Wie lange muss ich Stundenzettel aufbewahren?

§ 16 Abs. 2 ArbZG verlangt zweierlei. Aufzuzeichnen ist „die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer". Dazu kommt ein Verzeichnis derer, die einer Verlängerung nach § 7 Abs. 7 ArbZG zugestimmt haben. Und dann der Satz, um den es hier geht: „Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren."

Das ist die einzige Aufbewahrungsfrist, die das ArbZG ausdrücklich nennt. Sie deckt aber nur diesen Ausschnitt ab, nicht die komplette tägliche Arbeitszeit.

Für die allgemeine tägliche Arbeitszeit nennt das ArbZG keine Aufbewahrungsfrist. Die Erfassungspflicht selbst steht trotzdem fest. Das BAG hat sie im Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) aus dem Arbeitsschutzrecht abgeleitet: „Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu erfassen." Der EuGH hatte das in C-55/18 vorgezeichnet. Erfassen ohne Aufbewahren ergibt keinen Sinn.

Praktisch wichtig sind die zivilrechtlichen Verjährungsfristen: Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis (Überstundenvergütung, Urlaubsabgeltung) verjähren regulär nach 3 Jahren (§ 195 BGB). Wer kürzer aufbewahrt, kann sich in einem Prozess nicht entlasten.

§ 17 Mindestlohngesetz (MiLoG) verpflichtet Arbeitgeber bestimmter Branchen (u. a. Bau, Gaststätten, Logistik, Gebäudereinigung, vollständige Liste in § 2a SchwarzArbG) zur Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit und zur Aufbewahrung dieser Aufzeichnungen für mindestens 2 Jahre. Aufzuzeichnen ist spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag.

Das gilt auch für Minijobber außerhalb der genannten Branchen, mit einer Ausnahme: Minijobs in Privathaushalten (§ 8a SGB IV) sind ausgenommen.

Wer auf der sicheren Seite sein will, bewahrt Arbeitszeitdaten mindestens 3 Jahre auf, wegen der Verjährung. In beweissensiblen Fällen eher länger, etwa bei Streit um Überstunden, Urlaub oder Krankheitszeiten. Für steuerlich relevante Unterlagen kommt § 147 Abs. 3 AO dazu. Der staffelt: zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für den Rest.