Wie genau muss ich Stunden eintragen?
Antwort
Das BAG verlangt eine objektive und verlässliche Erfassung, gibt aber keine fixe Granularität vor. In der Praxis reicht meist eine viertelstündliche Genauigkeit. Beratung und Anwaltskanzleien tracken minutengenau, weil die Werte direkt in die Kundenabrechnung fließen.
Gesetzliche Anforderung: objektiv und verlässlich
Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 (1 ABR 22/21) klargestellt, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit der Beschäftigten einzuführen. Das System muss „objektiv, verlässlich und zugänglich" sein, angelehnt an das EuGH-Urteil C-55/18 (CCOO).
Zur Granularität sagt weder das Urteil noch ein Gesetz etwas. Der Maßstab ist die tatsächliche Arbeitszeit nach § 2 ArbZG, sie muss korrekt abgebildet werden. Ob in Minuten, Viertelstunden oder halben Stunden ist eine Praxis- und Vereinbarungsfrage.
Praxis-Standards nach Branche
Die übliche Granularität hängt davon ab, wofür die Zeiten verwendet werden:
- Reine Compliance-Erfassung (z. B. Industrie, Handel, Verwaltung): meist 15-Minuten-Schritte. Reicht für ArbZG-Nachweis und Lohnabrechnung.
- Projektabrechnung intern (Agentur, Softwareentwicklung): häufig 15 Minuten, teils 5 Minuten, abhängig von der Detailtiefe der Reports.
- Direkte Kundenabrechnung (Anwalt, Steuerberater, Beratung): meist minutengenau, weil jede Stunde abrechenbar ist und gegenüber dem Kunden begründet werden muss.
Wer in Viertelstunden trackt, sollte konsequent runden (z. B. immer auf die nächste 15 ab 8 Minuten) und das schriftlich festhalten. Ungenaues Runden zugunsten des Arbeitgebers, etwa 14 Minuten Arbeit auf 0 abrunden, ist nicht zulässig.
Mindestabstand für separate Buchungen
Praktisch sinnvoll: Buchungen kürzer als 5-10 Minuten lohnen sich selten als eigener Eintrag. Eine kurze E-Mail an Kunde A, dann zurück zum Hauptprojekt, das verursacht mehr Tracking-Aufwand als Erkenntnisgewinn. Das ist eine Disziplinfrage, kein Tool-Setting: in evaluateMe werden Zeiten minutengenau erfasst, du entscheidest selbst, ab welcher Länge ein Wechsel einen eigenen Eintrag bekommt.
Bei Lücken-Erfassung gilt umgekehrt: jede längere Unterbrechung (Pause, anderes Projekt) sollte sichtbar werden. Mehr dazu in Was tue ich, wenn ich vergessen habe, Stunden zu tracken? und Wie tracke ich Pausen?.
In evaluateMe
evaluateMe erfasst Zeiten minutengenau. Eintragungen lassen sich per Drag-Edit direkt in der Wochenleiste oder über die direkte Zeit-Eingabe vornehmen, beim Eintrag reichen zwei der drei Felder Beginn/Ende/Dauer, das dritte wird berechnet. Überlappende Einträge an einem Tag sperrt das System beim Speichern, und Lücken zwischen zwei Einträgen werden orange mit Minutenangabe markiert, damit du nichts vergisst.
Verwandte Fragen
- Ist es erlaubt, beim Tracking immer auf volle Stunden zu runden?
- Nur wenn das konsistent in beide Richtungen passiert und keine systematische Verkürzung der Arbeitszeit zulasten der Beschäftigten entsteht. Wer immer abrundet, verkürzt die erfasste Arbeitszeit, das ist problematisch. Eine 15-Minuten-Granularität mit kaufmännischem Runden ist der gängige Kompromiss.
- Muss ich jede Pause sekundengenau eintragen?
- Nein. Pausen müssen mindestens 15 Minuten am Stück betragen, um als Pause nach § 4 ArbZG zu gelten. Die Erfassung dieser Pausen reicht in 15-Minuten-Schritten. evaluateMe zieht Pausen nicht automatisch ab, du trägst gearbeitete Zeit ein, Pausen ergeben sich als Lücken zwischen den Einträgen.
- Was, wenn ich gleichzeitig an mehreren Projekten arbeite (Multitasking)?
- Realistisch ist Multitasking selten echte Parallelarbeit, sondern schneller Wechsel. Saubere Praxis: das Hauptprojekt der jeweiligen Minute tracken, kurze Unterbrechungen unter 5 Minuten ignorieren. Bei längeren parallelen Tätigkeiten anteilig aufteilen oder als interne Zeit buchen.
Quellen
Stand:
Im Glossar
Mehr aus dem FAQ
- Was tue ich, wenn ich vergessen habe, Stunden zu tracken?Stunden nachtragen ist erlaubt und üblich. Wichtig ist, dass es zeitnah passiert, nachvollziehbar bleibt und der Änderungsgrund dokumentiert wird. Wer regelmäßig vergisst zu tracken, sollte Lücken-Erkennung oder Erinnerungen aktivieren.
- Was zählt beim Tracking als Arbeitszeit?Arbeitszeit ist nach § 2 ArbZG die Zeit von Beginn bis Ende der Arbeit ohne Pausen. Pendelzeit zur ersten Arbeitsstelle zählt nicht, Wegezeit zwischen Arbeitsorten schon. Umkleidezeit bei vorgeschriebener Dienstkleidung gilt als Arbeitszeit.
- Wie tracke ich Bereitschaftsdienst korrekt?Bereitschaftsdienst (Anwesenheit am Arbeitsort) ist vollständig Arbeitszeit und wird komplett getrackt. Rufbereitschaft (freie Aufenthaltswahl, nur erreichbar) ist keine Arbeitszeit, nur die tatsächlichen Einsätze werden erfasst. Trennung in zwei Kategorien ist Pflicht.