Was muss auf einem Bewirtungsbeleg stehen?

§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG verlangt schriftlich: Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen. War die Bewirtung in einer Gaststätte, genügen Anlass und Teilnehmer, dafür ist die Rechnung über die Bewirtung beizufügen. Den Beleg selbst führst du beim Steuerberater oder in deinem Buchhaltungstool, evaluateMe erfasst die zugehörige Arbeitszeit, nicht den Spesenbeleg.

Sind 100 % Vorsteuer wirklich abzugsfähig?

Bei betrieblich angemessener Geschäftsbewirtung: ja, die Vorsteuer (in der Regel 19 % MwSt.) ist zu 100 % abzugsfähig, der Aufwand zu 70 %. Bei Bewirtung von Arbeitnehmern (z.B. Weihnachtsfeier) gelten andere Regeln. Klärung im Einzelfall mit dem Steuerberater.

Was zählt als „angemessen" bei der Bewirtung?

Eine Betragsgrenze nennt das Gesetz nicht. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG stellt darauf ab, was „nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen" ist, das hängt also von Branche und Geschäftspartner ab. Wo bei dir die Grenze liegt, klärst du mit dem Steuerberater.

Kann ich die Zeit eines Kundentermins nachträglich erfassen?

Ja, Zeit-Einträge lassen sich auch manuell nachtragen. Festgeschrieben sind Stunden erst, wenn die Rechnung, auf der sie stehen, finalisiert ist. Den Spesenbeleg selbst behandelst du davon getrennt in deiner Buchhaltung.

Lösung

Kundentermine sauber erfassen und abrechnen

Mit evaluateMe trackst du den Kundentermin als Zeit-Eintrag, ordnest ihn dem Kunden über eine Kategorie zu und entscheidest pro Kategorie, ob die Zeit abrechenbar ist oder intern bleibt. Den steuerlichen Bewirtungsbeleg selbst führst du wie gewohnt beim Steuerberater, evaluateMe bildet die Arbeitszeit dazu ab.

Den Kundentermin sauber tracken, pro Kunde abrechnen oder intern stehen lassen.

Wo es heute klemmt

Kundentermine verschwinden aus der Erfassung
Ein Termin außer Haus wird oft nicht getrackt, weil die Stoppuhr im Büro läuft. Am Monatsende fehlt die Zeit und der Termin taucht weder im Stundenkonto noch auf der Rechnung auf.
Abrechenbar oder intern, unklar pro Kunde
Manche Kunden zahlen die Vorbereitung und das Gespräch mit, andere nicht. Ohne klare Zuordnung pro Kunde landet die Zeit entweder doppelt auf der Rechnung oder gar nicht.
Anlass nicht dokumentiert
Wenn beim Eintrag nicht festgehalten wird, worum es ging, fehlt später die Grundlage. Ein leerer Eintrag „2 Stunden Kunde X" hilft weder bei der Rechnung noch bei der internen Auswertung.
Kein Nachweis für den Kunden
Der Kunde fragt, wofür die Stunden angefallen sind. Ohne Auswertung pro Kunde mit Tätigkeitsbeschreibung gibt es keinen sauberen Nachweis zur Rechnung.

Wie evaluateMe das löst

Termin als Zeit-Eintrag mit Pflicht-Kommentar
Du legst eine Kategorie „Kundentermin" an und machst den Kommentar zur Pflicht. So steht beim Speichern fest, worum es ging, Anlass und Inhalt sind direkt am Eintrag dokumentiert.
Pro Kategorie: nach Aufwand, Festpreis oder intern
Jede Kategorie hat einen Typ: nach Aufwand (mit Stundensatz), Festpreis, pauschal abgegolten oder intern. Über die Kunde-Zuordnung und einen Stundensatz-Override pro Kategorie steuerst du, wie der Termin abgerechnet wird.
Stunden direkt in die Rechnung
Die Monatsabrechnung erzeugt je abrechenbarer Kategorie einen Rechnungs-Entwurf aus den erfassten Stunden. Der getrackte Kundentermin fließt so direkt in die nächste Rechnung, als PDF, optional als XRechnung oder ZUGFeRD. Rechnungen gibt es ab dem Business-Tarif.
Auswertung pro Kunde als Nachweis
Im Auswertungs-Wizard wählst du Zeitraum, Nutzer und Schema und exportierst den Bericht pro Kunde als PDF mit Logo oder als CSV. Das ist der saubere Stundennachweis zur Rechnung.

So sieht der Ablauf aus

1
Termin tracken, Kategorie wählen
Den Kundentermin als Zeit-Eintrag erfassen, per Stoppuhr oder manuell, und der Kategorie „Kundentermin" des passenden Kunden zuordnen.
2
Anlass im Kommentar festhalten
Ist der Kommentar in der Kategorie als Pflicht gesetzt, lässt sich der Eintrag erst speichern, wenn du Anlass und Inhalt eingetragen hast.
3
Abrechenbar oder intern entscheiden
Über die Kategorie-Zuordnung steht fest, ob die Zeit nach Aufwand mit Stundensatz abgerechnet wird oder intern bleibt.
4
Monatsabrechnung erzeugen
Die Monatsabrechnung erstellt je abrechenbarer Kategorie einen Rechnungs-Entwurf aus den erfassten Stunden. Du prüfst ihn und finalisierst.
5
Nachweis exportieren
Bei Bedarf hängst du den Stundennachweis als PDF an die Rechnung oder exportierst die Auswertung pro Kunde als CSV für die eigene Ablage.

Häufige Fragen

Was muss auf einem Bewirtungsbeleg stehen?: § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG verlangt schriftlich: Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen. War die Bewirtung in einer Gaststätte, genügen Anlass und Teilnehmer, dafür ist die Rechnung über die Bewirtung beizufügen. Den Beleg selbst führst du beim Steuerberater oder in deinem Buchhaltungstool, evaluateMe erfasst die zugehörige Arbeitszeit, nicht den Spesenbeleg.
Sind 100 % Vorsteuer wirklich abzugsfähig?: Bei betrieblich angemessener Geschäftsbewirtung: ja, die Vorsteuer (in der Regel 19 % MwSt.) ist zu 100 % abzugsfähig, der Aufwand zu 70 %. Bei Bewirtung von Arbeitnehmern (z.B. Weihnachtsfeier) gelten andere Regeln. Klärung im Einzelfall mit dem Steuerberater.
Was zählt als „angemessen" bei der Bewirtung?: Eine Betragsgrenze nennt das Gesetz nicht. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG stellt darauf ab, was „nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen" ist, das hängt also von Branche und Geschäftspartner ab. Wo bei dir die Grenze liegt, klärst du mit dem Steuerberater.
Kann ich die Zeit eines Kundentermins nachträglich erfassen?: Ja, Zeit-Einträge lassen sich auch manuell nachtragen. Festgeschrieben sind Stunden erst, wenn die Rechnung, auf der sie stehen, finalisiert ist. Den Spesenbeleg selbst behandelst du davon getrennt in deiner Buchhaltung.

Kundentermine sauber erfassen und abrechnen

Wo es heute klemmt

Wie evaluateMe das löst

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Häufige Fragen

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