Lösung
Rechnungen an die Buchhaltung übergeben
Wenn der Steuerberater die Buchhaltung macht, braucht er deine Rechnungen sauber strukturiert. Wer das per Mail mit ”siehe Anhang” verschickt, schenkt dem Berater Stunden, die er dir berechnet. evaluateMe überträgt finalisierte Rechnungen ab Business per OAuth direkt nach Lexoffice oder sevdesk, mit Kunde, Beträgen und PDF.
Finalisierte Rechnungen wandern ab Business automatisch in Lexoffice oder sevdesk, kein PDF-Mail-Pingpong mit dem Steuerberater.
Wo es heute klemmt
- PDF-Mails statt strukturierter Daten
Steuerberater bekommt 47 PDFs per Mail und tippt Belegnummer, Datum, Netto und USt von Hand ins Buchhaltungssystem. Du bezahlst dafür mit dem Stundensatz der Lohnbuchhaltung.
- Belegnummer-Lücken bei der Betriebsprüfung
Du verschickst Rechnungen, aber zwischen-Belege sind irgendwo verschollen. Lücken im Belegnummernkreis bedeuten Erklärungsaufwand bei der Betriebsprüfung.
- Kunde im Tool, Kunde im Buchhaltungssystem
Im Stundentool ein Kunde, im Buchhaltungssystem derselbe Kunde nochmal. Ohne Verbindung pflegst du Name, Anschrift und Kundennummer doppelt.
- Stundennachweis fehlt zur Rechnung
Förderer oder Auftraggeber will zur Rechnung sehen, welche Stunden dahinterstecken. Das aus PDFs zusammenzusuchen, kostet jedes Mal Zeit.
Wie evaluateMe das löst
- Sync nach Lexoffice & sevdesk (ab Business)
Ab Business verbindest du Lexoffice oder sevdesk per OAuth. Jede finalisierte Rechnung wird automatisch übertragen, mit Kunde, Beträgen und PDF. Kein Export-Workflow, kein händisches Nachtippen.
- Lückenloser Nummernkreis
Beim Finalisieren vergibt evaluateMe die Rechnungsnummer aus deinem Nummernkreis-Schema ({####}, {YYYY}, {MM} mit Live-Vorschau). Der Lifecycle Entwurf → Ausgestellt → Bezahlt hält die Belegkette lückenlos; Stornos laufen als eigener Storno-Beleg.
- Auswertungen als PDF und CSV
Den Bericht über erfasste Stunden und Werte ziehst du über den Auswertungs-Wizard als PDF mit Logo/Briefkopf oder als CSV, pro Zeitraum, Nutzer und Auswertungs-Schema.
- Stundennachweis pro Rechnung
Zu jeder Rechnung gehört ein GoBD-tauglicher Stundennachweis als PDF-Anhang: Datum, Mitarbeiter und Tätigkeitsbeschreibung pro Eintrag. Der Beleg trägt sich selbst.
So sieht der Ablauf aus
- 1 Kunden in evaluateMe pflegen
Pro Kunde: Kundennummer (eigene Reihe, frei änderbar), Name/Anschrift, USt-IdNr und Leitweg-ID für B2G. Das ist die Stammdaten-Quelle.
- 2 Rechnungen schreiben, wie gewohnt
Monatsabrechnung erzeugt pro Kunde einen Rechnungs-Entwurf; Sammelrechnung bündelt mehrere Projekte. Beim Finalisieren wird die Nummer vergeben, die Belegkette bleibt lückenlos.
- 3 Buchhaltung verbinden (ab Business)
In den Einstellungen Lexoffice oder sevdesk per OAuth verbinden. Ab dann wandert jede finalisierte Rechnung mit Kunde, Posten, Summen und PDF automatisch dorthin.
- 4 Auswertung für den Steuerberater
Brauchst du eine Übersicht außerhalb des Sync, ziehst du den Auswertungs-Bericht als PDF oder CSV pro Zeitraum und übergibst ihn dem Berater.
Häufige Fragen
- Welche Buchhaltungssysteme werden direkt angebunden?
- Lexoffice und sevdesk per OAuth-Sync, ab dem Business-Tarif. Jede finalisierte Rechnung wird automatisch mit Kunde, Beträgen und PDF übertragen, Entwürfe, Zeiteinträge und Stundenkonten bleiben außen vor.
- Was passiert mit Storno-Rechnungen?
- Eine stornierte Rechnung bekommt einen eigenen Storno-Beleg. Der Ursprungsbeleg bleibt erhalten, im Belegnummernkreis entsteht keine Lücke.
- Kann ich Auswertungen für einen bestimmten Zeitraum exportieren?
- Ja. Im Auswertungs-Wizard wählst du Zeitraum, Nutzer und Schema und exportierst den Bericht als PDF (mit Logo/Briefkopf) oder als CSV. Auch der Stundenkonto-Saldo-Verlauf lässt sich als CSV ziehen.
Vergleich mit gängigen Tools
- evaluateMe vs. PersonioDACH-HR-Plattform mit Recruiting, Onboarding und Lohnabrechnung, gegen ein schlankes Tool, das Zeiterfassung und Rechnungen für kleine Teams ohne HR-Apparat abdeckt.
- evaluateMe vs. ClockodoEtabliertes deutsches Zeiterfassungs-Tool mit tiefer DATEV-Anbindung und Stempel-Terminals, gegen eine schlanke Lösung, die Zeiten und Rechnungen im selben Tool hält.