Was ist eine Stornorechnung und wann brauche ich sie?
Antwort
Eine Stornorechnung neutralisiert eine fehlerhafte Rechnung, mit negativem Betrag und Verweis auf die Original-Rechnungsnummer. Danach folgt eine neue, korrekte Rechnung mit eigener Nummer. Pflicht bei falscher USt, Adresse, Betrag oder Leistungsbeschreibung.
Wann ist eine Stornorechnung nötig?
Sobald eine ausgestellte Rechnung wesentliche Fehler enthält und die Rechnung das Unternehmen schon verlassen hat (per Mail, Post, oder als E-Rechnung im Empfänger-Postfach), ist eine einfache „Korrektur" am Original nicht mehr zulässig. Du musst die alte Rechnung sauber stornieren und eine neue ausstellen.
Typische Stornogründe:
- Falscher Steuerausweis (z. B. 19 % statt 7 %, oder USt ausgewiesen obwohl Reverse Charge gilt) → § 14c UStG-Risiko
- Falsche Leistungsbeschreibung oder Menge
- Falscher Empfänger (z. B. an Privatperson statt Firma adressiert)
- Falscher Betrag (Tippfehler, falscher Stundensatz)
- Doppelte Rechnungsnummer versehentlich vergeben
Wie sieht eine Stornorechnung aus?
Die Stornorechnung ist selbst eine eigenständige Rechnung nach § 14 UStG mit allen Pflichtangaben. Zusätzlich:
- Eigene, neue fortlaufende Rechnungsnummer (keine identische zur Original-Rechnung)
- Bezug auf die Original-Rechnung: deren Nummer + Datum klar genannt (z. B. „Storno zu Rechnung Nr. 2026-0145 vom 12.03.2026")
- Negativer Betrag in derselben Höhe wie das Original, auch die ausgewiesene USt geht ins Negative
- Kurze Begründung des Stornos (gute Praxis, nicht explizit gesetzlich vorgeschrieben, hilft bei Betriebsprüfung)
Die Original-Rechnung wird nicht gelöscht. Sie bleibt in den Büchern, wird aber durch die Stornorechnung wirtschaftlich neutralisiert.
Neue Rechnung mit eigener Nummer
Nach dem Storno folgt die korrekte Rechnung mit:
- Eigener, neuer Rechnungsnummer (nicht die alte!)
- Aktuellem Ausstellungsdatum
- Optionalem Hinweis auf den Storno-Vorgang („ersetzt Rechnung Nr. 2026-0145 vom 12.03.2026, die storniert wurde")
Drei Belege sind also im System: Original (falsch), Storno, Neue korrekte Rechnung. Die Buchhaltung muss alle drei sauber durchhalten.
Alternative: Rechnungsberichtigung statt Storno
Bei kleineren Fehlern (z. B. fehlende USt-IdNr, Tippfehler im Empfänger-Namen) reicht oft eine Rechnungsberichtigung nach § 31 Abs. 5 UStDV: ein separates Dokument, das auf die Original-Rechnung verweist und die Korrektur explizit benennt, ohne komplettes Storno.
Bei Fehlern, die den Steuerbetrag, das Entgelt oder die Leistung betreffen, ist Storno + Neu-Rechnung der saubere Weg. Bei Schrott-Rechnungen lieber komplett stornieren, als zu „nachbessern", das vermeidet § 14c-UStG-Risiken.
Verwandte Fragen
- Kann ich die alte Rechnung einfach löschen und eine neue mit gleicher Nummer ausstellen?
- Nein. Die fortlaufende Rechnungsnummer ist nach § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG einmalig. Wer eine vergebene Nummer „recycelt" oder das Original heimlich überschreibt, verstößt gegen die GoBD-Unveränderbarkeit und riskiert Bußgelder bei der Betriebsprüfung. Storno + neue Nummer ist der einzige saubere Weg.
- Was tun, wenn der Kunde die Originalrechnung schon bezahlt hat?
- Storno und Neu-Rechnung trotzdem ausstellen. Wenn der korrigierte Betrag derselbe ist (z. B. nur die USt-IdNr fehlte), ist nichts zurückzuzahlen. Wenn der Betrag tatsächlich falsch war, wird die Differenz ausgeglichen, Erstattung oder Nachzahlung je nach Richtung.
- Muss ich die stornierte Rechnung trotzdem aufbewahren?
- Ja, 10 Jahre nach § 14b UStG und § 147 AO. Stornierte Rechnungen, Stornorechnungen und Ersatzrechnungen gehören alle in die revisionssichere Archivierung. Auch die GoBD verlangt, dass der Vorgang lückenlos nachvollziehbar bleibt.
Quellen
- § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen
- § 14c UStG, Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis
- § 31 UStDV, Angaben in der Rechnung; Rechnungsberichtigung
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Im Glossar
Mehr aus dem FAQ
- Brutto oder netto, was muss auf die Rechnung?Vollrechnung nach § 14 UStG: Entgelt (netto) + Steuersatz + Steuerbetrag + Bruttobetrag müssen separat ausgewiesen sein. Kleinbetragsrechnung bis 250 €: Bruttobetrag + Steuersatz reichen. Kleinunternehmer: keine USt-Ausweisung, dafür Hinweis auf § 19 UStG.
- Steuernummer oder USt-IdNr, was muss auf die Rechnung?§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG: entweder Steuernummer ODER USt-IdNr. Beides geht, eines reicht. Bei innergemeinschaftlichen B2B-Geschäften mit Reverse Charge ist die USt-IdNr beider Parteien Pflicht.
- Wann muss ich eine XRechnung schreiben?B2G: seit November 2020 verpflichtend an Bundesbehörden, Bundesländer gestaffelt. B2B: Seit 01.01.2025 müssen alle deutschen B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Pflicht zum Ausstellen wird bis 01.01.2028 nach Unternehmensgröße eingeführt.