Ist evaluateMe ein vollwertiger ZEP-Ersatz?

Für kleine bis mittlere Teams ohne Reisekosten- und Mehrwährungs-Pflicht: ja. Für Beratungen mit Phasen-Controlling, deutscher Reisekosten-Abrechnung und Mehrwährungs-Projekten: nein, das ist ZEP-Terrain. Wer in der Lücke dazwischen sitzt, sollte beide Tools im Trial probieren.

Kann ZEP Rechnungen direkt schreiben?

Ja, ZEP hat ein eigenes Fakturierungs-Modul, das auf höheren Editionen aktiviert wird. In der Praxis übergeben viele ZEP-Kunden die Ausgangsrechnung an externe Buchhaltung (DATEV, sevdesk, Lexoffice). evaluateMe hat die Rechnungs-Engine ab Business eingebaut; der kostenlose Light-Plan deckt Tracking und Stundenkonto ab, Team-Tracking gibt es ab Basic.

Wie hoch ist der echte Preisunterschied?

Bei 10 Sitzen liegt evaluateMe Business bei rund 83 €/Monat (jährlich, inkl. MwSt), ZEP Basis-Standard ab ca. 128 €/Monat, also rund 45 € Differenz pro Monat. Wer nur Team-Tracking ohne Rechnungen braucht, fährt mit evaluateMe Basic bei rund 58 €/Monat noch deutlich günstiger. Relevante Größenordnung, wenn die ZEP-Mehrleistung (Reisekosten, Phasen-Controlling, DATEV) nicht benötigt wird.

Hat ZEP eine native DATEV-Schnittstelle?

Ja, die DATEV-Direkt-Anbindung für Lohn und Buchhaltung ist seit Jahren ein USP von ZEP. evaluateMe exportiert keine Arbeitszeiten/Lohn nach DATEV; für die Buchhaltung gibt es einen generischen CSV-Export, den Lexoffice-Sync ab Business sowie einen DATEV-/sevDesk-/BuchhaltungsButler-Sync für finalisierte Rechnungen auf Anfrage (ab Business). Wenn dein Steuerberater explizit die tiefe native DATEV-Lohn-Anbindung verlangt, ist ZEP der direktere Weg.

Welcher Anbieter ist DSGVO-konformer?

Beide sind in Deutschland ansässig (provantis IT Solutions GmbH in Stuttgart, farbcode GmbH ebenfalls in Stuttgart) und bieten AVV. evaluateMe hostet bei Hetzner in Falkenstein in einem RZ mit ISO 27001 und BSI C5; die farbcode GmbH selbst ist zusätzlich ISO 9001 und ISO 27001 zertifiziert. ZEP nutzt eigene deutsche Server mit ISO 27001. Beide DSGVO-konform; BSI C5 ist bei ZEP nicht prominent ausgewiesen.

Vergleich

evaluateMe vs. ZEP

evaluateMe vs. ZEP im Direktvergleich: Projektcontrolling, DATEV, Reisekosten, Rechnungen. Wo das Stuttgarter Schwergewicht punktet und für wen evaluateMe passt.

In einem Satz

ZEP ist das Enterprise-Schwergewicht im deutschen Markt: tiefes Projektcontrolling, Reisekosten, DATEV, Mehrwährung. evaluateMe ist deutlich schlanker, deckt Tracking und Rechnungen am Stück ab und kostet einen Bruchteil. Beratungen mit komplexem Controlling bleiben bei ZEP. Kleine bis mittlere Teams ohne Reisekosten-Pflicht fahren mit evaluateMe günstiger (alle Preise inkl. MwSt).

