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Lösung

Zeiterfassung im Schichtbetrieb

Schichtbetrieb heißt Frühschicht, Spätschicht, Nachtschicht und Wechsel zur Wochenmitte. Wer das in Excel führt, verliert den Überblick über Soll und Ist und übersieht offene Salden. evaluateMe trackt aus der App, führt das Stundenkonto je Tag und liefert pro Mitarbeiter einen sauberen Export für die Lohnabrechnung.

Schichten und Stunden im Griff, ohne dass die Lohnabrechnung am Monatsende rätselt.

Wo es heute klemmt

  • Schichtwechsel mitten in der Woche

    Montag und Dienstag Frühschicht, Mittwoch Spät, Donnerstag Nacht, der Schichtplan wechselt, das Stundenkonto soll trotzdem sauber bleiben. In Excel führt das zu Formeln, die niemand mehr nachvollzieht, und am Monatsende stimmt der Saldo nicht mit der Lohnabrechnung überein.

  • Lücken und Doppelbuchungen im Schichtplan

    Beim manuellen Eintragen von Schichten entstehen schnell Lücken zwischen Einträgen oder versehentliche Überlappungen, gerade wenn eine Schicht über Mitternacht läuft. In Excel fällt das niemandem auf, bis der Monat nicht aufgeht.

  • Zuschläge nach Tarifvertrag stehen in Excel

    Nachtzuschlag, Sonntagszuschlag, Feiertagszuschlag, die Sätze stehen im Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag und werden am Monatsende manuell zugewiesen. Das frisst einen halben Tag pro Mitarbeiter und führt zu Korrekturen in der Lohnabrechnung.

Wie evaluateMe das löst

  • Stundenkonto mit Soll/Ist je Tag

    Das Stundenkonto zeigt für jeden Mitarbeiter, was an Soll-Stunden angesetzt war und was tatsächlich gearbeitet wurde, getrennt je Tag, mit Halbtagen und Feiertagen je Bundesland. Schichten erfasst du als Zeiteinträge zu beliebiger Tageszeit (früh, spät, nachts); das Stundenkonto führt Soll/Ist je Tag.

  • Lücken- und Überlappungs-Sicherung beim Erfassen

    Lücken zwischen zwei Einträgen markiert evaluateMe orange mit Minutenangabe, und überlappende Einträge an einem Tag werden beim Speichern hart gesperrt. So bleibt der Schichttag konsistent, statt erst beim Monatsabschluss aufzufallen.

  • CSV-Export, der die Lohnabrechnung lesen kann

    Der Saldo-Verlauf des Stundenkontos lässt sich als CSV exportieren, und Auswertungen gibt es zusätzlich als PDF und CSV, pro Mitarbeiter und Zeitraum. Die konkrete Berechnung der Tarif-Zuschläge, zum Beispiel ein Nachtzuschlag je nach Tarifvertrag, passiert in der Lohnabrechnung auf Basis dieses Exports.

So sieht der Ablauf aus

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    Schichtplan steht, Mitarbeiter trackt Beginn und Ende

    Das Arbeitszeitmodell hinterlegt Wochenstunden und Arbeitstage. Beim Schichtbeginn startet die Erfassung per App oder Browser, die Stoppuhr läuft auch in anderen Tabs oder im Hintergrund weiter; manuelle Einträge sind ebenso möglich.

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    Saubere Einträge ohne Lücken und Überlappungen

    Beim Eintragen genügen zwei von drei Feldern (Beginn, Ende, Dauer), das dritte rechnet evaluateMe aus. Lücken werden markiert, Überlappungen gesperrt.

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    Saldo-Ansicht je Mitarbeiter

    Im Stundenkonto sehen Mitarbeiter und Lead jederzeit über vier KPI-Karten und die Monatsübersicht, wie viele Plus- oder Minus-Stunden offen sind, mit Tages-Stati Erfasst, Urlaub, Krank und Feiertag.

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    Monatsende: CSV-Export für die Lohnabrechnung

    Pro Mitarbeiter ein Export aus Stundenkonto und Auswertungen. Die Lohnbuchhaltung rechnet darauf die Zuschläge nach Tarifvertrag auf.

Häufige Fragen

Werden Nachtzuschläge automatisch berechnet?
Nein, evaluateMe erfasst die Stunden lückenlos und führt das Stundenkonto je Tag. Die konkrete Berechnung des Zuschlagssatzes (z.B. für Nachtarbeit) hängt vom Tarif- oder Arbeitsvertrag ab und passiert in der Lohnabrechnung auf Basis des Exports. evaluateMe liefert die Datengrundlage, nicht die Lohnabrechnung selbst.
Können wir mit Stempel-Terminals arbeiten?
RFID- oder PIN-Terminals sind aktuell nicht enthalten, Tracking läuft über Web-App und native iOS-/Android-Apps. Harte Terminal-Hardware in der Produktion oder am Werkstor ist für Enterprise angedacht und wird auf Anfrage umgesetzt, diese Funktion ist aber noch nicht verfügbar. Für die meisten Schichtbetriebe reicht die App auf dem Diensthandy, die auch offline erfasst und beim nächsten Connect synct.
Können wir Halbtags-Schichten und Bundesland-Feiertage abbilden?
Ja, Feiertage werden je Bundesland (alle 16) automatisch berücksichtigt; halbe Feiertage halbieren das Tagessoll. Beim Schichtwechsel mitten in der Woche zählt der Modellwechsel ab dem hinterlegten Datum, die Historie bleibt erhalten.

Vergleich mit gängigen Tools

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Quellen

Stand:

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