Wer darf meine Arbeitszeiten im Betrieb sehen?
Antwort
Nur wer sie für eine konkrete Aufgabe braucht. DSGVO (Art. 5, 6, 9) und das Erforderlichkeitsprinzip beschränken den Zugriff auf direkten Vorgesetzten, HR/Lohnbuchhaltung und ggf. den Betriebsrat im Rahmen seiner Aufgaben, nicht jeden im Team.
Grundregel: Erforderlichkeit
Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Ihre Verarbeitung im Beschäftigungskontext stützt sich typischerweise auf § 26 BDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Die Grundsätze aus Art. 5 DSGVO, Zweckbindung, Datenminimierung, Erforderlichkeit, gelten dabei strikt.
Das heißt: Zugriff bekommt nur, wer die Daten für eine konkret zugewiesene Aufgabe braucht. „Alle dürfen alles sehen" ist auch in kleinen Betrieben datenschutzrechtlich kein zulässiger Default.
Wer hat in der Regel ein berechtigtes Interesse?
Folgende Rollen haben typischerweise einen klaren Zweck:
- Direkter Vorgesetzter, für die Steuerung, Genehmigung von Urlaub und Überstunden, Krankheitskoordination.
- HR / Personalabteilung, für die Personalakte, Vertragsverwaltung, Arbeitszeitkonto-Saldierung.
- Lohnbuchhaltung, für die Lohnabrechnung, Steuer- und SV-Pflicht.
- Geschäftsführung, in zugewiesenen Einzelfällen (z. B. arbeitsgerichtliche Streitigkeiten), nicht „immer und überall".
- Betriebsrat, im Rahmen seiner Aufgaben nach BetrVG (§ 80 Abs. 1 BetrVG: Überwachung der Einhaltung von Gesetzen und Tarifverträgen; § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bei der Einführung der Zeiterfassung selbst).
Wer hat in der Regel KEINEN Zugriff
Kein Default-Zugriff für:
- Andere Mitarbeiter im selben Team
- Andere Abteilungen
- Externe (außer im Rahmen von Auftragsverarbeitung mit Vertrag nach Art. 28 DSGVO)
- Kunden des Unternehmens (auch wenn ein Projekt für sie abgerechnet wird, gehen reine Personenstunden nicht an den Kunden, sondern aggregierte Projektzeiten)
Spezialkategorien: Gesundheitsdaten (z. B. Krankschreibungs-Tage) sind „besondere Kategorien personenbezogener Daten" nach Art. 9 DSGVO und genießen zusätzlichen Schutz. Sie dürfen nicht in einer für das Team einsehbaren Stundenliste landen.
Personalakte und Aufbewahrung
Arbeitszeitdaten gehören typischerweise in den Bereich der Personalakte, jedenfalls soweit sie für Lohn, Urlaub, Überstunden oder Streitfälle relevant sind. Der Mitarbeiter hat ein Einsichtsrecht in seine Personalakte (§ 83 BetrVG, allgemeines Persönlichkeitsrecht), aber kein Recht auf Einsicht in die Akten anderer.
Verwandte Fragen
- Darf der Chef jederzeit in mein Stundenkonto schauen?
- Ja, soweit er es für seine Aufgaben braucht, Genehmigung von Urlaub, Überstunden, Schichtplanung, Krankheitskoordination. Eine darüber hinausgehende dauerhafte Überwachung („Browser-Tab live mitlesen") ist datenschutzrechtlich gesondert zu rechtfertigen.
- Darf der Betriebsrat meine konkreten Stunden sehen?
- Der Betriebsrat hat nach § 80 Abs. 1 BetrVG ein Informationsrecht zur Überwachung der Einhaltung von Gesetzen, soweit es seine Aufgaben erfordert. Auf personenbezogene Daten bezogen muss das verhältnismäßig sein, oft reichen aggregierte Listen. Im konkreten Einzelfall (z. B. Beschwerde) kann der Anspruch auch personenbezogen sein.
- Was ist mit Kollegen, die zufällig eine offene Liste sehen?
- Ein Aushang am schwarzen Brett mit den Stunden namentlich aller Kollegen ist datenschutzrechtlich nicht zulässig, weil keine Erforderlichkeit besteht. Auch eine offene Excel-Liste auf einem geteilten Laufwerk ist riskant, Zugriffsbeschränkung gehört dazu.
Quellen
- DSGVO (EU 2016/679), konsolidierter Text
- § 26 BDSG, Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext
- § 80 BetrVG, Allgemeine Aufgaben des Betriebsrats
Stand: