Zählt nicht-abrechenbare Zeit für das Stundenkonto?

Ja. Es ist Arbeitszeit, also zählt sie ins [Stundenkonto](/glossar/stundenkonto) wie jede andere Stunde. Der Unterschied ist nur das Verrechnungs-Flag: sie wird nicht auf Kundenrechnungen weitergegeben. Soll/Ist-Saldo wird normal mitgeführt.

Was ist eine gesunde Billable-Ratio?

Dafür gibt es keine Zahl, die für alle stimmt. Sie hängt an der Rolle, am Geschäftsmodell und daran, wie viel Akquise dein Markt verlangt. Wer den ganzen Tag umsetzt, liegt naturgemäß höher als jemand, der halbe Tage im Vertrieb steht. Interessant ist deshalb nicht der Vergleich mit einer Faustregel aus dem Internet, sondern deine eigene Kurve über die letzten Monate. Kippt sie, siehst du es in der Auswertung, bevor du es am Kontostand siehst.

Was ist mit Pausen und Urlaub?

Pausen sind keine Arbeitszeit und werden nicht getrackt, du erfasst nur gearbeitete Zeit. Urlaub läuft gar nicht über den Kategorienbaum, sondern über die Abwesenheiten, mit eigenem Antrag und eigenem Kontingent (ab Basic). Nicht-abrechenbar ist explizit gearbeitete Zeit, die nur keinem Kunden zugeordnet wird.

Lösung

Nicht abrechenbare Zeit tracken

Wer nur abrechenbare Zeit trackt, hat ein verzerrtes Bild: Sales-Calls, Akquise, interne Meetings, Tool-Wartung, das alles ist Arbeitszeit, nur halt keine, die einem Kunden zugeordnet wird. evaluateMe lässt dich nicht-abrechenbar buchen, kategorisiert es sauber und zeigt am Monatsende den ehrlichen billable-vs-non-billable-Mix.

Was nicht beim Kunden landet, gehört trotzdem ins Tracking, sonst weißt du nie, wo deine Zeit hingeht.

Wo es heute klemmt

Akquise wird einfach nicht erfasst
Du verbringst 6 Stunden pro Woche mit Kunden-Pitchen, Angebotsschreiben, Sales-Calls. Wenn das nicht ins Tracking läuft, glaubst du dauerhaft „meine Wochenstunden reichen nicht aus“, aber sie reichen schon, nur die Verteilung ist verzerrt.
Interne Meetings verschwinden im Nichts
Montags Standup, Donnerstag Retro, Freitag All-Hands, 4 Stunden pro Woche, die niemand trackt. Beim Monatsabschluss stehen dann unerklärlich viele „fehlende“ Stunden da, obwohl gearbeitet wurde.
Weiterbildung wird verschwiegen
Konferenz, Online-Kurs, Fachbuch lesen, wenn das nicht ins Tracking läuft, sind es „verlorene“ Stunden. Dabei ist es legitime Arbeitszeit und gehört in die Auswertung.
Billable-Anteil ist im Bauchgefühl
Wie viel Prozent deiner Arbeit ist abrechenbar? Ohne saubere Kategorisierung schätzt du. Wenn du mit 70 % kalkuliert hast und real bei 50 % liegst, ist das Geschäftsmodell-relevant. Du solltest es wissen.

Wie evaluateMe das löst

Nicht-abrechenbare Kategorien definieren
Pro Org legst du Kategorien an: Akquise, Sales-Calls, interne Meetings, Tool-Wartung, Weiterbildung. Kategorien gehen bis zu vier Ebenen tief, sind favorisierbar und durchsuchbar, abrechenbare Kunden-Kategorien (nach Aufwand) und interne, nicht-abrechenbare sauber getrennt.
Buchen wie normal, kein Kunden-Mapping
Beim Tracking wählst du als Kategorie z. B. „Akquise“. Der Eintrag landet als nicht-abrechenbar, fließt ins Stundenkonto, aber nicht in eine Kundenrechnung.
Billable-Anteil je Eintrag, sichtbar im Report
Ob ein Eintrag abrechenbar ist oder nicht, ergibt sich aus der Kategorie. In der Auswertung siehst du den Bericht nach Kategorien-Gruppen mit Stunden und Werten, abrechenbare und interne Anteile sauber nebeneinander, exportierbar als PDF oder CSV.

So sieht der Ablauf aus

1
Kategorien einrichten
Kategorien legt der Org-Admin an. Ein Anfang, der für die meisten reicht: Akquise, Sales, internes Meeting, Tool-Wartung, Weiterbildung, Sonstiges intern.
2
Mitarbeiter tracken alles
Stunden auf Kunden = abrechenbar. Stunden auf „intern“ mit nicht-abrechenbarer Kategorie = nicht-abrechenbar. Beides ist Arbeitszeit, beides geht ins Stundenkonto.
3
Wochenrückblick
Freitag ein Blick auf die Wochenleiste und das Stundenkonto: welche Kategorien, wie sieht der Soll/Ist-Saldo aus? Vielleicht war diese Woche akquise-lastig, das ist legitim, sollte aber nicht jede Woche so sein.
4
Monatsende: Auswertung
Im Auswertungs-Wizard Zeitraum, Nutzer und Schema wählen, der Bericht zeigt Stunden und Werte pro Kategorien-Gruppe, abrechenbar und intern getrennt. Als PDF oder CSV exportierbar.
5
Strategische Entscheidungen
Wenn die Akquise-Stunden drei Monate in Folge steigen und die abrechenbaren nicht, weißt du das im Februar und nicht im Juni.

Häufige Fragen

Zählt nicht-abrechenbare Zeit für das Stundenkonto?: Ja. Es ist Arbeitszeit, also zählt sie ins Stundenkonto wie jede andere Stunde. Der Unterschied ist nur das Verrechnungs-Flag: sie wird nicht auf Kundenrechnungen weitergegeben. Soll/Ist-Saldo wird normal mitgeführt.
Was ist eine gesunde Billable-Ratio?: Dafür gibt es keine Zahl, die für alle stimmt. Sie hängt an der Rolle, am Geschäftsmodell und daran, wie viel Akquise dein Markt verlangt. Wer den ganzen Tag umsetzt, liegt naturgemäß höher als jemand, der halbe Tage im Vertrieb steht. Interessant ist deshalb nicht der Vergleich mit einer Faustregel aus dem Internet, sondern deine eigene Kurve über die letzten Monate. Kippt sie, siehst du es in der Auswertung, bevor du es am Kontostand siehst.
Was ist mit Pausen und Urlaub?: Pausen sind keine Arbeitszeit und werden nicht getrackt, du erfasst nur gearbeitete Zeit. Urlaub läuft gar nicht über den Kategorienbaum, sondern über die Abwesenheiten, mit eigenem Antrag und eigenem Kontingent (ab Basic). Nicht-abrechenbar ist explizit gearbeitete Zeit, die nur keinem Kunden zugeordnet wird.

Nicht abrechenbare Zeit tracken

Wo es heute klemmt

Wie evaluateMe das löst

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