Was passiert, wenn ich eine Rechnung vergesse zu schreiben?
Antwort
Forderungen verjähren nach 3 Jahren zum Jahresende (§ 195 BGB). Gegenüber Unternehmen, juristischen Personen und bei Grundstücksleistungen gilt zusätzlich eine 6-Monats-Frist (§ 14 Abs. 2 UStG). Nachträglich schreiben ist möglich, solange die Verjährung nicht eingetreten ist.
Zivilrechtliche Verjährung
Ansprüche aus Werk- oder Dienstvertrag verjähren grundsätzlich in 3 Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt aber nicht mit der Leistung, sondern erst mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§ 199 Abs. 1 BGB).
Beispiel: Du erbringst im März 2024 eine Leistung, vergisst die Rechnung. Die 3-Jahres-Frist läuft ab dem 31.12.2024 und endet am 31.12.2027. Bis dahin kannst du die Rechnung nachholen und die Zahlung fordern.
Nicht verwechseln: die fünf Jahre aus § 634a BGB betreffen Mängelansprüche am Bauwerk, also das, was dein Kunde von dir will. Dein Anspruch auf das Honorar verjährt trotzdem nach § 195 BGB.
Umsatzsteuerliche 6-Monats-Frist
§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG verpflichtet dich, innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen. Das gilt in drei Fällen: bei einer Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, bei einer Leistung an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, und bei einer steuerpflichtigen Werklieferung oder sonstigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an alle anderen Empfänger.
Der letzte Punkt ist der, den viele übersehen: Bei Arbeiten am Grundstück gilt die Frist auch gegenüber Privatkunden. Im normalen B2C-Geschäft dagegen nicht. Die Frist ist eine Ordnungsvorschrift, die Pflicht zur Rechnung bleibt auch danach bestehen. Bei Verstoß droht allerdings ein Bußgeld bis 5.000 € nach § 26a UStG.
Was du tun solltest
Wenn dir auffällt, dass du eine Rechnung vergessen hast, egal ob nach einer Woche oder zwei Jahren:
1. Sofort schreiben. Die Rechnung bekommt eine aktuelle fortlaufende Nummer im aktuellen Belegnummernkreis.
2. Korrektes Leistungsdatum eintragen. Das Leistungsdatum bleibt der ursprüngliche Zeitraum, nicht der Tag der Rechnungsstellung.
3. USt nach damals geltendem Steuersatz. Wenn sich der Steuersatz zwischenzeitlich geändert hat, gilt der Satz zum Zeitpunkt der Leistung.
4. Kunden informieren. Eine kurze Mail beugt Irritation vor.
5. USt nachmelden, falls die Voranmeldung des Leistungsmonats schon abgegeben wurde. Korrektur über die nächste reguläre Voranmeldung oder über eine berichtigte Voranmeldung.
Wenn die Verjährung schon eingetreten ist
Nach Ablauf der Verjährungsfrist kann der Schuldner die Zahlung verweigern (§ 214 BGB), und damit ist die Forderung praktisch wertlos. Die Verjährung ist eine Einrede, das heißt: der Kunde muss sie aktiv geltend machen. Solange er das nicht tut, kann er trotzdem zahlen.
Schreiben darfst du die Rechnung weiterhin, umsatzsteuerlich entsteht der Anspruch des Finanzamts unabhängig von der zivilrechtlichen Verjährung mit Ausführung der Leistung.
Verwandte Fragen
- Wann genau beginnt die Verjährungsfrist?
- Am Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger Kenntnis vom Anspruch und vom Schuldner hat (§ 199 Abs. 1 BGB). Für gewöhnliche Werk- oder Dienstvertragsleistungen ist das das Jahresende des Leistungsjahres.
- Verjährt auch die USt-Pflicht?
- Die zivilrechtliche Forderung verjährt in 3 Jahren, die umsatzsteuerliche Festsetzungsverjährung ist eine andere Geschichte: regelmäßig 4 Jahre (§ 169 AO), bei Steuerhinterziehung 10 Jahre. Das Finanzamt kann die USt also auch nach Ablauf der zivilrechtlichen Verjährung noch festsetzen.
- Was mache ich, wenn der Kunde plötzlich nicht mehr zahlen will?
- Mahnung schicken, Verzug nach § 286 BGB festsetzen, ggf. gerichtliches Mahnverfahren oder Klage. Solange die Verjährung nicht eingetreten ist, hast du den Anspruch, und kannst ihn durchsetzen.
Quellen
- § 195 BGB, Regelmäßige Verjährungsfrist
- § 199 BGB, Beginn der Verjährungsfrist
- § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen
Stand:
Im Glossar
Mehr aus dem FAQ
- Wie formuliere ich eine Mahnung?Schriftlich (auch per Mail), mit Bezug auf die Rechnung, offenem Betrag, neuer Frist (typisch 7–14 Tage) und Hinweis auf Verzugszinsen. Zahlt der Schuldner auf eine Mahnung nach Eintritt der Fälligkeit nicht, kommt er in Verzug (§ 286 Abs. 1 BGB). Die "dreimal mahnen"-Regel ist ein Mythos.
- Wie hoch sind die Verzugszinsen?5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz als Grundregel für jede Geldschuld (§ 288 Abs. 1 BGB). 9 Prozentpunkte plus 40 € Pauschale nur für Entgeltforderungen ohne beteiligten Verbraucher (§ 288 Abs. 2 und 5 BGB). Den Basiszinssatz gibt die Bundesbank halbjährlich bekannt.
- Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?8 Jahre nach § 14b UStG und § 147 AO. Seit dem 1. Januar 2025 sind es acht statt zehn. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahrs, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Privatpersonen: 2 Jahre bei Handwerkerleistungen (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).