Kann ich eine Rechnung stornieren und neu schreiben?
Antwort
Ja, aber nicht durch Löschen der alten Rechnung. Du brauchst eine Stornorechnung (Rechnung mit negativem Vorzeichen, die auf die Originalbelegnummer verweist) und eine neue Rechnung mit eigener fortlaufender Nummer. § 14 Abs. 6 UStG und § 31 UStDV.
Warum man nicht einfach löschen darf
Eine versendete Rechnung gehört zum lückenlosen Belegnummernkreis (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG). Löschen würde eine Lücke erzeugen, die im Falle einer Betriebsprüfung sofort auffällt, und im Zweifel als Hinweis auf nicht erklärte Umsätze gewertet wird.
Auch wenn die Originalrechnung den Empfänger noch nicht erreicht hat: dokumentierter Storno ist sauberer als ein "Vergiss das mal". Mit einem eigenen Storno-Beleg, der die Originalrechnung saldiert, bleibt die Stornospur nachvollziehbar.
Wie der Storno formal aussieht
Eine Stornorechnung ist im Grunde eine Rechnung mit negativem Vorzeichen. Sie enthält dieselben Pflichtangaben wie jede Rechnung (§ 14 UStG):
- Neue fortlaufende Rechnungsnummer (z.B. 2026-127, wenn die Originalrechnung 2026-088 war)
- Hinweis "Stornorechnung zu Rechnung 2026-088 vom 12.05.2026"
- Netto, USt, Brutto, alle Beträge negativ (oder wahlweise positiv mit klar gekennzeichneter Stornorichtung)
- Restliche Pflichtangaben wie bei der Originalrechnung
Die Originalrechnung bleibt im System, sie wird nicht entfernt, sondern durch den Storno-Beleg saldiert.
Und dann eine neue Rechnung
Nach dem Storno schreibst du eine ganz normale neue Rechnung mit eigener fortlaufender Nummer (z.B. 2026-128). Inhaltlich kann sie identisch zur stornierten sein oder korrigiert werden (etwa ein falscher Posten weggelassen, eine andere Adresse, ein anderes Datum).
Für den Empfänger ist die alte Rechnung dann nicht mehr maßgeblich, die neue Rechnung ersetzt sie umsatzsteuerlich. Eindeutig wird das dadurch, dass die neue Rechnung auf den Storno der alten verweist.
Rechnungskorrektur vs. Storno
§ 31 UStDV erlaubt auch die formlose Rechnungskorrektur, wenn nur Pflichtangaben fehlten und die Rechnung im Übrigen korrekt ist (z.B. fehlende Steuernummer nachreichen). Dann reicht ein Ergänzungsbeleg, der eindeutig auf die Originalrechnung verweist, Storno ist nicht zwingend.
Sind dagegen Beträge falsch (Stundenzahl, Stundensatz, USt-Schlüssel), führt am sauberen Storno-und-neue-Rechnung-Weg kein Weg vorbei.
Verwandte Fragen
- Was passiert mit dem Belegnummernkreis bei einer Stornierung?
- Die Storno-Belegnummer ist eine eigene Nummer im Belegnummernkreis (z.B. 2026-127), die folgende Nummer (2026-128) ist die neue korrigierte Rechnung. Im Nummernkreis entsteht keine Lücke, beide Belege bleiben sichtbar, der Storno saldiert die ursprüngliche Buchung.
- Muss der Kunde den Storno bestätigen?
- Nein, eine Bestätigung ist rechtlich nicht erforderlich. Im B2B-Kontext ist es trotzdem üblich, den Storno per E-Mail anzukündigen, vor allem wenn der Kunde die Originalrechnung schon gebucht hat und seine Buchhaltung den Storno nachvollziehen muss.
- Wann kann ich nicht mehr stornieren?
- Stornieren kannst du jederzeit. Aber: Wenn der Kunde die Rechnung bereits bezahlt hat, brauchst du parallel eine Rückzahlung des bereits geflossenen Betrags. Wenn der Kunde die Vorsteuer aus der Rechnung schon gezogen hat, muss er die Vorsteuer in seiner USt-Voranmeldung korrigieren.
Quellen
Stand:
Im Glossar
Mehr aus dem FAQ
- Muss jede Rechnung eine Rechnungsnummer haben?Ja. § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG fordert eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer. Ohne Nummer ist die Rechnung formal unvollständig, der Empfänger darf die Vorsteuer nicht abziehen. Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen unter 250 €.
- Was ist eine Stornorechnung und wann brauche ich sie?Eine Stornorechnung neutralisiert eine fehlerhafte Rechnung, mit negativem Betrag und Verweis auf die Original-Rechnungsnummer. Danach folgt eine neue, korrekte Rechnung mit eigener Nummer. Pflicht bei falscher USt, Adresse, Betrag oder Leistungsbeschreibung.
- Was muss auf einer Rechnung stehen?§ 14 Abs. 4 UStG listet die Pflichtangaben: vollständiger Name + Anschrift von Leistendem und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr, Datum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge + Art der Leistung, Leistungsdatum, Entgelt + Steuerbetrag/-satz.