10. Juni 2026 · evaluateMe Team

E-Rechnungspflicht im B2B: Der Fahrplan 2025 bis 2028

Empfangspflicht seit Januar 2025, Versandpflicht ab 2027, vollständige Pflicht ab 2028. Wer wann was tun muss, und warum ein PDF per Mail nicht mehr reicht.

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Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine neue Definition davon, was eine „elektronische Rechnung” ist. Ein PDF per E-Mail zählt nicht mehr dazu. Wer im B2B-Bereich Rechnungen schreibt, also als Unternehmen an andere Unternehmen verkauft, muss sich auf einen mehrstufigen Übergang einstellen, der sich über vier Jahre zieht.

Dieser Artikel fasst den Fahrplan zusammen, ordnet die Begriffe und beschreibt, was Versender und Empfänger in jeder Stufe konkret tun müssen.

Was eine E-Rechnung ab 2025 ist, und was nicht

Mit dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 ist die Definition in § 14 UStG neu gefasst worden. Eine elektronische Rechnung im neuen Sinn ist eine Rechnung, die

in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird,
der europäischen Norm EN 16931 entspricht
und so eine elektronische, automatische Verarbeitung erlaubt.

Eine reine PDF-Datei erfüllt diese Definition nicht, sie gilt jetzt als sonstige Rechnung. Dasselbe gilt für Word-Dokumente, gescannte Papier-Rechnungen oder Bilder von Rechnungen.

Praktisch in Deutschland zugelassen sind zwei Format-Familien, die der EN 16931 entsprechen:

XRechnung, reines XML, vom Bundesinnenministerium über die KoSIT gepflegt. Sieht für Maschinen klar aus, für Menschen erstmal kaum.
ZUGFeRD ab Profil EN 16931, PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML. Mensch sieht das PDF, Maschine liest das XML. Profile unterhalb von EN 16931 (BASIC, MINIMUM) sind nicht ausreichend.

Andere EU-Formate wie Peppol BIS Billing 3.0 oder das französische Factur-X erfüllen die Anforderung ebenfalls, sie bauen auf derselben Norm auf.

Die Stufen im Überblick

Stichtag	Was gilt	Was nicht mehr (mit Übergangsfrist)
1. Januar 2025	Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können	,
31. Dezember 2026	Letzter Tag mit Übergang Versand: PDF + Zustimmung des Empfängers noch zulässig	Versand ohne Zustimmung
1. Januar 2027	Unternehmen mit Vorjahresumsatz > 800.000 EUR müssen versenden können, strukturiert	PDF an B2B-Empfänger
1. Januar 2028	Versandpflicht für alle inländischen B2B-Aussteller, EDI-Sonderregel läuft aus	jedes nicht-EN-16931-konforme Format

Empfangspflicht seit 1. Januar 2025

Jedes inländische Unternehmen muss seit 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen im neuen Sinn zu empfangen. „Empfangen” bedeutet konkret: einen Postweg bereitstellen, über den XML- oder Hybrid-PDF-Rechnungen ankommen können. In der Praxis ist das in der Regel ein normales E-Mail-Postfach, besondere Software auf der Empfangsseite ist nicht zwingend vorgeschrieben.

Was ein Unternehmen tut, sobald die Rechnung ankommt, ist eine andere Frage. Wer ein Buchhaltungstool nutzt, das XML auslesen kann, profitiert vom Strukturvorteil sofort. Wer das XML in eine Bildansicht visualisieren muss, kann das mit kostenlosen Viewern tun, zum Beispiel mit dem KoSIT-Validator oder dem ZUGFeRD-Viewer aus dem ELSTER-Umfeld.

Wichtig: Die Empfangspflicht greift unabhängig vom Umsatz. Auch Kleinunternehmer und Solo-Selbstständige müssen ab 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, sobald sie als Empfänger im B2B agieren.

