Kann ich eine Rechnung stornieren und neu schreiben?
Antwort
Ja, aber nicht durch Löschen der alten Rechnung. Du schreibst eine Stornorechnung, die auf die Originalbelegnummer verweist, danach eine neue Rechnung mit eigener fortlaufender Nummer (§ 14 Abs. 4 UStG). Stimmen nur einzelne Angaben nicht, reicht eine Berichtigung nach § 31 Abs. 5 UStDV.
Warum du nicht einfach löschen darfst
Jede Rechnung trägt eine fortlaufende Nummer, die nur einmal vergeben wird (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG). Löschst du eine davon, klafft in der Reihe eine Lücke. Die fällt bei einer Betriebsprüfung auf, und dann musst du sie erklären.
Auch wenn die Originalrechnung den Empfänger noch nicht erreicht hat: dokumentierter Storno ist sauberer als ein "Vergiss das mal". Mit einem eigenen Storno-Beleg, der die Originalrechnung saldiert, bleibt die Stornospur nachvollziehbar.
Wie der Storno formal aussieht
Eine Stornorechnung ist eine Rechnung mit negativem Vorzeichen. Sie enthält dieselben Pflichtangaben wie jede andere Rechnung (§ 14 UStG):
- Neue fortlaufende Rechnungsnummer (z.B. 2026-127, wenn die Originalrechnung 2026-088 war)
- Hinweis "Stornorechnung zu Rechnung 2026-088 vom 12.05.2026"
- Netto, USt, Brutto, alle Beträge negativ (oder wahlweise positiv mit klar gekennzeichneter Stornorichtung)
- Restliche Pflichtangaben wie bei der Originalrechnung
Die Originalrechnung bleibt im System, sie wird nicht entfernt, sondern durch den Storno-Beleg saldiert.
Und dann eine neue Rechnung
Nach dem Storno schreibst du eine ganz normale neue Rechnung mit eigener fortlaufender Nummer (z.B. 2026-128). Inhaltlich kann sie identisch zur stornierten sein oder korrigiert werden (etwa ein falscher Posten weggelassen, eine andere Adresse, ein anderes Datum).
Für den Empfänger ist die alte Rechnung dann nicht mehr maßgeblich, die neue Rechnung ersetzt sie umsatzsteuerlich. Eindeutig wird das dadurch, dass die neue Rechnung auf den Storno der alten verweist.
Rechnungskorrektur vs. Storno
Statt zu stornieren, kannst du die Rechnung auch berichtigen. § 31 Abs. 5 UStDV deckt beide Fälle ab: fehlende Pflichtangaben und unzutreffende Angaben. Übermitteln musst du nur, was fehlt oder falsch ist, und zwar in einem Dokument, das sich spezifisch und eindeutig auf die Originalrechnung bezieht.
Formfrei ist das nicht. Für dieses Dokument gelten dieselben Anforderungen an Form und Inhalt wie für eine Rechnung. Und wenn Beträge falsch sind (Stundenzahl, Stundensatz, USt-Schlüssel) und der Kunde die Rechnung schon gebucht hat, ist der Storno mit neuer Rechnung in der Praxis der übersichtlichere Weg.
Verwandte Fragen
- Was passiert mit dem Belegnummernkreis bei einer Stornierung?
- Die Storno-Belegnummer ist eine eigene Nummer im Belegnummernkreis (z.B. 2026-127), die folgende Nummer (2026-128) ist die neue korrigierte Rechnung. Im Nummernkreis entsteht keine Lücke, beide Belege bleiben sichtbar, der Storno saldiert die ursprüngliche Buchung.
- Muss der Kunde den Storno bestätigen?
- Nein, eine Bestätigung ist rechtlich nicht erforderlich. Im B2B-Kontext ist es trotzdem üblich, den Storno per E-Mail anzukündigen, vor allem wenn der Kunde die Originalrechnung schon gebucht hat und seine Buchhaltung den Storno nachvollziehen muss.
- Wann kann ich nicht mehr stornieren?
- Stornieren kannst du jederzeit. Aber: Wenn der Kunde die Rechnung bereits bezahlt hat, brauchst du parallel eine Rückzahlung des bereits geflossenen Betrags. Wenn der Kunde die Vorsteuer aus der Rechnung schon gezogen hat, muss er die Vorsteuer in seiner USt-Voranmeldung korrigieren.
Quellen
Stand:
Im Glossar
Mehr aus dem FAQ
- Muss jede Rechnung eine Rechnungsnummer haben?Ja. § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG fordert eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer. Fehlt sie, ist die Rechnung formal unvollständig, und die Finanzverwaltung versagt dem Empfänger in der Regel den Vorsteuerabzug. Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (nicht bei Reverse Charge).
- Was ist eine Stornorechnung und wann brauche ich sie?Eine Stornorechnung neutralisiert eine fehlerhafte Rechnung, mit negativem Betrag und Verweis auf die Original-Nummer. Danach folgt eine neue, korrekte Rechnung mit eigener Nummer. Nötig ist das, wenn Steuerbetrag, Entgelt oder Leistung falsch sind. Kleinere Formfehler lassen sich berichtigen.
- Was muss auf einer Rechnung stehen?§ 14 Abs. 4 UStG listet die Pflichtangaben: vollständiger Name + Anschrift von Leistendem und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr, Datum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge + Art der Leistung, Leistungsdatum, Entgelt + Steuerbetrag/-satz.