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Lösung

Nicht abrechenbare Zeit tracken

Wer nur abrechenbare Zeit trackt, hat ein verzerrtes Bild: Sales-Calls, Akquise, interne Meetings, Tool-Wartung, das alles ist Arbeitszeit, nur halt keine, die einem Kunden zugeordnet wird. evaluateMe lässt dich nicht-abrechenbar buchen, kategorisiert es sauber und zeigt am Monatsende den ehrlichen billable-vs-non-billable-Mix.

Was nicht beim Kunden landet, gehört trotzdem ins Tracking, sonst weißt du nie, wo deine Zeit hingeht.

Wo es heute klemmt

  • Akquise wird einfach nicht erfasst

    Du verbringst 6 Stunden pro Woche mit Kunden-Pitchen, Angebotsschreiben, Sales-Calls. Wenn das nicht ins Tracking läuft, glaubst du dauerhaft ”meine Wochenstunden reichen nicht aus”, aber sie reichen schon, nur die Verteilung ist verzerrt.

  • Interne Meetings verschwinden in der Heimat

    Montags Standup, Donnerstag Retro, Freitag All-Hands, 4 Stunden pro Woche, die niemand trackt. Beim Monatsabschluss sieht man dann unerklärlich viele ”fehlende” Stunden, obwohl gearbeitet wurde.

  • Weiterbildung wird verschwiegen

    Konferenz, Online-Kurs, Fachbuch lesen, wenn das nicht ins Tracking läuft, sind es ”verlorene” Stunden. Dabei ist es legitime Arbeitszeit und gehört in die Auswertung.

  • Billable-Anteil ist im Bauchgefühl

    Wie viel Prozent deiner Arbeit ist abrechenbar? Ohne saubere Kategorisierung schätzt du. Wenn der Anteil bei 50 % statt 70 % liegt, ist das Geschäftsmodell-relevant, du solltest es wissen.

Wie evaluateMe das löst

  • Nicht-abrechenbare Kategorien definieren

    Pro Org legst du Kategorien an: Akquise, Sales-Calls, interne Meetings, Tool-Wartung, Weiterbildung. Kategorien gehen bis zu vier Ebenen tief, sind favorisierbar und durchsuchbar, abrechenbare Kunden-Kategorien (nach Aufwand) und interne, nicht-abrechenbare sauber getrennt.

  • Buchen wie normal, kein Kunden-Mapping

    Beim Tracking wählst du als Kategorie z.B. „Akquise”. Der Eintrag landet als nicht-abrechenbar, fließt ins Stundenkonto, aber nicht in eine Kundenrechnung.

  • Billable-Anteil je Eintrag, sichtbar im Report

    Ob ein Eintrag abrechenbar ist oder nicht, ergibt sich aus der Kategorie. In der Auswertung siehst du den Bericht nach Kategorien-Gruppen mit Stunden und Werten, abrechenbare und interne Anteile sauber nebeneinander, exportierbar als PDF oder CSV.

So sieht der Ablauf aus

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    Kategorien einrichten

    Im Org-Admin: nicht-abrechenbare Kategorien anlegen. Default-Set: Akquise, Sales, internes Meeting, Tool-Wartung, Weiterbildung, Sonstiges intern.

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    Mitarbeiter tracken alles

    Stunden auf Kunden = abrechenbar. Stunden auf „intern” mit nicht-abrechenbarer Kategorie = nicht-abrechenbar. Beides ist Arbeitszeit, beides geht ins Stundenkonto.

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    Wochenrückblick

    Freitag ein Blick auf die Wochenleiste und das Stundenkonto: welche Kategorien, wie sieht der Soll/Ist-Saldo aus? Vielleicht war diese Woche akquise-lastig, das ist legitim, sollte aber nicht jede Woche so sein.

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    Monatsende: Auswertung

    Im Auswertungs-Wizard Zeitraum, Nutzer und Schema wählen, der Bericht zeigt Stunden und Werte pro Kategorien-Gruppe, abrechenbar und intern getrennt. Als PDF oder CSV exportierbar.

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    Strategische Entscheidungen

    Sales-Quote zu hoch? Mehr Marketing. Interne Meetings zu viel? Retro mit dem Team. Weiterbildung zu wenig? Vielleicht ein Wachstumssignal. Daten helfen, Bauch sagt selten die Wahrheit.

Häufige Fragen

Zählt nicht-abrechenbare Zeit für das Stundenkonto?
Ja. Es ist Arbeitszeit, also zählt sie ins Stundenkonto wie jede andere Stunde. Der Unterschied ist nur das Verrechnungs-Flag: sie wird nicht auf Kundenrechnungen weitergegeben. Soll/Ist-Saldo wird normal mitgeführt.
Was ist eine gesunde Billable-Ratio?
Hängt stark von Rolle und Branche ab. Klassische Beratungs-Faustregel: 70-80 % billable für Junior/Mid, 50-65 % für Senior/Partner (mehr Sales/Pflege). Im Marketing/Agenturbereich oft 60-70 %. Wer dauerhaft unter 50 % liegt, hat entweder zu viel Drumherum oder zu wenig Aufträge, beides sollte man sehen.
Was ist mit Pausen und Urlaub?
Pausen sind keine Arbeitszeit und werden nicht getrackt, du erfasst nur gearbeitete Zeit. Urlaub ist eine eigene Kategorie (Soll-Stunden = 0), nicht „nicht-abrechenbar”. Nicht-abrechenbar ist explizit gearbeitete Zeit, die nur keinem Kunden zugeordnet wird.

Vergleich mit gängigen Tools

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