Muss jede Rechnung eine Rechnungsnummer haben?
Antwort
Ja. § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG fordert eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer. Fehlt sie, ist die Rechnung formal unvollständig, und die Finanzverwaltung versagt dem Empfänger in der Regel den Vorsteuerabzug. Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (nicht bei Reverse Charge).
Was § 14 UStG verlangt
§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG schreibt eine "fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen" vor, die "zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird". Jede Rechnung bekommt genau eine, und keine andere darf dieselbe tragen.
Die Form der Nummer ist offen: rein numerisch (2026088), mit Jahres-Präfix (2026-088), Kategorie-Präfix (RE-2026-088), kombiniert mit Kunden-Schlüssel (K12-2026-088). Wichtig ist nur: eindeutig, fortlaufend, ohne unerklärbare Lücken.
Mehrere Nummernkreise erlaubt
Du darfst mehrere Nummernkreise parallel führen, etwa einen pro Jahr, einen pro Auftraggeber-Typ (B2C/B2B), einen pro Filiale. Wichtig ist, dass innerhalb jedes Nummernkreises die Vergabe fortlaufend bleibt.
Beispiel: Du nutzt 2026-001 bis 2026-127 für reguläre Rechnungen und ABO-2026-001 bis ABO-2026-052 für wiederkehrende Abos. Beide Reihen sind in sich fortlaufend, das genügt.
Kleinbetragsrechnung, Ausnahme
§ 33 UStDV definiert die Kleinbetragsrechnung: Der Gesamtbetrag darf 250 € (inkl. USt) nicht übersteigen. Hier sind weniger Pflichtangaben nötig, und eine fortlaufende Rechnungsnummer gehört nicht dazu (siehe FAQ-Eintrag zur Kleinbetragsrechnung). Bei Fernverkäufen, innergemeinschaftlichen Lieferungen und Reverse Charge gilt die Kleinbetragsregel allerdings nicht (§ 33 Satz 3 UStDV), dort bleiben alle Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG nötig.
In der Praxis vergeben aber auch viele Kleinbetragsrechnungs-Aussteller eine Nummer, schon weil das Buchhaltungssystem keine Belege ohne Nummer kennt. Pflicht ist es bei Kleinbetragsrechnungen aber nicht.
Konsequenzen einer fehlenden oder doppelten Nummer
Ohne Rechnungsnummer ist die Rechnung formal unvollständig nach § 14 UStG. Die Finanzverwaltung versagt dem Empfänger dann in der Regel den Vorsteuerabzug, das ist im B2B-Kontext der Hauptanlass für Beanstandungen.
Eine doppelt vergebene Nummer ist ebenfalls problematisch: Das Finanzamt geht im Zweifel von einer nicht ordnungsgemäßen Buchführung aus. Lass das System die Nummer vergeben (nicht händisch), dann passiert das nicht.
Verwandte Fragen
- Darf ich Rechnungsnummern überspringen?
- Nein, das wäre eine Lücke. Wenn eine Rechnung versehentlich nicht versendet wird, schreibst du stattdessen eine Stornorechnung (auf die Originalbelegnummer), der Nummernkreis bleibt lückenlos. Echte Lücken sehen aus wie versteckte Umsätze und sind in der Betriebsprüfung erklärungsbedürftig.
- Kann ich die Rechnungsnummer für jedes Jahr neu anfangen?
- Ja, wenn du das durch einen Präfix (z.B. 2026-001 vs. 2027-001) eindeutig machst. Reine 001-Reihen ohne Präfix sind problematisch, weil die Nummer 047 dann jahresübergreifend mehrmals auftaucht.
- Was ist mit Rechnungs-Nummern bei der Stornorechnung?
- Die Stornorechnung bekommt eine eigene fortlaufende Nummer und referenziert im Beleg die Original-Rechnungsnummer (z.B. "Stornorechnung zu 2026-088"). Beide Belege bleiben im Nummernkreis, keine Lücke entsteht.
Quellen
Stand:
Im Glossar
Mehr aus dem FAQ
- Kann ich eine Rechnung stornieren und neu schreiben?Ja, aber nicht durch Löschen der alten Rechnung. Du schreibst eine Stornorechnung, die auf die Originalbelegnummer verweist, danach eine neue Rechnung mit eigener fortlaufender Nummer (§ 14 Abs. 4 UStG). Stimmen nur einzelne Angaben nicht, reicht eine Berichtigung nach § 31 Abs. 5 UStDV.
- Was muss auf einer Rechnung stehen?§ 14 Abs. 4 UStG listet die Pflichtangaben: vollständiger Name + Anschrift von Leistendem und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr, Datum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge + Art der Leistung, Leistungsdatum, Entgelt + Steuerbetrag/-satz.
- Was ist eine Kleinbetragsrechnung?Rechnung über einen Bruttobetrag bis 250 € nach § 33 UStDV. Reduzierte Pflichtangaben: Ausstellername, Datum, Art der Leistung, Entgelt und Steuer in einer Summe plus Steuersatz. Keine fortlaufende Rechnungsnummer, keine USt-IdNr, keine Empfänger-Adresse nötig.