Wie formuliere ich eine Mahnung?
Antwort
Schriftlich (auch per Mail), mit Bezug auf die Rechnung, offenem Betrag, neuer Frist (typisch 7–14 Tage) und Hinweis auf Verzugszinsen. Eine "erste Mahnung" reicht zur Inverzugsetzung, die "dreimal mahnen"-Regel ist ein Mythos. § 286 BGB.
Was eine Mahnung formal sein muss
Eine Mahnung ist eine ernsthafte Zahlungsaufforderung an den Schuldner, formfrei. Mündlich theoretisch möglich, aber praktisch ungeeignet (Beweis!). E-Mail, Brief, Fax, alles wirksam.
Inhaltlich muss erkennbar sein: "Ich fordere die Zahlung jetzt." Ein freundliches "Bitte denken Sie an die Rechnung XY" reicht nicht, das ist eine Erinnerung, keine Mahnung. Eindeutigkeit ist hier wichtig.
Pflichtelemente
Sinnvolle und in der Praxis übliche Inhalte:
- Rechnungsbezug: Nummer + Datum der offenen Rechnung
- Offener Betrag: Brutto, ggf. mit Stand der Berechnung
- Neue Zahlungsfrist: konkretes Datum (z.B. "bis 25.06.2026"), typisch 7–14 Tage
- Hinweis auf Verzug: "Mit Ablauf dieser Frist befinden Sie sich in Verzug"
- Hinweis auf Verzugszinsen: 5 PP über Basiszins (B2C) bzw. 9 PP + 40 € Pauschale (B2B), § 288 BGB
- Eskalations-Andeutung: "andernfalls behalte ich mir gerichtliche Schritte vor"
Eine "letzte Mahnung" oder "1./2./3. Mahnung"-Reihe ist rechtlich nicht erforderlich. Die erste Mahnung setzt den Schuldner in Verzug, Folgemahnungen sind Höflichkeit, keine Pflicht.
Beispiel-Mahnung
> Betreff: Mahnung zu Rechnung 2026-088 vom 12.05.2026
>
> Sehr geehrte/r [Name],
>
> für die oben genannte Rechnung über 3.570,00 € brutto ist bislang keine Zahlung bei uns eingegangen.
>
> Wir bitten Sie, den offenen Betrag bis spätestens 25.06.2026 auf das Konto IBAN DE… zu überweisen.
>
> Sollte die Zahlung bis dahin nicht eingegangen sein, befinden Sie sich gemäß § 286 BGB im Verzug. Wir berechnen ab diesem Zeitpunkt Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz sowie eine Pauschale von 40 € gemäß § 288 Abs. 5 BGB.
>
> Mit freundlichen Grüßen
> [Unterschrift]
Wann Mahnen sinnvoll ist, und wann nicht
Wenn auf der Rechnung ein konkretes Zahlungsdatum stand ("zahlbar bis 25.05.2026"), tritt automatisch Verzug ein mit Ablauf dieses Tages (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB), eine Mahnung ist nicht nötig, aber praktisch sinnvoll als freundliches Signal.
Ohne Zahlungsfrist tritt Verzug 30 Tage nach Rechnungserhalt automatisch ein (§ 286 Abs. 3 BGB), Hinweis-Pflicht bei B2C nicht vergessen.
Bei harten Eskalationen (Inkasso, gerichtliches Mahnverfahren) ist eine vorherige schriftliche Mahnung in der Regel ratsam, als Beleg, dass der Schuldner in Verzug gesetzt wurde und Gelegenheit zur Zahlung hatte.
Verwandte Fragen
- Muss ich dreimal mahnen, bevor ich eskaliere?
- Nein, verbreiteter Irrtum. Eine einzige Mahnung reicht zur Inverzugsetzung. Manche schicken trotzdem 3 Mahnungen als Höflichkeitsstaffel; rechtlich notwendig ist das nicht. Wer schnell will: nach einer Mahnung direkt ins gerichtliche Mahnverfahren (§§ 688 ff. ZPO).
- Kann ich Mahngebühren berechnen?
- Schadenersatz ja, aber nur nachweisbar entstandener Schaden (z.B. Portokosten, Inkassogebühr bei B2B mit 40-€-Pauschale, Anwaltskosten ab Eskalation). Eine pauschale "10 € Mahngebühr" ist ohne vereinbarte AGB-Klausel oder Schadensnachweis nicht durchsetzbar.
- Was wenn der Kunde behauptet, die Rechnung nie erhalten zu haben?
- Beweislast liegt beim Absender. Bei E-Mail-Versand: Zustellbestätigung, Sendeprotokoll. Bei Post: Einwurf-Einschreiben. Im Streitfall hilft ein nachweisbarer Versandweg ungemein.
Quellen
Stand:
Im Glossar
Mehr aus dem FAQ
- Wie hoch sind die Verzugszinsen?5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz im B2C-Geschäft, 9 Prozentpunkte über Basiszins plus 40 € Pauschale im B2B (§ 288 BGB). Der Basiszinssatz wird halbjährlich von der Bundesbank festgelegt, zum 1. Januar und zum 1. Juli neu.
- Was passiert, wenn ich eine Rechnung vergesse zu schreiben?Forderungen verjähren nach 3 Jahren zum Jahresende (§ 195 BGB). Umsatzsteuerlich besteht eine Pflicht zur Rechnungsstellung innerhalb von 6 Monaten nach Leistung (§ 14 Abs. 2 UStG). Nachträglich schreiben ist möglich, solange die Verjährung nicht eingetreten ist.
- Wann kann ich eine Rechnung mahnen?Verzug tritt ein nach Mahnung oder nach Ablauf eines vereinbarten Zahlungsziels (§ 286 BGB). Ohne Zahlungsziel: 30 Tage nach Rechnungserhalt im B2B. Verzugszinsen B2C: 5 Prozentpunkte über Basiszins, B2B: 9 PP plus 40 € Pauschale (§ 288 BGB).