Wie formuliere ich eine Mahnung?
Antwort
Schriftlich (auch per Mail), mit Bezug auf die Rechnung, offenem Betrag, neuer Frist (typisch 7–14 Tage) und Hinweis auf Verzugszinsen. Zahlt der Schuldner auf eine Mahnung nach Eintritt der Fälligkeit nicht, kommt er in Verzug (§ 286 Abs. 1 BGB). Die "dreimal mahnen"-Regel ist ein Mythos.
Was eine Mahnung formal sein muss
Eine Mahnung ist eine ernsthafte Zahlungsaufforderung an den Schuldner, und sie ist formfrei. E-Mail, Brief, Fax, alles wirksam. Mündlich wäre theoretisch auch möglich, taugt aber nichts, weil dir im Streitfall der Nachweis fehlt.
Zwei Dinge muss sie treffen. Sie muss nach Eintritt der Fälligkeit kommen, denn erst dann kann sie Verzug auslösen (§ 286 Abs. 1 BGB). Und ihr muss anzusehen sein: "Ich fordere die Zahlung jetzt." Ein freundliches "Bitte denken Sie an die Rechnung XY" ist eine Erinnerung, keine Mahnung.
Was in eine Mahnung gehört
Vorgeschrieben ist inhaltlich nichts. Das hier hat sich in der Praxis bewährt:
- Rechnungsbezug: Nummer + Datum der offenen Rechnung
- Offener Betrag: Brutto, ggf. mit Stand der Berechnung
- Neue Zahlungsfrist: konkretes Datum (z. B. "bis 25.06.2026"), typisch 7–14 Tage
- Hinweis auf Verzug: "Mit dieser Mahnung befinden Sie sich in Verzug"
- Hinweis auf Verzugszinsen: 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz plus 40 € Pauschale, wenn kein Verbraucher beteiligt ist, sonst 5 Prozentpunkte (§ 288 BGB)
- Eskalations-Andeutung: "andernfalls behalte ich mir gerichtliche Schritte vor"
Eine "letzte Mahnung" oder "1./2./3. Mahnung"-Reihe ist rechtlich nicht erforderlich. Die erste Mahnung setzt den Schuldner in Verzug, Folgemahnungen sind Höflichkeit, keine Pflicht.
Beispiel-Mahnung
> Betreff: Mahnung zu Rechnung 2026-088 vom 12.05.2026
>
> Sehr geehrte/r [Name],
>
> für die oben genannte Rechnung über 3.570,00 € brutto ist bislang keine Zahlung bei uns eingegangen.
>
> Wir bitten Sie, den offenen Betrag bis spätestens 25.06.2026 auf das Konto IBAN DE… zu überweisen.
>
> Mit Zugang dieser Mahnung befinden Sie sich gemäß § 286 Abs. 1 BGB in Verzug. Wir berechnen ab diesem Zeitpunkt Verzugszinsen in Höhe von 5 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB).
>
> Mit freundlichen Grüßen
> [Unterschrift]
Der Brief oben ist die Verbraucher-sichere Variante. Ist der Schuldner kein Verbraucher, tritt an die Stelle des Zinssatzes im letzten Absatz dieser Satz: „Wir berechnen ab diesem Zeitpunkt Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz sowie eine Pauschale von 40 € (§ 288 Abs. 2 und 5 BGB)." Prüfe vor dem Versenden, welche der beiden Varianten passt, der höhere Satz und die Pauschale gelten nur „bei Rechtsgeschäften, an denen ein Verbraucher nicht beteiligt ist" (§ 288 Abs. 2 BGB).
Wann Mahnen sinnvoll ist, und wann nicht
Ist für die Zahlung ein konkretes Datum nach dem Kalender bestimmt ("zahlbar bis 25.05.2026"), tritt mit Ablauf dieses Tages automatisch Verzug ein (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Eine Mahnung ist dann nicht nötig, als freundliches Signal aber trotzdem sinnvoll.
Ohne solche Frist kommt der Schuldner spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB). Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn auf diese Folge in der Rechnung besonders hingewiesen wurde.
Bei harten Eskalationen (Inkasso, gerichtliches Mahnverfahren) ist eine vorherige schriftliche Mahnung in der Regel ratsam, als Beleg, dass der Schuldner in Verzug gesetzt wurde und Gelegenheit zur Zahlung hatte.
Verwandte Fragen
- Muss ich dreimal mahnen, bevor ich eskaliere?
- Nein, verbreiteter Irrtum. Eine einzige Mahnung reicht zur Inverzugsetzung. Manche schicken trotzdem 3 Mahnungen als Höflichkeitsstaffel; rechtlich notwendig ist das nicht. Wer schnell will: nach einer Mahnung direkt ins gerichtliche Mahnverfahren (§§ 688 ff. ZPO).
- Kann ich Mahngebühren berechnen?
- Schadenersatz ja, aber nur nachweisbar entstandener Schaden (z. B. Portokosten, Anwaltskosten ab Eskalation). Dazu kommt die 40-€-Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist. Eine pauschale "10 € Mahngebühr" ist ohne vereinbarte AGB-Klausel oder Schadensnachweis nicht durchsetzbar.
- Was wenn der Kunde behauptet, die Rechnung nie erhalten zu haben?
- Die Beweislast liegt beim Absender. Bei E-Mail-Versand hilft die Zustellbestätigung oder das Sendeprotokoll, bei Post das Einwurf-Einschreiben. Vor Gericht entscheidet oft nur der nachweisbare Versandweg.
Quellen
Stand:
Im Glossar
Mehr aus dem FAQ
- Wie hoch sind die Verzugszinsen?5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz als Grundregel für jede Geldschuld (§ 288 Abs. 1 BGB). 9 Prozentpunkte plus 40 € Pauschale nur für Entgeltforderungen ohne beteiligten Verbraucher (§ 288 Abs. 2 und 5 BGB). Den Basiszinssatz gibt die Bundesbank halbjährlich bekannt.
- Was passiert, wenn ich eine Rechnung vergesse zu schreiben?Forderungen verjähren nach 3 Jahren zum Jahresende (§ 195 BGB). Gegenüber Unternehmen, juristischen Personen und bei Grundstücksleistungen gilt zusätzlich eine 6-Monats-Frist (§ 14 Abs. 2 UStG). Nachträglich schreiben ist möglich, solange die Verjährung nicht eingetreten ist.
- Wann kann ich eine Rechnung mahnen?Mahnen darfst du, sobald die Rechnung fällig ist. Mit der Mahnung kommt dein Kunde in Verzug (§ 286 Abs. 1 BGB), bei einem vereinbarten Zahlungstermin sogar ohne. Spätestens greift die 30-Tage-Regel des § 286 Abs. 3 BGB, gegenüber Verbrauchern aber nur mit Hinweis auf der Rechnung.