Lösung
Arbeitszeitkonto am Monatsende abschließen
Arbeitszeitkonten sind nur so gut wie der Monatsabschluss. Wer am 5. des Folgemonats noch nicht weiß, wer wie viele Plus-Stunden mitnimmt, hat den Saldo verloren. evaluateMe setzt einen Stichtag pro Org, sperrt die Stunden zum Stichtag, rechnet Soll/Ist pro Mitarbeiter und legt automatisch Rechnungs-Entwürfe an, Review vor dem Versand, kein Auto-Versand.
Stichtag setzen, Stunden sperren, Saldo pro Mitarbeiter ablesen, der Monatsabschluss läuft automatisch bis zur Review-Inbox.
Wo es heute klemmt
- Niemand schließt den Monat ab
Stundenkonten laufen weiter, niemand drückt auf „abschließen”. Wer im April noch eine März-Stunde nachträgt, verschiebt den Saldo rückwirkend, und der Folgemonat startet unsauber.
- Saldo nirgends auf einen Blick
Wer wie viele Plus- oder Minus-Stunden mitnimmt, steckt in Einzel-Einträgen. Ohne eine Soll/Ist-Übersicht pro Mitarbeiter weiß am Monatsende niemand, wo das Konto steht.
- Krank/Urlaub fehlt im Saldo
Mitarbeiter war drei Tage krank, wenn die Krank-Tage erst nach Monatsabschluss eingetragen werden, ist der Saldo falsch. Krank- und Urlaubstage gehören vor den Abschluss.
- Abschluss versendet zu früh
Wenn der Monatslauf direkt rausgeht, fliegen Fehler erst beim Kunden auf. Es fehlt der Schritt dazwischen: erst prüfen, dann versenden.
Wie evaluateMe das löst
- Stichtag-Sperre für die Stunden
Pro Org setzt du den Abschluss-Stichtag: letzter Werktag, 3. des Folgemonats oder ein eigenes Datum. Zum Stichtag werden die Stunden gesperrt (Lock), bevor die Entwürfe entstehen.
- Soll/Ist pro Mitarbeiter im Stundenkonto
Pro Mitarbeiter: vier KPI-Karten (Stundenkonto gesamt, Soll Monat, Erfasst Monat, Saldo Monat), Monatsübersicht-Tabelle und 6-Monats-Verlauf. Plus-/Minus-Stunden landen im Stundenkonto.
- Automatische Entwurfserzeugung pro Kunde
Der Monatsabschluss erzeugt am Stichtag automatisch einen Rechnungs-Entwurf pro Kunde aus den erfassten Stunden, du musst nicht jeden Kunden einzeln durchgehen.
- Review-Inbox vor dem Versand
Nichts geht automatisch raus. Die erzeugten Entwürfe landen in einer Review-Inbox: prüfen, finalisieren (Nummer wird vergeben), dann versenden.
So sieht der Ablauf aus
- 1 Stichtag im Org-Setting
Pro Org definierst du den Monatsabschluss-Tag: letzter Werktag, 3. des Folgemonats oder ein eigenes Datum. evaluateMe nutzt den als Sperr-Stichtag für die Stunden.
- 2 Mitarbeiter trackt bis Stichtag
Stundeneinträge bis zum Stichtag werden normal erfasst. Vergessene Krank-Tage und Urlaubstage müssen bis zum Stichtag eingetragen sein, damit der Saldo stimmt.
- 3 Monatsabschluss läuft
Am Stichtag sperrt evaluateMe die Stunden und erzeugt automatisch einen Rechnungs-Entwurf pro Kunde aus den erfassten Stunden.
- 4 Saldo pro Mitarbeiter prüfen
Pro Mitarbeiter: Soll/Ist-Vergleich und Saldo Monat im Stundenkonto, plus 6-Monats-Verlauf für den Trend.
- 5 Review, finalisieren, exportieren
Die Entwürfe in der Review-Inbox prüfen und finalisieren (vergibt die Rechnungsnummer). Auswertungen lassen sich zusätzlich als PDF oder CSV ziehen, der Saldo-Verlauf als CSV.
Häufige Fragen
- Was passiert mit den Stunden nach dem Stichtag?
- Zum gesetzten Stichtag werden die Stunden des Monats gesperrt (Lock), bevor die Rechnungs-Entwürfe entstehen. So baut der Monatsabschluss auf einem festen Stand auf, statt auf Einträgen, die sich noch verschieben.
- Geht der Monatsabschluss automatisch an die Kunden raus?
- Nein. evaluateMe erzeugt die Entwürfe automatisch pro Kunde, aber es gibt keinen Auto-Versand. Alles landet in einer Review-Inbox, du prüfst, finalisierst (dann wird die Rechnungsnummer vergeben) und versendest erst danach.
- Wie wird Krankheit/Urlaub im Saldo berücksichtigt?
- In der Monatsübersicht hat jeder Tag einen Status: Erfasst, Urlaub, Krank oder Feiertag. Krankmeldung nimmt bereits getrackte Stunden des Tages automatisch zurück, der Tag zählt voll als Krank. So baut keiner durch Krankheit Plus- oder Minus-Stunden auf.
- Kann ich den Saldo für den Monat exportieren?
- Ja. Der Stundenkonto-/Saldo-Verlauf lässt sich als CSV exportieren, Auswertungen zusätzlich als PDF (mit Logo/Briefkopf) und CSV, etwa für die Übergabe an die Lohnabrechnung.
Vergleich mit gängigen Tools
- evaluateMe vs. PersonioDACH-HR-Plattform mit Recruiting, Onboarding und Lohnabrechnung, gegen ein schlankes Tool, das Zeiterfassung und Rechnungen für kleine Teams ohne HR-Apparat abdeckt.
- evaluateMe vs. ClockodoEtabliertes deutsches Zeiterfassungs-Tool mit tiefer DATEV-Anbindung und Stempel-Terminals, gegen eine schlanke Lösung, die Zeiten und Rechnungen im selben Tool hält.
- evaluateMe vs. papershiftKarlsruher Schichtplaner für Gastro, Retail und Healthcare, gegen ein schlankes DACH-Tool für Knowledge-Work mit Stundenkonto und Rechnungen aus einem Produkt.