Was zählt im Arbeitsrecht als revisionssicher?
Antwort
Eine fest definierte Norm gibt es nicht. Im arbeitsrechtlichen Kontext meint „revisionssicher" beweissicher: Aufzeichnungen müssen vollständig, nachvollziehbar, nachträglich nicht unbemerkt veränderbar und über die Aufbewahrungsfrist zugänglich sein.
„Revisionssicher" ist kein arbeitsrechtlicher Fachbegriff
Das Wort „revisionssicher" stammt ursprünglich aus dem Steuer- und Buchhaltungsrecht. Im Arbeitszeitkontext wird der Begriff oft verwendet, hat dort aber keine gesetzliche Definition. Was hier gemeint ist, sind Anforderungen an die Beweiskraft von Arbeitszeitaufzeichnungen, wenn es zu einem Streit kommt, Überstunden, Urlaub, Krankheitszeiten, Mehrarbeit, Aufsichtsbehörden-Prüfungen.
Praktisch dahinter steht eine Mischung aus § 16 ArbZG, § 17 MiLoG, EuGH C-55/18 und BAG 1 ABR 22/21: die Aufzeichnungspflicht und die daraus abgeleitete Beweisfunktion.
Die vier Anforderungen an beweissichere Arbeitszeitdaten
Aus der Rechtsprechung lässt sich folgendes Minimum ableiten:
1. Vollständigkeit, alle relevanten Zeitdaten (Beginn, Ende, Dauer, Pausen, Überstunden) sind erfasst.
2. Nachvollziehbarkeit, wer hat wann was eingetragen oder geändert? Ein Auditlog macht aus einer Änderung „User X änderte um 14:32 die Stunde am 12.06. von 8:00 auf 8:30", nicht „Eintrag wurde überschrieben".
3. Unveränderbarkeit nachträglich, unbemerkt, wer Änderungen vornimmt, hinterlässt eine Spur. Reine „Überschreiben"-Logik ohne Historie ist riskant.
4. Zugänglichkeit über die Aufbewahrungsfrist, die Daten müssen über die Aufbewahrungsfrist (mind. 2 Jahre nach § 16 Abs. 2 ArbZG, in der Regel 3 Jahre wegen Verjährung) lesbar abrufbar bleiben.
Was nicht „revisionssicher" ist
Zwei Punkte werden oft falsch gemacht:
- Ein einzelnes Excel-File ohne Versionierung, auf das alle Zugriff haben, Änderungen sind nicht nachvollziehbar.
- Stundenzettel als PDF, das per Mail rumgeschickt und x-mal nachträglich neu erzeugt wird, kein Audit-Trail.
Was geht: ein Tool oder ein Workflow, der Eintrag, Änderung und Freigabe protokolliert und für die Aufbewahrungsfrist konsistent abruft.
Abgrenzung zur GoBD
Die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff") sind ein steuerrechtlicher Standard. Sie gelten für buchhaltungsrelevante Unterlagen, also vor allem Belege, Rechnungen, Konten. Arbeitszeitaufzeichnungen fallen nur insoweit darunter, als sie lohnsteuerlich relevant sind (z. B. bei der Lohnabrechnung). Für reine Arbeitszeitnachweise nach § 16 ArbZG ist die GoBD keine direkte Rechtsgrundlage.
Verwandte Fragen
- Brauche ich für Arbeitszeitdaten eine Zertifizierung?
- Nein. Es gibt keine gesetzliche Pflicht zur Zertifizierung. Manche Anbieter werben mit IDW PS 880 oder ähnlichen Prüf-Standards, das ist optional und hilft im Streit als Indiz, aber es ersetzt keine Aufzeichnung.
- Reicht eine Excel-Tabelle?
- Eine reine Excel-Tabelle ohne Versionierung und Audit-Trail ist beweissicher kritisch, weil Änderungen nicht erkennbar sind. Mit Versionsverlauf (z. B. SharePoint, OneDrive mit aktivem Versionsverlauf) lässt es sich vertreten, in einem Prüfungsfall musst du den Verlauf aber vorzeigen können.
- Was passiert bei einem Audit, wenn nichts vorzeigbar ist?
- Die Arbeitsschutzbehörde kann nach § 22 ArbZG ein Bußgeld bis 30.000 Euro verhängen. In Zivilprozessen kehrt sich die Beweislast praktisch um, der Arbeitgeber kann sich kaum entlasten, wenn er die Aufzeichnungen nicht hat.
Quellen
- § 16 ArbZG, Aushang und Arbeitszeitnachweise
- BAG 1 ABR 22/21 (13.09.2022), Pflicht zur Arbeitszeiterfassung
- § 17 MiLoG, Aufzeichnungspflichten
Stand: