Sehe ich, wie viel vom vereinbarten Kontingent schon verbraucht ist?

Ja, im Tab „Budgets". Die Vorgabe hinterlegst du pro Kategorie, entweder als Gesamtbudget oder monatlich.

Wie wird der Stundensatz für einen Kunden festgelegt?

Jeder Kunde hat einen Standard-Stundensatz, der pro Projekt überschreibbar ist. Zusätzlich kannst du pro Kategorie einen abweichenden Stundensatz hinterlegen, etwa für höherwertige Leistungen.

Kann ich mehrere Projekte eines Kunden in einer Rechnung bündeln?

Ja. Über das Sammelrechnung-Flag pro Kunde landen mehrere Projekte oder Posten in einer Rechnung. Der Monatslauf erzeugt den Entwurf aus den offenen Stunden.

Wie zeige ich dem Kunden, wofür die Stunden gelaufen sind?

An jede Rechnung hängt ein Stunden-Nachweis: Datum, Mitarbeiter und Tätigkeitsbeschreibung pro Eintrag als PDF. Damit ist die Aufstellung selbsterklärend.

Lösung

Retainer-Stunden verwalten

Retainer-Modelle sind beliebt und unübersichtlich. 20 Stunden monatlich vereinbart, am 28. fragt der Kunde, was noch übrig ist. In evaluateMe buchst du Stunden pro Kunde und Kategorie und stellst sie in der Auswertung gegen eine Budget-Vorgabe. Am Monatsende baut der Monatslauf daraus den Rechnungs-Entwurf pro Kunde, mit Stunden-Nachweis im PDF (Rechnungen ab Business).

Wie viel vom monatlichen Kontingent ist schon verbraucht? Stunden pro Kunde tracken, gegen die Budget-Vorgabe stellen, am Monatsende sauber abrechnen.

Wo es heute klemmt

Verbrauch lebt im Kopf
Kunde hat 20 h im Monat vereinbart, du weißt nur ungefähr, wie viel diesen Monat schon gelaufen ist. Ohne Tracking pro Kunde bleibt am Monatsende nur schätzen und raten.
Erfasste Stunden vs. Vorgabe sieht keiner
Ob der Aufwand pro Kunde noch im Rahmen liegt oder schon drüber ist, erkennst du erst, wenn du alle Einträge zusammenrechnest. Wer das nicht laufend gegenüberstellt, merkt das Überschreiten zu spät.
Monatsabschluss von Hand
Stunden je Kunde sammeln, in eine Rechnung übertragen, Nachweis zusammenstellen, pro Retainer-Kunde jeden Monat dieselbe Fleißarbeit. Bei mehreren Kunden geht ein halber Tag drauf.
Rechnung ist nicht selbsterklärend
„Leistungen Juli 1.800 €", der Kunde sieht keinen Stunden-Nachweis und ruft an. Wer keine saubere Aufstellung anhängt, hat eine Nachfrage pro Monat.

Wie evaluateMe das löst

Stunden pro Kunde und Kategorie buchen
Kategorien werden Kunden zugeordnet, mit Stundensatz-Override pro Kategorie wo nötig. Jeder Eintrag landet beim richtigen Kunden, minutengenau, mit Kommentar je Kategorie.
Budget-Vorgabe gegen erfasste Stunden
Im Auswertungs-Tab „Budgets" stellst du die erfassten Stunden den hinterlegten Budget-Vorgaben pro Kategorie gegenüber. So siehst du je Kunde, wie viel vom Kontingent schon verbraucht ist, als PDF oder CSV exportierbar.
Monatsabschluss als Rechnungs-Entwurf pro Kunde
Du startest den Monatslauf, und evaluateMe zieht die offenen Stunden zu Rechnungs-Entwürfen zusammen (ab Business). Von selbst geht nichts raus. Du prüfst jeden Entwurf und finalisierst ihn, erst danach sind Posten und Beträge gesperrt.
Sammelrechnung mit Stunden-Nachweis
Mehrere Projekte oder Posten eines Kunden landen über die Sammelrechnung in einer Rechnung. Der Stunden-Nachweis mit Datum, Mitarbeiter und Tätigkeit pro Eintrag hängt als PDF an.

So sieht der Ablauf aus

1
Kunde und Kategorien anlegen
Kunde mit Stammdaten und Standard-Stundensatz anlegen, Kategorien dem Kunden zuordnen. Stundensatz pro Kategorie überschreibbar, Sammelrechnung-Flag setzen falls mehrere Posten.
2
Mitarbeiter buchen ganz normal
Stundeneinträge auf die Kunden-Kategorien, per Stoppuhr oder manuell, minutengenau. Kommentar je Kategorie pflicht oder optional.
3
Verbrauch in der Auswertung prüfen
Auswertung mit Zeitraum, Nutzer und Schema starten, Tab „Budgets" zeigt erfasste Stunden gegen die Budget-Vorgabe pro Kategorie. Wenn der Kunde fragt: schnell beantwortet.
4
Monatsende: Monatslauf starten
evaluateMe zieht die offenen Stunden zu Entwürfen zusammen. Entwurf prüfen, finalisieren, PDF + XRechnung/ZUGFeRD raus. Ab dem Finalisieren hängen die Stunden an der Rechnung und sind nicht mehr änderbar.

Häufige Fragen

Sehe ich, wie viel vom vereinbarten Kontingent schon verbraucht ist?: Ja, im Tab „Budgets". Die Vorgabe hinterlegst du pro Kategorie, entweder als Gesamtbudget oder monatlich.
Wie wird der Stundensatz für einen Kunden festgelegt?: Jeder Kunde hat einen Standard-Stundensatz, der pro Projekt überschreibbar ist. Zusätzlich kannst du pro Kategorie einen abweichenden Stundensatz hinterlegen, etwa für höherwertige Leistungen.
Kann ich mehrere Projekte eines Kunden in einer Rechnung bündeln?: Ja. Über das Sammelrechnung-Flag pro Kunde landen mehrere Projekte oder Posten in einer Rechnung. Der Monatslauf erzeugt den Entwurf aus den offenen Stunden.
Wie zeige ich dem Kunden, wofür die Stunden gelaufen sind?: An jede Rechnung hängt ein Stunden-Nachweis: Datum, Mitarbeiter und Tätigkeitsbeschreibung pro Eintrag als PDF. Damit ist die Aufstellung selbsterklärend.

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Wo es heute klemmt

Wie evaluateMe das löst

So sieht der Ablauf aus

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