Was muss auf einem Bewirtungsbeleg stehen?

Laut R 4.10 EStR: Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass der Bewirtung und Höhe der Aufwendungen. Bei Restaurant-Belegen muss der maschinelle Beleg vom Restaurant kommen und Trinkgeld separat aufgeführt sein. Den Bewirtungsbeleg selbst führst du beim Steuerberater oder in deinem Buchhaltungstool, evaluateMe erfasst die zugehörige Arbeitszeit, nicht den Spesenbeleg.

Sind 100 % Vorsteuer wirklich abzugsfähig?

Bei betrieblich angemessener Geschäftsbewirtung: ja, die Vorsteuer (in der Regel 19 % MwSt.) ist zu 100 % abzugsfähig, der Aufwand zu 70 %. Bei Bewirtung von Arbeitnehmern (z.B. Weihnachtsfeier) gelten andere Regeln. Klärung im Einzelfall mit dem Steuerberater.

Was zählt als „angemessen” bei der Bewirtung?

Das hängt vom Geschäftspartner und der Branche ab. Faustregel: 100 € pro Person inkl. Getränken und Trinkgeld ist meist unauffällig; deutlich darüber wird der Aufwand „unangemessen” und ist gar nicht abzugsfähig. Der BFH hat das nie als Festwert definiert, Einzelfallprüfung.

Kann ich die Zeit eines Kundentermins nachträglich erfassen?

Ja, Zeit-Einträge lassen sich auch manuell nachtragen, solange der Monat noch nicht über den Monatsabschluss gesperrt ist. Nach dem Sperr-Stichtag sind die Stunden für den Lauf festgeschrieben. Den Spesenbeleg selbst behandelst du davon getrennt in deiner Buchhaltung.

Lösung

Kundentermine sauber erfassen und abrechnen

Kundentermine sind schnell vergessen, wenn sie nicht direkt erfasst werden. Mit evaluateMe trackst du den Termin als Zeit-Eintrag, ordnest ihn dem Kunden über eine Kategorie zu und entscheidest pro Kategorie, ob die Zeit abrechenbar ist oder intern bleibt. Den steuerlichen Bewirtungsbeleg selbst führst du wie gewohnt beim Steuerberater, evaluateMe bildet die Arbeitszeit dazu ab.

Den Kundentermin sauber tracken, pro Kunde abrechnen oder intern stehen lassen.

Wo es heute klemmt

Kundentermine verschwinden aus der Erfassung
Ein Termin außer Haus wird oft nicht getrackt, weil die Stoppuhr im Büro läuft. Am Monatsende fehlt die Zeit und der Termin taucht weder im Stundenkonto noch auf der Rechnung auf.
Abrechenbar oder intern, unklar pro Kunde
Manche Kunden zahlen die Vorbereitung und das Gespräch mit, andere nicht. Ohne klare Zuordnung pro Kunde landet die Zeit entweder doppelt auf der Rechnung oder gar nicht.
Anlass nicht dokumentiert
Wenn beim Eintrag nicht festgehalten wird, worum es ging, fehlt später die Grundlage. Ein leerer Eintrag „2 Stunden Kunde X” hilft weder bei der Rechnung noch bei der internen Auswertung.
Kein Nachweis für den Kunden
Der Kunde fragt, wofür die Stunden angefallen sind. Ohne Auswertung pro Kunde mit Tätigkeitsbeschreibung gibt es keinen sauberen Nachweis zur Rechnung.

Wie evaluateMe das löst

Termin als Zeit-Eintrag mit Pflicht-Kommentar
Du legst eine Kategorie „Kundentermin” an und machst den Kommentar zur Pflicht. So steht beim Speichern fest, worum es ging, Anlass und Inhalt sind direkt am Eintrag dokumentiert.
Pro Kategorie: abrechenbar oder Festpreis
Kategorien gibt es als Aufwand/Billable (mit Stundensatz) und als Festpreis. Über die Kunde-Zuordnung und einen Stundensatz-Override pro Kategorie steuerst du, wie der Termin abgerechnet wird.
Stunden direkt in die Rechnung
Die Monatsabrechnung erzeugt pro Kunde einen Rechnungs-Entwurf aus den erfassten Stunden. Der getrackte Kundentermin fließt so direkt in die nächste Rechnung, als PDF, optional als XRechnung oder ZUGFeRD.
Auswertung pro Kunde als Nachweis
Im Auswertungs-Wizard wählst du Zeitraum, Nutzer und Schema und exportierst den Bericht pro Kunde als PDF mit Logo oder als CSV. Das ist der saubere Stundennachweis zur Rechnung.

So sieht der Ablauf aus

1
Termin tracken, Kategorie wählen
Den Kundentermin als Zeit-Eintrag erfassen, per Stoppuhr oder manuell, und der Kategorie „Kundentermin” des passenden Kunden zuordnen.
2
Anlass im Kommentar festhalten
Ist der Kommentar in der Kategorie als Pflicht gesetzt, lässt sich der Eintrag erst speichern, wenn du Anlass und Inhalt eingetragen hast.
3
Abrechenbar oder intern entscheiden
Über die Kategorie-Zuordnung steht fest, ob die Zeit als Aufwand/Billable mit Stundensatz abgerechnet wird oder intern bleibt.
4
Monatsabrechnung erzeugen
Die Monatsabrechnung erstellt pro Kunde einen Rechnungs-Entwurf aus den erfassten Stunden. Du prüfst den Entwurf und finalisierst ihn.
5
Nachweis exportieren
Bei Bedarf hängst du den Stundennachweis als PDF an die Rechnung oder exportierst die Auswertung pro Kunde als CSV für die eigene Ablage.

Häufige Fragen

Was muss auf einem Bewirtungsbeleg stehen?: Laut R 4.10 EStR: Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass der Bewirtung und Höhe der Aufwendungen. Bei Restaurant-Belegen muss der maschinelle Beleg vom Restaurant kommen und Trinkgeld separat aufgeführt sein. Den Bewirtungsbeleg selbst führst du beim Steuerberater oder in deinem Buchhaltungstool, evaluateMe erfasst die zugehörige Arbeitszeit, nicht den Spesenbeleg.
Sind 100 % Vorsteuer wirklich abzugsfähig?: Bei betrieblich angemessener Geschäftsbewirtung: ja, die Vorsteuer (in der Regel 19 % MwSt.) ist zu 100 % abzugsfähig, der Aufwand zu 70 %. Bei Bewirtung von Arbeitnehmern (z.B. Weihnachtsfeier) gelten andere Regeln. Klärung im Einzelfall mit dem Steuerberater.
Was zählt als „angemessen” bei der Bewirtung?: Das hängt vom Geschäftspartner und der Branche ab. Faustregel: 100 € pro Person inkl. Getränken und Trinkgeld ist meist unauffällig; deutlich darüber wird der Aufwand „unangemessen” und ist gar nicht abzugsfähig. Der BFH hat das nie als Festwert definiert, Einzelfallprüfung.
Kann ich die Zeit eines Kundentermins nachträglich erfassen?: Ja, Zeit-Einträge lassen sich auch manuell nachtragen, solange der Monat noch nicht über den Monatsabschluss gesperrt ist. Nach dem Sperr-Stichtag sind die Stunden für den Lauf festgeschrieben. Den Spesenbeleg selbst behandelst du davon getrennt in deiner Buchhaltung.

Kundentermine sauber erfassen und abrechnen

Wo es heute klemmt

Wie evaluateMe das löst

So sieht der Ablauf aus

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