Was ist eine Stornorechnung und wann brauche ich sie?
Antwort
Eine Stornorechnung neutralisiert eine fehlerhafte Rechnung, mit negativem Betrag und Verweis auf die Original-Nummer. Danach folgt eine neue, korrekte Rechnung mit eigener Nummer. Nötig ist das, wenn Steuerbetrag, Entgelt oder Leistung falsch sind. Kleinere Formfehler lassen sich berichtigen.
Wann ist eine Stornorechnung nötig?
Sobald eine Rechnung wesentliche Fehler enthält und das Haus schon verlassen hat, per Mail, per Post oder als E-Rechnung im Postfach des Empfängers, ist eine stille Korrektur am Original nicht mehr zulässig. Du stornierst die alte Rechnung und stellst eine neue aus.
Typische Stornogründe:
- Falscher Steuerausweis (z. B. 19 % statt 7 %, oder USt ausgewiesen, obwohl Reverse Charge gilt), das ist ein § 14c-UStG-Risiko
- Falsche Leistungsbeschreibung oder Menge
- Falscher Empfänger, etwa an die Privatperson statt an die Firma adressiert
- Falscher Betrag: Tippfehler, falscher Stundensatz
- Rechnungsnummer versehentlich doppelt vergeben
Wie sieht eine Stornorechnung aus?
Die Stornorechnung ist selbst eine eigenständige Rechnung nach § 14 UStG, mit allen Pflichtangaben. Dazu kommt:
- eine eigene, neue fortlaufende Rechnungsnummer, nie die des Originals
- der Bezug auf die Original-Rechnung, Nummer und Datum klar genannt (z. B. „Storno zu Rechnung Nr. 2026-0145 vom 12.03.2026")
- der negative Betrag in derselben Höhe wie das Original, die ausgewiesene USt geht mit ins Minus
- eine kurze Begründung. Gesetzlich vorgeschrieben ist sie nicht, in der Betriebsprüfung hilft sie
Die Original-Rechnung wird nicht gelöscht. Sie bleibt in den Büchern und wird durch das Storno wirtschaftlich neutralisiert.
Neue Rechnung mit eigener Nummer
Nach dem Storno folgt die korrekte Rechnung, und die bekommt:
- eine eigene, neue Rechnungsnummer, nicht die alte
- das aktuelle Ausstellungsdatum
- optional einen Hinweis auf den Vorgang („ersetzt Rechnung Nr. 2026-0145 vom 12.03.2026, die storniert wurde")
Am Ende liegen drei Belege im System: das falsche Original, das Storno und die korrekte Rechnung. Alle drei müssen in der Buchhaltung sauber durchlaufen.
Alternative: Rechnungsberichtigung statt Storno
Bei kleineren Fehlern, etwa einer fehlenden USt-IdNr oder einem Tippfehler im Empfänger-Namen, reicht oft eine Rechnungsberichtigung nach § 31 Abs. 5 UStDV: ein separates Dokument, das sich eindeutig auf die Original-Rechnung bezieht und nur die falschen oder fehlenden Angaben nachreicht.
Sobald der Steuerbetrag, das Entgelt oder die Leistung selbst betroffen ist, ist Storno plus neue Rechnung der saubere Weg. Bei einer gründlich verkorksten Rechnung lieber gleich stornieren als nachbessern. Das hält dir die Risiken aus § 14c UStG vom Hals.
Verwandte Fragen
- Kann ich die alte Rechnung einfach löschen und eine neue mit gleicher Nummer ausstellen?
- Nein. Die Rechnungsnummer wird nach § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG einmalig vergeben. Wer eine vergebene Nummer recycelt oder das Original still überschreibt, verstößt gegen die Unveränderbarkeit aus § 146 Abs. 4 AO und riskiert ein Bußgeld wegen Steuergefährdung, wenn dadurch eine Steuerverkürzung möglich wird (§ 379 AO). Storno plus neue Nummer ist der einzige saubere Weg.
- Was tun, wenn der Kunde die Originalrechnung schon bezahlt hat?
- Storno und Neu-Rechnung trotzdem ausstellen. Wenn der korrigierte Betrag derselbe ist (z. B. nur die USt-IdNr fehlte), ist nichts zurückzuzahlen. Wenn der Betrag tatsächlich falsch war, wird die Differenz ausgeglichen, Erstattung oder Nachzahlung je nach Richtung.
- Muss ich die stornierte Rechnung trotzdem aufbewahren?
- Ja. Seit 2025 sind es acht Jahre statt zehn (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO), gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Stornierte Rechnungen, Stornorechnungen und Ersatzrechnungen gehören alle in die revisionssichere Archivierung. Der Vorgang muss lückenlos nachvollziehbar bleiben.
Quellen
- § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen
- § 14c UStG, Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis
- § 31 UStDV, Angaben in der Rechnung; Rechnungsberichtigung
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Im Glossar
Mehr aus dem FAQ
- Brutto oder netto, was muss auf die Rechnung?Auf einer Vollrechnung müssen Entgelt (netto), Steuersatz und Steuerbetrag getrennt stehen (§ 14 Abs. 4 UStG). Der Bruttobetrag ist üblich, aber nicht verlangt. Bis 250 € genügen Bruttobetrag und Steuersatz (§ 33 UStDV). Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus, nur den Hinweis auf § 19 UStG.
- Steuernummer oder USt-IdNr, was muss auf die Rechnung?§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG: entweder Steuernummer ODER USt-IdNr. Beides geht, eines reicht. Bei innergemeinschaftlichen B2B-Geschäften mit Reverse Charge ist die USt-IdNr beider Parteien Pflicht.
- Wann muss ich eine XRechnung schreiben?B2G: seit November 2020 verpflichtend an Bundesbehörden, Bundesländer gestaffelt. B2B: seit 01.01.2025 müssen alle deutschen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Papier und PDF bleiben bis Ende 2026 erlaubt, für kleinere Aussteller bis Ende 2027, ab 01.01.2028 muss jeder ausstellen.