Was passiert, wenn ich eine Rechnung vergesse zu schreiben?
Antwort
Forderungen verjähren nach 3 Jahren zum Jahresende (§ 195 BGB). Umsatzsteuerlich besteht eine Pflicht zur Rechnungsstellung innerhalb von 6 Monaten nach Leistung (§ 14 Abs. 2 UStG). Nachträglich schreiben ist möglich, solange die Verjährung nicht eingetreten ist.
Zivilrechtliche Verjährung
Ansprüche aus Werk- oder Dienstvertrag verjähren grundsätzlich in 3 Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt am Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§ 199 Abs. 1 BGB).
Beispiel: Du erbringst im März 2024 eine Leistung, vergisst die Rechnung. Die 3-Jahres-Frist läuft ab dem 31.12.2024 und endet am 31.12.2027. Bis dahin kannst du die Rechnung nachholen und die Zahlung fordern.
Vorsicht bei Konsumgüterkauf-Sonderfristen oder Bauvertrag (5 Jahre nach § 634a BGB), dort gelten andere Verjährungsregeln. Im Standard-Dienstleistungsfall greift § 195 BGB.
Umsatzsteuerliche 6-Monats-Frist
§ 14 Abs. 2 UStG verpflichtet Unternehmer bei umsatzsteuerpflichtigen Lieferungen oder sonstigen Leistungen an andere Unternehmer (B2B) zur Rechnungsstellung innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung der Leistung.
Die Frist ist eine Ordnungsvorschrift, die Pflicht, die Rechnung zu schreiben, bleibt auch danach bestehen. Aber: Bei Verstoß droht ein Bußgeld bis 5.000 € nach § 26a UStG. Bei Privatkunden (B2C) gibt es keine 6-Monats-Frist; Rechnungspflicht besteht nur bei Bauwerken (siehe Schwarzgeldbekämpfungsgesetz).
Was du tun solltest
Wenn dir auffällt, dass du eine Rechnung vergessen hast, egal ob nach einer Woche oder zwei Jahren:
1. Sofort schreiben. Die Rechnung bekommt eine aktuelle fortlaufende Nummer im aktuellen Belegnummernkreis.
2. Korrektes Leistungsdatum eintragen. Das Leistungsdatum bleibt der ursprüngliche Zeitraum, nicht der Tag der Rechnungsstellung.
3. USt nach damals geltendem Steuersatz. Wenn sich der Steuersatz zwischenzeitlich geändert hat, gilt der Satz zum Zeitpunkt der Leistung.
4. Kunden informieren. Eine kurze Mail beugt Irritation vor.
5. USt nachmelden, falls die Voranmeldung des Leistungsmonats schon abgegeben wurde. Korrektur über die nächste reguläre Voranmeldung oder über eine berichtigte Voranmeldung.
Wenn die Verjährung schon eingetreten ist
Nach Ablauf der Verjährungsfrist kann der Schuldner die Zahlung verweigern (§ 214 BGB), und damit ist die Forderung praktisch wertlos. Die Verjährung ist eine Einrede, das heißt: der Kunde muss sie aktiv geltend machen. Solange er das nicht tut, kann er trotzdem zahlen.
Schreiben darfst du die Rechnung weiterhin, umsatzsteuerlich entsteht der Anspruch des Finanzamts unabhängig von der zivilrechtlichen Verjährung mit Ausführung der Leistung.
Verwandte Fragen
- Wann genau beginnt die Verjährungsfrist?
- Am Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger Kenntnis vom Anspruch und vom Schuldner hat (§ 199 Abs. 1 BGB). Für gewöhnliche Werk- oder Dienstvertragsleistungen ist das das Jahresende des Leistungsjahres.
- Verjährt auch die USt-Pflicht?
- Die zivilrechtliche Forderung verjährt in 3 Jahren, die umsatzsteuerliche Festsetzungsverjährung ist eine andere Geschichte: regelmäßig 4 Jahre (§ 169 AO), bei Steuerhinterziehung 10 Jahre. Das Finanzamt kann die USt also auch nach Ablauf der zivilrechtlichen Verjährung noch festsetzen.
- Was mache ich, wenn der Kunde plötzlich nicht mehr zahlen will?
- Mahnung schicken, Verzug nach § 286 BGB festsetzen, ggf. gerichtliches Mahnverfahren oder Klage. Solange die Verjährung nicht eingetreten ist, hast du den Anspruch, und kannst ihn durchsetzen.
Quellen
- § 195 BGB, Regelmäßige Verjährungsfrist
- § 199 BGB, Beginn der Verjährungsfrist
- § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen
Stand:
Im Glossar
Mehr aus dem FAQ
- Wie formuliere ich eine Mahnung?Schriftlich (auch per Mail), mit Bezug auf die Rechnung, offenem Betrag, neuer Frist (typisch 7–14 Tage) und Hinweis auf Verzugszinsen. Eine "erste Mahnung" reicht zur Inverzugsetzung, die "dreimal mahnen"-Regel ist ein Mythos. § 286 BGB.
- Wie hoch sind die Verzugszinsen?5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz im B2C-Geschäft, 9 Prozentpunkte über Basiszins plus 40 € Pauschale im B2B (§ 288 BGB). Der Basiszinssatz wird halbjährlich von der Bundesbank festgelegt, zum 1. Januar und zum 1. Juli neu.
- Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?10 Jahre nach § 14b UStG und § 147 AO. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahrs, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Privatpersonen: 2 Jahre bei Handwerkerleistungen (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).