- Was passiert mit internen Stunden?
- Automatisch ins Bundle wandern nur Stunden auf Kategorien vom Typ „Nach Aufwand". Festpreis-Kategorien kommen nicht über die Stunden auf die Rechnung, sondern über ihren Betrag, sobald du den Meilenstein als erledigt markierst. Der nächste Lauf zieht ihn dann mit. Interne Zeit bleibt im Stundenkonto für eigene Auswertungen und taucht weder in der Rechnung noch im Nachweis auf.
Vergleich mit gängigen Tools
- evaluateMe vs. MOCOMarktreifes Schweizer Agentur-ERP mit großem Funktionsumfang, gegen schlankes DACH-Compliance-Tool zum Bruchteil des Preises.
- evaluateMe vs. aworkAusgereiftes Hamburger Projektmanagement-Tool mit Workload-Planung, gegen ein schlankes DACH-Tool, das Zeiten und Rechnungen im selben Produkt hält.
- evaluateMe vs. ClockodoEtabliertes deutsches Zeiterfassungs-Tool mit tiefer DATEV-Anbindung und Stempel-Terminals, gegen eine schlanke Lösung, die Zeiten und Rechnungen im selben Tool hält.