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Lösung

Budget-Controlling pro Projekt

evaluateMe ist kein Projektmanagement-Tool. Es gibt keine Boards, keine Tickets, keine Sprints. Was es gibt: ein sauberes Budget-Controlling. Du hinterlegst Budget-Vorgaben pro Projekt-Kategorie, und der Budgets-Report stellt erfasste Stunden den geplanten gegenüber, pro Kategorie, schwarz auf weiß.

Budget statt Kanban: wie viele Stunden sind eingeplant, was ist gelaufen, was bleibt, sonst nichts.

Wo es heute klemmt

  • Budget steht in einem Word-Dokument

    Kundenangebot mit ”40 Stunden Konzept, 60 Stunden Umsetzung”, abgesegnet, abgelegt, vergessen. Was tatsächlich gelaufen ist, weiß niemand bis zur Schlussrechnung. Da ist's für Nachsteuern zu spät.

  • Überschreitung kommt am Ende

    Projekt war für 100 Stunden geplant, gelaufen sind 145. Kunde will nicht nachzahlen, du musst die 45 Stunden tragen. Wenn das alle drei Projekte passiert, wird's eng.

  • Wer hat wann wie viel verbraucht?

    Mehrere Mitarbeiter buchen auf dasselbe Projekt. Wenn noch Aufgaben anstehen, brauchst du den aktuellen Stand auf Knopfdruck, nicht eine Excel von letzter Woche.

  • Welche Leistung hat das Budget gefressen?

    Am Ende stimmt die Gesamtsumme grob, aber niemand weiß, ob das Konzept oder die Umsetzung aus dem Ruder lief. Ohne Aufschlüsselung pro Leistung kalkulierst du das nächste Angebot wieder blind.

Wie evaluateMe das löst

  • Budget-Vorgabe pro Kategorie

    Du hinterlegst Budget-Vorgaben pro Projekt-Kategorie. Kategorien gehen bis zu vier Ebenen tief, du gliederst also ”Konzept” und ”Umsetzung” als eigene Unterpunkte und gibst jedem sein Stunden-Budget.

  • Budgets-Report: erfasst vs. geplant

    Im Auswertungen-Wizard liefert der Budgets-Tab pro Kategorie die erfassten Stunden gegen die Budget-Vorgabe, auf Knopfdruck, mit dem Stand aller bis dahin gebuchten Stunden.

  • Zeitraum und Nutzer frei wählbar

    Der Wizard hat drei Spalten: Zeitraum (Schnellwahl oder freier Datums-Picker), Nutzer und Auswertungs-Schema. So grenzt du den Budgets-Report auf genau das Projekt und den Zeitraum ein, den du prüfen willst.

  • Export als PDF und CSV

    Den Budgets-Report exportierst du als PDF mit Logo und Briefkopf deiner Org oder als CSV für die Weiterverarbeitung, statt Zahlen in eine Excel abzutippen.

So sieht der Ablauf aus

  1. 1
    Kategorie anlegen, Budget-Vorgabe setzen

    Projekt-Kategorie anlegen (z.B. ”Konzept” und ”Umsetzung” als Unterpunkte) und je Kategorie die Budget-Vorgabe in Stunden hinterlegen.

  2. 2
    Mitarbeiter buchen auf die Kategorie

    Beim Tracking wählen Mitarbeiter den Kunden und die Kategorie. Die Stunden zählen automatisch auf die richtige Budget-Vorgabe.

  3. 3
    Budgets-Report ziehen

    Im Auswertungen-Wizard Zeitraum und Nutzer wählen, in den Budgets-Tab wechseln: pro Kategorie erfasste Stunden gegen die Vorgabe, mit dem Stand aller bis dahin gebuchten Stunden.

  4. 4
    Exportieren und entscheiden

    Report als PDF oder CSV exportieren. Steht eine Kategorie nah an der Vorgabe, entscheidest du: weiter buchen, Kunde informieren, nachverhandeln?

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    Für die nächste Kalkulation lernen

    Nach Projektende zeigt der Report pro Kategorie, wo geplant und erfasst auseinanderliefen, die Grundlage für ein realistischeres nächstes Angebot.

Häufige Fragen

Hat evaluateMe Projektmanagement?
Nein. evaluateMe ist Zeiterfassung + Rechnungen + Budget-Controlling. Keine Boards, keine Tickets, keine Sprints, kein Gantt. Wer Projektmanagement braucht, nutzt awork, MOCO oder ähnliche Tools, und kann evaluateMe als Tracking-Schicht daneben einsetzen. Für reines Budget-Controlling reicht evaluateMe.
Auf welcher Ebene gibt es Budget-Vorgaben?
Budget-Vorgaben hinterlegst du pro Kategorie. Da Kategorien bis zu vier Ebenen tief gehen, kannst du pro Kunde eine Projekt-Kategorie mit eigenen Unterpunkten anlegen und jeder Ebene ihre Vorgabe geben. Wer pro Mitarbeiter auswerten will, nutzt den Mitarbeiter-Report (siehe Zeit pro Mitarbeiter auswerten).
Kann ich den Budgets-Report auf einen Zeitraum eingrenzen?
Ja. Der Auswertungen-Wizard hat eine Zeitraum-Spalte mit Schnellwahl und freiem Datums-Picker. So ziehst du den Budgets-Report z.B. nur für einen Monat oder nur für die Projektlaufzeit, und exportierst ihn als PDF oder CSV. Für monatliche Retainer gibt es einen eigenen Use-Case (siehe Retainer-Stunden verwalten).

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