Wo ZEP stärker ist

Tiefes Projektcontrolling mit Soll/Ist und Margen
ZEP ist seit Jahrzehnten auf das Projektgeschäft von Beratungen, Ingenieurbüros und Agenturen ausgelegt: mehrstufige Projektstrukturen, Soll/Ist-Vergleich auf Phasen- und Aufgaben-Ebene, Margenrechnung, Forecasting. evaluateMe hat ein Budget-Controlling pro Kunde / Kategorie, aber kein vollständiges Projektmanagement.
Etabliertes Reisekosten-Modul
ZEP enthält ein vollwertiges Reisekosten-Modul mit Pauschalen, Bewirtungs-Belegen und steuerlichen Regeln nach deutschem Reisekostenrecht. Für Beratungen mit hohem Reise-Anteil ist das Kern-Funktion. evaluateMe deckt Reisekosten heute nicht ab.
Native DATEV-Schnittstelle für Lohn und Buchhaltung
ZEP exportiert Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Reisekosten direkt in DATEV-Strukturen, etablierter Workflow für Steuerberater. evaluateMe exportiert keine Arbeitszeiten/Lohn nach DATEV; für die Buchhaltung gibt es einen generischen CSV-Export der Auswertung, den Lexoffice-Sync ab Business sowie einen DATEV-/sevDesk-/BuchhaltungsButler-Sync auf Anfrage (ab Business, finalisierte Rechnungen).
Branchen-spezifische Editionen und Mehrwährungs-Logik
ZEP gibt es in Editionen für Beratung, IT-Dienstleister und Agenturen, mit Mehrwährungs-Logik, Kostensätzen je Mitarbeiter und Verleihrate-Berechnung. Für international tätige Beratungen ist das einschlägig. evaluateMe ist in Euro kalkuliert; Mehrwährungs-Logik ist nicht vorgesehen.

Wo evaluateMe stärker ist

Rechnungsstellung eingebaut, kein zweites Tool
evaluateMe schreibt aus Stunden direkt Rechnungen als PDF, ZUGFeRD-Hybrid oder reine XRechnung-XML mit Leitweg-ID. ZEP hat ein eigenes Rechnungs-Modul auf höheren Tarifen, aber bei vielen Kunden wird die Ausgangs-Rechnung außerhalb (sevdesk, Lexoffice, DATEV) erzeugt, evaluateMe ist hier konsequent in einem Produkt.
Preis im Bruchteil, bei kleineren Teams sehr deutlich
ZEP startet ab ca. 12,80 € pro Nutzer/Monat im Standard-Plan, höhere Tarife liegen bei rund 19–24 €. evaluateMe Business kostet 9,90 € pro Nutzer/Monat (jährlich 99 €/Nutzer, ≈ 8,25 € im Monat), inkl. MwSt. Bei 10 Sitzen sind das rund 83 € vs. 128–240 €, relevante Größenordnung für kleinere Teams ohne Reisekosten-Pflicht. Wer nur Team-Tracking braucht, startet mit Basic ab 6,90 € im Monat (69 €/Jahr).
Sehr niedrige Einstiegshürde
evaluateMe Light ist dauerhaft kostenlos für 1 Nutzer (Tracking + Stundenkonto, ohne Karte); Team-Tracking gibt es ab Basic (6,90 € im Monat), Rechnungen inkl. nativer XRechnung ab Business (9,90 € im Monat). Business hat 14 Tage Trial ohne Karte und ist monatlich kündbar. ZEP ist ein Enterprise-getrimmtes Tool: Onboarding-Phasen, oft auf Mindestlaufzeit, höhere Komplexität bei Setup und Berechtigungen.
Schlanke UI ohne Konfigurations-Tiefe
ZEP ist mächtig, aber die Mächtigkeit kostet Klicks: Berechtigungen, Phasen-Strukturen, Berichts-Konfiguration. evaluateMe ist bewusst schlank gehalten, Wochenleiste, Stoppuhr, Stundenkonto, Rechnungen. Wer ein Tool für 5–20 Personen sucht, das in Stunden statt Tagen produktiv ist, fährt mit evaluateMe schneller.

