Wie weise ich dem Kunden die abgerechneten Stunden nach?

Jede Rechnung kann einen GoBD-tauglichen Stundennachweis als PDF-Anhang tragen, der pro Eintrag Datum, Mitarbeiter und Tätigkeitsbeschreibung listet. Der Kunde sieht so, welche Termine in der Stundensumme stecken.

Kann ich Reise- und Termin-Zeit getrennt ausweisen?

Ja. Über Kategorien (bis zu vier Ebenen tief, favorisierbar) trennst du Anfahrt, Vor-Ort-Termin und Rückfahrt. In den Auswertungen lassen sich die Kategorien als Gruppen über ein wiederverwendbares Schema gruppieren und als PDF oder CSV exportieren.

Wie verhindere ich, dass Termine doppelt erfasst werden?

Ein Tag darf keine überlappenden Einträge enthalten, das ist eine harte Regel beim Speichern. Lücken zwischen Einträgen markiert die Wochenleiste orange mit Minutenangabe, damit nichts untergeht.

Lösung

Reise- und Wegezeit als abrechenbare Stunden erfassen

Wer Kunden vor Ort betreut, sammelt am Tag Anfahrt, Termin-Zeit und Rückfahrt, und bis das in abrechenbarer Form steht, vergehen oft Tage. evaluateMe trackt die Reise- und Vor-Ort-Zeit als abrechenbare Stunden direkt am Kunden und erzeugt am Monatsende den Rechnungs-Entwurf samt Stundennachweis.

Reisetag tracken, Stunden pro Kunde erfassen, am Monatsende landet alles auf einer Rechnung.

Wo es heute klemmt

Vor-Ort-Zeit wird nicht sauber getrennt
Anfahrt, Termin beim Kunden, Rückfahrt, wer das nicht beim Erfassen kategorisiert, kann am Monatsende nicht mehr sagen, was abrechenbar war und was intern lief.
Tracking unterwegs fällt aus
Vor Ort ohne Laptop, im Zug ohne Netz, und am Abend ist nicht mehr klar, wann der Termin wirklich anfing. Ohne mobiles, offline-fähiges Erfassen gehen Stunden verloren.
Am Monatsende fehlt die Übersicht pro Kunde
Mehrere Vor-Ort-Termine bei verschiedenen Kunden, jeder mit eigenem Stundensatz, von Hand zu sortieren, bevor die Rechnungen rausgehen, kostet jeden Monat einen halben Tag.
Kunde will den Nachweis zur Rechnung
Auf der Rechnung steht eine Stundensumme, der Kunde will wissen, welche Termine das waren. Ohne nachvollziehbaren Nachweis zieht sich die Klärung, und der Forderungseinzug rutscht in den nächsten Monat.

Wie evaluateMe das löst

Vor-Ort-Zeit als eigene Kategorie tracken
Leg eine Kategorie „Vor-Ort-Termin“ vom Typ Nach Aufwand (billable) mit eigenem Stundensatz an und ordne sie dem Kunden zu. Kategorien gehen bis zu vier Ebenen tief, sodass du Anfahrt und Termin sauber auseinanderhältst.
Unterwegs erfassen, auch offline
Die native App für iOS und Android ist voll offline-fähig: Stoppuhr starten oder manuelle Einträge anlegen, die beim nächsten Connect syncen. Vier Tabs, Heute, Woche, Abwesenheit, Konto, decken den Reisetag ab.
Rechnungs-Entwurf pro Kunde am Monatsende
Der vollautomatische Monatsabschluss erzeugt zum Stichtag pro Kunde einen Rechnungs-Entwurf aus den erfassten Stunden. Vor dem Versand landet alles in einer Review-Inbox, kein Auto-Versand.
Sammelrechnung mit Stundennachweis
Mehrere Termine eines Kunden bündelst du als Sammelrechnung in einer Rechnung. Dazu hängt ein GoBD-tauglicher Stundennachweis als PDF an, der pro Eintrag Datum, Mitarbeiter und Tätigkeit ausweist.

So sieht der Ablauf aus

1
Kategorie und Kunde anlegen
Einmalig eine billable Kategorie „Vor-Ort-Termin“ mit Stundensatz anlegen und dem Kunden zuordnen. Stundensatz lässt sich pro Kategorie überschreiben.
2
Reisetag tracken, unterwegs
Vor Ort die Stoppuhr starten oder die Zeit nachträglich als manuellen Eintrag anlegen. In der App läuft das offline und synct beim nächsten Connect.
3
Einträge sauber kategorisieren
Anfahrt, Termin und Rückfahrt jeweils der passenden Kategorie zuordnen. Überlappende Einträge an einem Tag sperrt das System beim Speichern.
4
Monatsende: Bundle versenden
Zum Stichtag erzeugt der Monatsabschluss den Entwurf pro Kunde. In der Review-Inbox prüfen, finalisieren, die Rechnung trägt den Stundennachweis als PDF-Anhang.

Häufige Fragen

Wie weise ich dem Kunden die abgerechneten Stunden nach?: Jede Rechnung kann einen GoBD-tauglichen Stundennachweis als PDF-Anhang tragen, der pro Eintrag Datum, Mitarbeiter und Tätigkeitsbeschreibung listet. Der Kunde sieht so, welche Termine in der Stundensumme stecken.
Kann ich Reise- und Termin-Zeit getrennt ausweisen?: Ja. Über Kategorien (bis zu vier Ebenen tief, favorisierbar) trennst du Anfahrt, Vor-Ort-Termin und Rückfahrt. In den Auswertungen lassen sich die Kategorien als Gruppen über ein wiederverwendbares Schema gruppieren und als PDF oder CSV exportieren.
Wie verhindere ich, dass Termine doppelt erfasst werden?: Ein Tag darf keine überlappenden Einträge enthalten, das ist eine harte Regel beim Speichern. Lücken zwischen Einträgen markiert die Wochenleiste orange mit Minutenangabe, damit nichts untergeht.

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