Wann werden die Stunden gesperrt?

Beim Finalisieren einer Rechnung, nicht vorher. Die Zeiteinträge, die in der Rechnung stecken, hängen ab da an ihr und lassen sich nicht mehr still verändern. Ein Eintrag, der später für eine schon abgerechnete Periode dazukommt, wird nicht blockiert, er zieht automatisch in den nächsten Lauf mit ein.

Geht der Monatsabschluss automatisch an die Kunden raus?

Nein. Den Lauf startest du selbst, und er erzeugt Entwürfe, keine Rechnungen. Du gehst sie durch, finalisierst (dann wird die Rechnungsnummer vergeben) und versendest erst danach. Einen Auto-Versand gibt es nicht.

Wie wird Krankheit/Urlaub im Saldo berücksichtigt?

In der Monatsübersicht hat jeder Tag einen Status: Erfasst, Urlaub, Krank oder Feiertag. Ein ganzer Krankheitstag lässt das Tages-Soll wegfallen, es entsteht also weder Plus noch Minus. Wer erst mittags krank nach Hause geht, meldet den Tag als teils krank: dann ist das Soll die tatsächlich erfasste Zeit, gedeckelt aufs Tages-Soll.

Kann ich den Saldo für den Monat exportieren?

Auswertungen exportierst du als CSV, XLSX oder PDF, pro Zeitraum, Nutzer und Schema. Reicht für die Übergabe an die Lohnabrechnung. Einen eigenen Export des Saldo-Verlaufs gibt es nicht, den siehst du im Stundenkonto.

Lösung

Arbeitszeitkonto am Monatsende abschließen

Arbeitszeitkonten sind nur so gut wie der Monatsabschluss. Wer am 5. des Folgemonats noch nicht weiß, wer wie viele Plus-Stunden mitnimmt, hat den Saldo verloren. evaluateMe rechnet Soll gegen Ist pro Person und Tag, zeigt Urlaub, Krank und Feiertag im selben Konto und baut den Abrechnungslauf daraus. Verschickt wird nichts von allein.

Saldo pro Mitarbeiter ablesen, den Abrechnungslauf starten, Entwürfe prüfen. Raus geht nichts, bevor du es angesehen hast.

Wo es heute klemmt

Niemand schließt den Monat ab
Stundenkonten laufen weiter, niemand drückt auf „abschließen“. Wer im April noch eine März-Stunde nachträgt, verschiebt den Saldo rückwirkend, und der Folgemonat startet unsauber.
Saldo nirgends auf einen Blick
Wer wie viele Plus- oder Minus-Stunden mitnimmt, steckt in Einzel-Einträgen. Ohne eine Soll/Ist-Übersicht pro Mitarbeiter weiß am Monatsende niemand, wo das Konto steht.
Krank/Urlaub fehlt im Saldo
Mitarbeiter war drei Tage krank, wenn die Krank-Tage erst nach Monatsabschluss eingetragen werden, ist der Saldo falsch. Krank- und Urlaubstage gehören vor den Abschluss.
Abschluss versendet zu früh
Wenn der Monatslauf direkt rausgeht, fliegen Fehler erst beim Kunden auf. Es fehlt der Schritt dazwischen: erst prüfen, dann versenden.

Wie evaluateMe das löst

Soll/Ist pro Mitarbeiter im Stundenkonto
Pro Mitarbeiter: vier KPI-Karten (Stundenkonto gesamt, Soll Monat, Erfasst Monat, Saldo Monat), Monatsübersicht-Tabelle und 6-Monats-Verlauf. Plus-/Minus-Stunden landen im Stundenkonto.
Urlaub, Krank und Feiertag im selben Konto
Jeder Tag der Monatsübersicht trägt seinen Status. Feiertage kommen je Bundesland automatisch, genehmigter Urlaub landet als Tagesmarkierung, und ein Krankheitstag lässt das Tages-Soll wegfallen, statt ein Minus zu erzeugen.
Ein Lauf baut die Rechnungs-Entwürfe (ab Business)
Du wählst den Monat, siehst pro abrechenbarer Kategorie Stunden, Satz und Kunde in der Vorschau und erzeugst daraus die Entwürfe. Kunden mit Sammelrechnung laufen zu einer Rechnung zusammen.
Was noch offen ist, steht da
Der Lauf zeigt vorher, was er nicht mitnimmt: Stunden ohne abrechenbare Kategorie, interne Zeit, archivierte Anker. Auf der Rechnungsübersicht bleibt ein Banner stehen, solange Stunden aus dem letzten Monat unabgerechnet sind.

So sieht der Ablauf aus

1
Abwesenheiten nachtragen
Vergessene Krank- und Urlaubstage eintragen, bevor du auf den Saldo schaust. Sie verändern das Tages-Soll, und damit den Monatssaldo.
2
Saldo pro Mitarbeiter prüfen
Pro Mitarbeiter: Soll/Ist-Vergleich und Saldo Monat im Stundenkonto, plus 6-Monats-Verlauf für den Trend.
3
Abrechnungslauf für den Monat starten
Monat wählen, Vorschau lesen, Entwürfe erzeugen. Die Vorschau nennt pro abrechenbarer Kategorie Stunden, Satz und Kunde und warnt vor dem, was durchs Raster fiele (ab Business).
4
Entwürfe prüfen und finalisieren
Jeden Entwurf durchgehen, Festpreis-Posten oder Auslagen ergänzen, dann finalisieren. Erst damit wird die Rechnungsnummer vergeben und die zugehörigen Zeiteinträge gesperrt.
5
Versenden und exportieren
Der Versand ist ein eigener Schritt, per E-Mail oder als PDF-Download. Auswertungen ziehst du zusätzlich als CSV, XLSX oder PDF.

Häufige Fragen

Wann werden die Stunden gesperrt?: Beim Finalisieren einer Rechnung, nicht vorher. Die Zeiteinträge, die in der Rechnung stecken, hängen ab da an ihr und lassen sich nicht mehr still verändern. Ein Eintrag, der später für eine schon abgerechnete Periode dazukommt, wird nicht blockiert, er zieht automatisch in den nächsten Lauf mit ein.
Geht der Monatsabschluss automatisch an die Kunden raus?: Nein. Den Lauf startest du selbst, und er erzeugt Entwürfe, keine Rechnungen. Du gehst sie durch, finalisierst (dann wird die Rechnungsnummer vergeben) und versendest erst danach. Einen Auto-Versand gibt es nicht.
Wie wird Krankheit/Urlaub im Saldo berücksichtigt?: In der Monatsübersicht hat jeder Tag einen Status: Erfasst, Urlaub, Krank oder Feiertag. Ein ganzer Krankheitstag lässt das Tages-Soll wegfallen, es entsteht also weder Plus noch Minus. Wer erst mittags krank nach Hause geht, meldet den Tag als teils krank: dann ist das Soll die tatsächlich erfasste Zeit, gedeckelt aufs Tages-Soll.
Kann ich den Saldo für den Monat exportieren?: Auswertungen exportierst du als CSV, XLSX oder PDF, pro Zeitraum, Nutzer und Schema. Reicht für die Übergabe an die Lohnabrechnung. Einen eigenen Export des Saldo-Verlaufs gibt es nicht, den siehst du im Stundenkonto.

Arbeitszeitkonto am Monatsende abschließen

Wo es heute klemmt

Wie evaluateMe das löst

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