Feature-Matrix

Funktion	evaluateMe	ZEP
Pro-Nutzer-Preis (Standard-Tarif)	9,90 € (Business, jährlich 99 €; inkl. MwSt) ZEP hat mehrere Editionen; Compact, Professional, Enterprise mit unterschiedlichem Funktionsumfang.	ab ca. 12,80 € (Basis-Standard)
Forever-Free für 1 Nutzer	Ja (Light, 1 Nutzer; Rechnungen ab Business)	Nein, Mindest-Setup mit Subscription
Trial-Dauer	14 Tage Business, ohne Karte	Testzugang verfügbar, Setup oft mit Beratung
Eigene Rechnungs-Engine	Ja, Rechnungen direkt aus Stunden	Ja (Rechnungs-Modul auf höheren Tarifen), oft per externer Buchhaltung
XRechnung / ZUGFeRD (EN 16931)	Eingebaut	Über Rechnungs-Modul oder externe Buchhaltung
Reisekosten-Modul	Nicht vorhanden	Ja, etabliertes Modul mit Pauschalen und Belegen
Projektcontrolling mit Phasen, Aufgaben, Margen	Budget-Controlling pro Kunde/Kategorie	Tiefes Projektcontrolling, einer der USPs
DATEV-Anbindung (Rechnungs-Sync)	Auf Anfrage, ab Business (kein Arbeitszeit-/Lohn-Export; generischer CSV-Export, Lexoffice-Sync ab Business)	Ja, etabliert (Lohn + Buchhaltung)
Mehrwährungs-Logik	Nein (Euro)	Ja
Stundenkonto mit Soll/Ist	Ja, Soll/Ist auf Tagesbasis mit KPI-Karten und 6-Monats-Verlauf	Ja, inkl. komplexer Schichtmodelle
Abwesenheits-Management	Ja (ab Basic)	Ja, mit Approval-Workflows
Mobile Apps	Native iOS + Android	Native iOS + Android
Retainer-/Kunden-Stundenkonto (Inklusivstunden, Verfall, Restkontingent)	Ja	Über Projektcontrolling
SSO	Ja (ab Enterprise)	Ja (ab höheren Editionen)
Hosting-Standort	Deutschland (Hetzner Falkenstein), RZ ISO 27001, BSI C5; AVV inkludiert	Deutschland (eigene Server), ISO 27001

Preise im Vergleich

Plan	evaluateMe	ZEP
Free / Einsteiger	0 € (Light, 1 Nutzer, dauerhaft; Tracking + Stundenkonto)	, (kein Free-Tier)
Standard	6,90 € / Nutzer / Monat (Basic, jährlich 69 €; inkl. MwSt), Team-Tracking ohne Rechnungen	ab ca. 12,80 € / Nutzer / Monat (Basis-Standard)
Premium / Business	9,90 € / Nutzer / Monat (Business, jährlich 99 €; inkl. MwSt), inkl. Rechnungen	ab ca. 17–19 € / Nutzer / Monat (Professional)
Top-Tier	Enterprise auf Anfrage	Enterprise auf Anfrage Aktuelle Tarife und Edition-Details auf zep.de prüfen.

Stand: 10. Juni 2026

Migration & Datenübernahme

evaluateMe hat keinen automatischen Datenimport (kein CSV-Import von Stammdaten; die REST-API ab Business ist auf programmatischen Zugriff ausgelegt, nicht auf Stammdaten-Massenimport). Stammdaten werden in evaluateMe manuell angelegt; ein dedizierter ZEP-zu-evaluateMe-Importer existiert nicht.

Pragmatischer Pfad für die Migration:

1. Kunden und Kategorien in evaluateMe manuell anlegen (Projekte/Phasen aus ZEP werden zu Kategorien, bis zu 4 Ebenen tief). Eine ZEP-CSV/-Excel hilft als Vorlage zum Abtippen.
2. Aktive Buchungen in ZEP bis zum Stichtag abrechnen, dann in evaluateMe neu starten.
3. Reisekosten bleiben in ZEP oder werden mit einem externen Tool (z. B. Lexoffice, sevdesk) übernommen, evaluateMe deckt Reisekosten nicht ab.
4. Buchhaltung: ab Business übergibt evaluateMe finalisierte Rechnungen per OAuth-Sync an Lexoffice/sevdesk; alternativ steht der generische CSV-Export der Auswertung zur Verfügung. Einen DATEV-Export gibt es nicht.
5. Rechnungs-Workflow auf evaluateMes eingebaute Rechnungs-Engine umstellen.

Hinweis: Wer Reisekosten nach deutschem Reisekostenrecht laufend abrechnen muss, sollte nicht migrieren, das ist ein klares Stay-on-ZEP-Argument.

Bleib bei ZEP, wenn

Du arbeitest in einer Beratung, einem Ingenieurbüro oder einer Agentur mit komplexem Projektcontrolling auf Phasen-Ebene, Margenrechnung und Forecasting. Du musst Reisekosten nach deutschem Reisekostenrecht abrechnen. Du brauchst native DATEV-Direkt-Schnittstelle für Lohn und Buchhaltung. Du arbeitest in mehreren Währungen.

Wechsel zu evaluateMe, wenn

Du arbeitest mit einem kleinen bis mittleren Team ohne Reisekosten-Pflicht, ohne Phasen-Controlling, ohne Mehrwährungs-Logik. Du willst Zeiterfassung und Rechnungen in einem Tool und kein Enterprise-Onboarding. Du sparst dir einen erheblichen Teil der Lizenzkosten.

Häufige Fragen zum Vergleich

Ist evaluateMe ein vollwertiger ZEP-Ersatz?: Für kleine bis mittlere Teams ohne Reisekosten- und Mehrwährungs-Pflicht: ja. Für Beratungen mit Phasen-Controlling, deutscher Reisekosten-Abrechnung und Mehrwährungs-Projekten: nein, das ist ZEP-Terrain. Wer in der Lücke dazwischen sitzt, sollte beide Tools im Trial probieren.
Kann ZEP Rechnungen direkt schreiben?: Ja, ZEP hat ein eigenes Fakturierungs-Modul, das auf höheren Editionen aktiviert wird. In der Praxis übergeben viele ZEP-Kunden die Ausgangsrechnung an externe Buchhaltung (DATEV, sevdesk, Lexoffice). evaluateMe hat die Rechnungs-Engine ab Business eingebaut; der kostenlose Light-Plan deckt Tracking und Stundenkonto ab, Team-Tracking gibt es ab Basic.
Wie hoch ist der echte Preisunterschied?: Bei 10 Sitzen liegt evaluateMe Business bei rund 83 €/Monat (jährlich, inkl. MwSt), ZEP Basis-Standard ab ca. 128 €/Monat, also rund 45 € Differenz pro Monat. Wer nur Team-Tracking ohne Rechnungen braucht, fährt mit evaluateMe Basic bei rund 58 €/Monat noch deutlich günstiger. Relevante Größenordnung, wenn die ZEP-Mehrleistung (Reisekosten, Phasen-Controlling, DATEV) nicht benötigt wird.
Hat ZEP eine native DATEV-Schnittstelle?: Ja, die DATEV-Direkt-Anbindung für Lohn und Buchhaltung ist seit Jahren ein USP von ZEP. evaluateMe exportiert keine Arbeitszeiten/Lohn nach DATEV; für die Buchhaltung gibt es einen generischen CSV-Export, den Lexoffice-Sync ab Business sowie einen DATEV-/sevDesk-/BuchhaltungsButler-Sync für finalisierte Rechnungen auf Anfrage (ab Business). Wenn dein Steuerberater explizit die tiefe native DATEV-Lohn-Anbindung verlangt, ist ZEP der direktere Weg.
Welcher Anbieter ist DSGVO-konformer?: Beide sind in Deutschland ansässig (provantis IT Solutions GmbH in Stuttgart, farbcode GmbH ebenfalls in Stuttgart) und bieten AVV. evaluateMe hostet bei Hetzner in Falkenstein in einem RZ mit ISO 27001 und BSI C5; die farbcode GmbH selbst ist zusätzlich ISO 9001 und ISO 27001 zertifiziert. ZEP nutzt eigene deutsche Server mit ISO 27001. Beide DSGVO-konform; BSI C5 ist bei ZEP nicht prominent ausgewiesen.

Quellen

Stand: 10. Juni 2026

Weitere Vergleiche

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