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E-Rechnung: Pflichtangaben hinterlegen
Alle verkäuferseitigen Stammdaten für XRechnung und ZUGFeRD an einer Stelle. Fehlende Felder werden oben als Warning gezählt.
Für jede XRechnung und ZUGFeRD-Rechnung brauchst du als Verkäufer eine Reihe von Pflichtangaben, Firmenname, Anschrift, Bankverbindung, Steuer-IDs. Statt sie pro Rechnung neu einzutippen hinterlegst du sie einmalig unter Einstellungen → E-Rechnung.
Warning: was noch fehlt
Sobald eine Pflichtangabe leer ist, erscheint oben die Warning-Box. Sie zählt die fehlenden Felder und bietet „Liste anzeigen” an, Klick darauf zeigt dir, welche Felder konkret noch leer sind und was du dort eintragen musst.
Solange die Warning nicht weg ist, kannst du zwar Rechnungen als PDF schreiben, aber keine XRechnung oder ZUGFeRD im Profil EN 16931 erstellen, denen würden die Pflichtfelder fehlen, der Empfänger müsste sie ablehnen.
Sektion „Unternehmen”
Der Firmenname ist der rechtliche Name deines Unternehmens. Aus dem Hint der Page:
„Rechtlicher Name deines Unternehmens. Erscheint als Absender auf dem PDF und in der ZUGFeRD/XRechnung.”
Bei der Helle Köpfe Digitalagentur ist hier z.B. „Helle Köpfe Digitalagentur GmbH” eingetragen.
Sektion „Absender”
Die Adress-Felder mit den klassischen DACH-Komponenten:
- Strasse + Hausnummer
- Adresszusatz (optional, z.B. „Hinterhaus”, „c/o …”)
- PLZ und Ort
- Land (ISO-2) als Dropdown, DE, AT, CH usw.
- Telefon
- E-Mail, die Rechnungs-Absender-Adresse
- Website
Alle vom XRechnung-Schema verlangten Pflichtfelder sind mit einem roten Stern markiert.
Weitere Sektionen
Unterhalb des sichtbaren Bereichs folgen weitere Sektionen, die je nach Schema relevant sind:
- Bankverbindung, IBAN, BIC, Bankname für die Zahlungsdaten in der XRechnung.
- Steuer-IDs, USt-IdNr (innergemeinschaftlicher Handel), Steuernummer, ggf. weitere wie HRB.
Wann du das machst
Einmal beim Onboarding. Idealerweise direkt nach dem Anlegen der Organisation, bevor du die erste Rechnung schreibst, dann musst du nichts nachträglich an bereits ausgestellten Rechnungen anpassen.
Wenn du diese Felder später änderst (Umzug, Bankwechsel, neue USt-IdNr), gelten die neuen Werte ab dem nächsten Rechnungs-Lauf. Historische Rechnungen behalten ihren damaligen Stand als Snapshot, siehe Briefpapier-Page.
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