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E-Rechnung: Pflichtangaben hinterlegen

Alle verkäuferseitigen Stammdaten für XRechnung und ZUGFeRD an einer Stelle. Fehlende Felder werden oben als Warning gezählt.

Für jede XRechnung und ZUGFeRD-Rechnung brauchst du als Verkäufer eine Reihe von Pflichtangaben, Firmenname, Anschrift, Bankverbindung, Steuer-IDs. Statt sie pro Rechnung neu einzutippen, hinterlegst du sie einmal unter Einstellungen → Unternehmensdaten. Rechnungen und E-Rechnung gehören zum Business-Tarif.

E-Rechnung-Stammdaten mit Pflichtangaben-Warning — **Einstellungen → Unternehmensdaten** Der Untertitel sagt: „Firmenname, Anschrift, Steuerangaben, Bank und Rechnungsmail-Absender, diese Daten erscheinen auf deinen Rechnungen und E-Mails." Oben eine rote Warning „Pflichtangaben fehlen, 7 Felder offen" mit Link „Liste anzeigen (7)". Der Screenshot stammt von vor dem Umzug, damals hieß die Seite „E-Rechnung"; Aufbau und Felder sind unverändert.

Warning: was noch fehlt

Sobald eine Pflichtangabe leer ist, erscheint oben die Warning-Box. Sie zählt die fehlenden Felder und bietet „Liste anzeigen” an, Klick darauf zeigt dir, welche Felder konkret noch leer sind und was du dort eintragen musst.

Solange die Warning steht, kannst du zwar Rechnungen als PDF schreiben, aber keine XRechnung oder ZUGFeRD im Profil EN 16931 erstellen. Denen würden Pflichtfelder fehlen, und der Empfänger kann sie zurückweisen.

Sektion „Unternehmen”

Der Firmenname ist der rechtliche Name deines Unternehmens. Aus dem Hint der Page:

„Rechtlicher Name deines Unternehmens. Erscheint als Absender auf dem PDF und in der ZUGFeRD/XRechnung.”

Bei der Helle Köpfe Digitalagentur ist hier z.B. „Helle Köpfe Digitalagentur GmbH” eingetragen.

Sektion „Absender”

Die Adress-Felder mit den klassischen DACH-Komponenten:

Straße + Hausnummer
Adresszusatz (optional, z.B. „Hinterhaus”, „c/o …”)
PLZ und Ort
Land (ISO-2) als Dropdown, DE, AT, CH usw.
Telefon
E-Mail, die Rechnungs-Absender-Adresse
Website

Welche Felder wirklich fehlen, sagt dir die Warning oben, nicht die Sternchen im Formular.

Weitere Sektionen

Unterhalb des sichtbaren Bereichs folgen weitere Sektionen, die je nach Schema relevant sind:

Bankverbindung, IBAN, BIC, Bankname für die Zahlungsdaten in der XRechnung.
Steuer-IDs, USt-IdNr (innergemeinschaftlicher Handel), Steuernummer, ggf. weitere wie HRB.

Wann du das machst

Einmal beim Onboarding. Idealerweise direkt nach dem Anlegen der Organisation, bevor du die erste Rechnung schreibst, dann musst du nichts nachträglich an bereits ausgestellten Rechnungen anpassen.

Änderst du diese Felder später (Umzug, Bankwechsel, neue USt-IdNr), gelten die neuen Werte ab dem nächsten Rechnungs-Lauf. Historische Rechnungen behalten ihren damaligen Stand als Snapshot, siehe Briefpapier und PDF-Layout.

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