Lösung
Rechnungen an die Buchhaltung übergeben
Wenn der Steuerberater die Buchhaltung macht, braucht er deine Rechnungen sauber strukturiert. Wer sie per Mail mit „siehe Anhang“ verschickt, schenkt dem Berater Stunden, die er dir berechnet. evaluateMe übergibt finalisierte Rechnungen ab Business direkt an Lexoffice, mit Kunde, Positionen und Beträgen. Das Rechnungs-PDF bleibt bei uns.
Finalisierte Rechnungen wandern ab Business per Klick nach Lexoffice, kein PDF-Mail-Pingpong mit dem Steuerberater.
Wo es heute klemmt
- PDF-Mails statt strukturierter Daten
Steuerberater bekommt 47 PDFs per Mail und tippt Belegnummer, Datum, Netto und USt von Hand ins Buchhaltungssystem. Du bezahlst dafür mit dem Stundensatz der Lohnbuchhaltung.
- Belegnummer-Lücken bei der Betriebsprüfung
Du verschickst Rechnungen, und irgendwo dazwischen ist ein Beleg verschollen. Lücken im Belegnummernkreis bedeuten Erklärungsaufwand bei der Betriebsprüfung.
- Kunde im Tool, Kunde im Buchhaltungssystem
Im Stundentool ein Kunde, im Buchhaltungssystem derselbe Kunde nochmal. Ohne Verbindung pflegst du Name, Anschrift und Kundennummer doppelt.
- Stundennachweis fehlt zur Rechnung
Förderer oder Auftraggeber will zur Rechnung sehen, welche Stunden dahinterstecken. Das aus PDFs zusammenzusuchen, kostet jedes Mal Zeit.
Wie evaluateMe das löst
- Übergabe an Lexoffice (ab Business)
Ab Business hinterlegst du deinen Lexoffice-Zugang einmal in den Einstellungen. Danach übergibst du finalisierte Rechnungen per Klick, einzeln oder als Stapel, mit Kunde, Positionen und Beträgen. Das Rechnungs-PDF bleibt bei uns. Kein händisches Nachtippen. sevdesk, DATEV und BuchhaltungsButler auf Anfrage, ebenfalls ab Business.
- Lückenloser Nummernkreis
Beim Finalisieren vergibt evaluateMe die Rechnungsnummer aus deinem Nummernkreis-Schema ({####}, {YYYY}, {MM} mit Live-Vorschau). Der Lifecycle Entwurf → Ausgestellt → Bezahlt hält die Belegkette lückenlos; Stornos laufen als eigener Storno-Beleg.
- Auswertungen als PDF und CSV
Den Bericht über erfasste Stunden und Werte ziehst du über den Auswertungs-Wizard als PDF oder CSV, pro Zeitraum, Nutzer und Auswertungs-Schema.
- Stundennachweis pro Rechnung
Zu jeder Rechnung kann ein Stundennachweis gehören, hinten ans Rechnungs-PDF angehängt: pro Kategorie gruppiert, mit Datum, Dauer und Kommentar je Eintrag. Damit muss niemand nachfragen, welche Stunden hinter der Summe stecken.
So sieht der Ablauf aus
- 1 Kunden in evaluateMe pflegen
Pro Kunde: Kundennummer (eigene Reihe, frei änderbar), Name/Anschrift, USt-IdNr und Leitweg-ID für B2G. Das ist die Stammdaten-Quelle.
- 2 Rechnungen schreiben, wie gewohnt
Monatsabrechnung erzeugt pro Kunde einen Rechnungs-Entwurf; Sammelrechnung bündelt mehrere Projekte. Beim Finalisieren wird die Nummer vergeben, die Belegkette bleibt lückenlos.
- 3 Buchhaltung verbinden (ab Business)
In den Einstellungen den Lexoffice-Zugang hinterlegen. Ab dann übergibst du jede finalisierte Rechnung per Klick dorthin, mit Kunde, Positionen und Beträgen. Das Rechnungs-PDF bleibt bei uns.
- 4 Auswertung für den Steuerberater
Brauchst du eine Übersicht außerhalb der Buchhaltungs-Übergabe, ziehst du den Auswertungs-Bericht als PDF oder CSV pro Zeitraum und übergibst ihn dem Berater.
Häufige Fragen
- Welche Buchhaltungssysteme werden direkt angebunden?
- Live angebunden ist Lexoffice, ab dem Business-Tarif. Übergeben wird die finalisierte Rechnung mit Kunde, Positionen und Beträgen; Entwürfe, Zeiteinträge, Stundenkonten und das Rechnungs-PDF bleiben außen vor. sevdesk, DATEV und BuchhaltungsButler auf Anfrage, ebenfalls ab Business.
- Was passiert mit Storno-Rechnungen?
- Eine stornierte Rechnung bekommt einen eigenen Storno-Beleg. Der Ursprungsbeleg bleibt erhalten, im Belegnummernkreis entsteht keine Lücke.
- Kann ich Auswertungen für einen bestimmten Zeitraum exportieren?
- Ja. Im Auswertungs-Wizard wählst du Zeitraum, Nutzer und Schema und exportierst den Bericht als PDF oder CSV.
Vergleich mit gängigen Tools
- evaluateMe vs. PersonioDACH-HR-Plattform mit Recruiting, Onboarding und Lohnabrechnung, gegen ein schlankes Tool, das Zeiterfassung und Rechnungen für kleine Teams ohne HR-Apparat abdeckt.
- evaluateMe vs. ClockodoEtabliertes deutsches Zeiterfassungs-Tool mit tiefer DATEV-Anbindung und Stempel-Terminals, gegen eine schlanke Lösung, die Zeiten und Rechnungen im selben Tool hält.