Was ist eine Lohnabrechnung?
Antwort
Die Lohnabrechnung (auch Gehaltsabrechnung oder Entgeltabrechnung) ist die Aufstellung der Bezüge und Abzüge eines Beschäftigten. Sie ist nach § 108 GewO in Textform Pflicht und muss mindestens Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts ausweisen.
Gesetzliche Grundlage
Die Pflicht steht in § 108 Abs. 1 Gewerbeordnung (GewO): „Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen." Verlangt sind mindestens der Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts, also Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Abzüge, Abschlagszahlungen und Vorschüsse nach Art und Höhe.
Was eine Abrechnung im Detail ausweisen muss, regelt die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV). Sie gilt streng genommen für die Bescheinigung nach § 108 Abs. 3 GewO, in der Praxis richten sich Lohnprogramme aber danach.
Die Pflicht entfällt, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert haben (§ 108 Abs. 2 GewO).
Was in der Praxis draufsteht
Über die zwei Pflichtangaben hinaus richten sich Lohnprogramme nach § 1 EBV, deshalb findest du auf einer üblichen Abrechnung:
- Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer
- Geburtsdatum, Versicherungsnummer, Steueridentifikationsnummer
- Abrechnungszeitraum sowie Steuerklasse, Kinderfreibeträge und die Merkmale für den Kirchensteuerabzug
- Bruttobezüge (Grundgehalt, Zulagen, Sachbezüge, Sonderzahlungen)
- Abzüge: Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, ggf. Kirchensteuer, Sozialversicherungsbeiträge (KV, RV, AV, PV)
- Auszahlungsbetrag (Netto)
- SV- und steuerrechtliche Markierungen pro Bezugsart
Brutto, Netto, Abzüge
Der Bruttoverdienst ist das vereinbarte Entgelt vor Abzügen. Davon werden die Lohnsteuer (gestaffelt nach Steuerklasse), gegebenenfalls Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag sowie die Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung abgezogen.
Der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung wird auf der Abrechnung oft nachrichtlich ausgewiesen, ist aber kein Abzug vom Bruttogehalt. Der Auszahlungsbetrag (Netto) ist der Betrag, der tatsächlich auf das Konto fließt.
Aufbewahrung und Korrektur
Die Fristen sind nicht so rund, wie oft behauptet wird. Entgeltunterlagen sind nach § 28f Abs. 1 SGB IV „bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung (§ 28p) folgenden Kalenderjahres" aufzubewahren, hängen also an der Betriebsprüfung. Lohnkonten laufen nach § 41 Abs. 1 EStG „bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt". Deine eigenen Abrechnungen solltest du trotzdem aufheben, sie sind Grundlage für Rente, Elterngeld, ALG, Kreditanträge und Steuererklärung.
Ist die Abrechnung falsch, muss dein Arbeitgeber sie korrigieren. Kommt gar keine, kannst du sie vor dem Arbeitsgericht einklagen.
Verwandte Fragen
- Muss die Lohnabrechnung schriftlich sein?
- Nein, § 108 GewO verlangt Textform, nicht Papier. Das BAG hat entschieden, dass der Arbeitgeber die Pflicht erfüllen kann, indem er „die Abrechnung in Textform in ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach einstellt" (BAG 28.01.2025, 9 AZR 48/24). Der Anspruch ist danach eine Holschuld, du musst sie dir also selbst abrufen.
- Was tun, wenn die Abrechnung fehlt?
- Schriftlich beim Arbeitgeber anfordern. Kommt weiter nichts, kannst du den Anspruch aus § 108 GewO vor dem Arbeitsgericht durchsetzen. Ein eigener Bußgeldtatbestand für die fehlende Abrechnung steht nicht in der Gewerbeordnung.
- Was ist der Unterschied zwischen Lohn- und Gehaltsabrechnung?
- Beides ist juristisch dasselbe: eine Entgeltabrechnung. "Lohn" wird traditionell für stundenweise abgerechnete Beschäftigte verwendet, "Gehalt" für Festgehalt. Die gesetzlichen Pflichten nach § 108 GewO sind identisch.
Quellen
- § 108 Gewerbeordnung (GewO), gesetze-im-internet.de
- Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV), gesetze-im-internet.de
- BMAS, Arbeitsrecht und Entgelt
Stand:
Im Glossar
Mehr aus dem FAQ
- Was ist die Lohnsteuerklasse?Die Lohnsteuerklasse (I–VI) bestimmt, wie viel Lohnsteuer dein Arbeitgeber direkt vom Bruttolohn abführt. Sie hängt vor allem von Familienstand, Anzahl der Beschäftigungen und beim Ehepaar von der Aufteilung der Einkommen ab.
- Was ist die Kirchensteuer?Die Kirchensteuer ist eine Zusatzsteuer, die Mitglieder einer steuerberechtigten Religionsgemeinschaft zahlen. Sie beträgt 8 % der Lohn- bzw. Einkommensteuer in Baden-Württemberg und Bayern und 9 % in allen anderen Bundesländern.
- Was ist eine pauschale Besteuerung?Bei der Pauschalbesteuerung übernimmt der Arbeitgeber die Lohnsteuer mit einem festen Prozentsatz statt nach individuellen Lohnsteuermerkmalen. Bekannte Fälle: Minijobs (2 % oder 20 %), Sachzuwendungen (30 %) und die betriebliche Altersvorsorge.