Versandpflicht, der Stufenplan

Auf der Versandseite hat der Gesetzgeber Übergangsfristen gestaffelt:

Bis 31. Dezember 2026, Wahl mit Zustimmung

In den Jahren 2025 und 2026 darf für B2B-Ausgangsrechnungen weiterhin ein PDF oder eine Papier-Rechnung verwendet werden, wenn der Empfänger zustimmt. Die Zustimmung ist formfrei, ein Hinweis im Auftrag, in den AGB oder per Mail reicht. Wer ohne Zustimmung weiter PDF schickt, riskiert zwar nicht direkt eine Strafzahlung, kann aber Probleme beim Empfänger provozieren (Vorsteuerabzug, GoBD-Archivierung).

Ab 1. Januar 2027, Pflicht für größere Unternehmen

Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 EUR im Vorjahr 2026 müssen ab 1. Januar 2027 E-Rechnungen versenden, also strukturiert nach EN 16931. PDF mit Zustimmung ist für diese Gruppe nicht mehr zulässig. Die 800.000-EUR-Schwelle entspricht der bisherigen Kleinunternehmer-Grenze nach § 19 Abs. 1 UStG; sie wird hier nicht zur Identifikation des Kleinunternehmers, sondern zur Klassifikation der Übergangsfrist verwendet.

Ab 1. Januar 2028, Pflicht für alle

Spätestens ab 1. Januar 2028 müssen alle inländischen Unternehmen B2B-Rechnungen strukturiert ausstellen, unabhängig vom Umsatz. Auch Kleinunternehmer und Solo-Selbstständige sind dann betroffen. Die letzte verbliebene Ausnahme, bestimmte EDI-Formate, die nicht direkt EN-16931- konform sind, läuft mit Ablauf des 31. Dezember 2027 aus.

Was bleibt außen vor?

Die B2B-Pflicht greift nicht bei:

Rechnungen an Endkunden (B2C), hier bleibt PDF und Papier zulässig.
Rechnungen an Empfänger im Ausland, auch innerhalb der EU. Hier gelten die jeweiligen nationalen Regeln; Peppol BIS Billing 3.0 ist innerhalb der EU der pragmatische gemeinsame Nenner. Italien, Frankreich, Polen und Belgien haben eigene Mandate mit eigenem Zeitplan.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR brutto nach § 33 UStDV, sie dürfen weiterhin formlos ausgestellt werden (also auch als PDF).
Fahrausweise nach § 34 UStDV, Tickets bleiben formfrei.
Rechnungen an Privatkunden ohne Unternehmer-Eigenschaft, auch hier bleibt alles wie gewohnt.

Was Versender jetzt tun sollten

Vorjahresumsatz prüfen. Wer 2025 mehr als 800.000 EUR umgesetzt hat, muss spätestens zum 1. Januar 2027 versenden können. Alle anderen haben ein Jahr länger Zeit.
Rechnungsstellung-Software prüfen. Erzeugt das aktuelle Tool XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931? Wenn nein: Anbieter wechseln oder ein Modul nachrüsten.
Stammdaten sauber halten. Die EN 16931 verlangt Pflichtfelder wie USt-ID, Leitweg-ID (bei B2G), korrekte Steuerschlüssel. Lücken in den Kundenstammdaten fallen jetzt im Versand auf statt erst in der Betriebsprüfung.
Archivierung mitdenken. XML muss als Original archiviert werden, nicht als ausgedruckte Bildansicht. Bei ZUGFeRD reicht die PDF, weil das XML eingebettet ist.

Was Empfänger jetzt tun sollten

Empfangsweg dokumentieren. Welche E-Mail-Adresse nimmt E-Rechnungen entgegen? Ist sie an Versender kommuniziert?
Lese-Workflow definieren. Wer öffnet die XML? Wird sie ans Buchhaltungstool durchgereicht, manuell visualisiert oder direkt verarbeitet?
Aufbewahrung sicherstellen. E-Rechnungen sind genauso aufzubewahren wie Papierrechnungen, gemäß den Aufbewahrungsfristen aus § 14b UStG (zehn Jahre). Das XML ist Teil des Originals.