Wie lange muss ich Stundenzettel aufbewahren?

§ 16 Abs. 2 ArbZG verpflichtet Arbeitgeber, die über die werktägliche Arbeitszeit nach § 3 Satz 1 ArbZG hinausgehende Arbeitszeit (also Mehrarbeit) sowie die an Sonn- und Feiertagen geleistete Arbeit aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Diese 2-Jahres-Frist ist die einzige Frist, die das ArbZG ausdrücklich nennt. Sie greift aber nur für den genannten Ausschnitt, nicht für die komplette tägliche Arbeitszeit.

Für die allgemeine tägliche Arbeitszeit gibt es keine ausdrückliche gesetzliche Aufbewahrungsfrist im ArbZG. Der EuGH (C-55/18) und das BAG (Beschluss vom 13. September 2022, 1 ABR 22/21) haben aber bestätigt, dass Arbeitgeber zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit verpflichtet sind, was ohne Aufbewahrung sinnlos wäre.

Praktisch wichtig sind die zivilrechtlichen Verjährungsfristen: Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis (Überstundenvergütung, Urlaubsabgeltung) verjähren regulär nach 3 Jahren (§ 195 BGB). Wer kürzer aufbewahrt, kann sich in einem Prozess nicht entlasten.

§ 17 Mindestlohngesetz (MiLoG) verpflichtet Arbeitgeber bestimmter Branchen (u. a. Bau, Gaststätten, Logistik, Gebäudereinigung, vollständige Liste in § 2a SchwarzArbG) zur Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit und zur Aufbewahrung dieser Aufzeichnungen für mindestens 2 Jahre.

Das gilt auch für Minijobber in allen Branchen.

Wer rechtssicher unterwegs sein will, bewahrt Arbeitszeitdaten mindestens 3 Jahre auf (Verjährung) und in beweissensiblen Fällen, z. B. bei Streit um Überstunden, Urlaub, Krankheitszeiten, eher länger. Für lohnsteuerlich relevante Daten gelten zusätzlich die steuerlichen Aufbewahrungsfristen aus § 147 AO (10 Jahre für Buchhaltungsbelege).