Wer darf Zeitdaten löschen?
Antwort
Niemand einfach so. Das Recht auf Löschung aus Art. 17 DSGVO wird durch arbeits- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten (§ 16 ArbZG, § 17 MiLoG, § 147 AO) überlagert. Erst nach Ablauf der Pflichtfristen darf, und muss, gelöscht werden.
Spannung zwischen Löschanspruch und Aufbewahrungspflicht
Beschäftigte haben nach Art. 17 DSGVO ein „Recht auf Löschung" („Recht auf Vergessenwerden"). Daneben treffen Arbeitgeber aber Aufbewahrungspflichten:
- 2 Jahre für Mehrarbeit und Sonn-/Feiertagsarbeit (§ 16 Abs. 2 ArbZG)
- 2 Jahre nach § 17 MiLoG für Mindestlohn-relevante Aufzeichnungen
- 6 oder 10 Jahre für lohnsteuerlich relevante Unterlagen (§ 147 AO)
- Zivilrechtliche Verjährung von Ansprüchen aus dem Arbeitsverhältnis: in der Regel 3 Jahre (§ 195 BGB)
Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO macht die Löschung explizit zurückstellbar, wenn rechtliche Verpflichtungen bestehen. Solange eine Pflicht zur Aufbewahrung läuft, darf nicht gelöscht werden, auch nicht auf Antrag.
Wer technisch löschen darf
Eine Löschung ist eine Verarbeitung mit hohem Risiko: Daten sind danach weg, im Streit nicht mehr zu rekonstruieren. Üblich:
- Mitarbeiter selbst, können in der Regel nur Eintragungen korrigieren (über einen Audit-Trail), aber keine fertigen Datensätze unwiderruflich löschen.
- Vorgesetzter, kann Korrekturen freigeben, in der Regel keine Löschung.
- HR / Datenschutzbeauftragter, bekommt die Löschberechtigung typischerweise, im Rahmen eines dokumentierten Löschprozesses.
- System-Administrator, technische Möglichkeit, aber kein organisatorisches Mandat ohne Anweisung.
Ein klares Löschkonzept gehört in die Betriebsvereinbarung bzw. ins Datenschutz-Verarbeitungsverzeichnis.
Was muss gelöscht werden
Nach Wegfall des Zwecks ist Löschung Pflicht (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Typisch:
- Lohn-/Steuer-relevante Daten: nach Ablauf der § 147 AO-Frist (in der Regel 10 Jahre).
- Arbeitszeitnachweise: nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist und Verjährung möglicher Ansprüche.
- Personenbezogene Stundendaten bei laufendem Streit: erst, wenn der Streit abgeschlossen und keine Berufung mehr möglich ist.
Was nicht ohne Weiteres gelöscht werden darf
- Daten, die noch innerhalb gesetzlicher Aufbewahrungsfristen liegen
- Daten, die für die Verteidigung gegen Ansprüche gebraucht werden (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO)
- Daten, die im Rahmen einer behördlichen Prüfung relevant sein können
In diesen Fällen wird auf Wunsch eingeschränkt verarbeitet (Art. 18 DSGVO), also „eingefroren" statt gelöscht.
Verwandte Fragen
- Können ehemalige Mitarbeiter Löschung verlangen?
- Sie können den Antrag stellen, aber er wird in der Regel zurückgestellt, soweit Aufbewahrungspflichten oder Verteidigungs-Interessen bestehen. Nach Ablauf der Fristen ist Löschung Pflicht, mit oder ohne Antrag.
- Was ist mit „Recht auf Vergessenwerden"?
- Der Anspruch existiert (Art. 17 DSGVO), wird aber durch die Ausnahmen in Abs. 3 erheblich begrenzt, gesetzliche Pflicht, öffentliches Interesse, Verteidigung von Rechtsansprüchen. Im Beschäftigungskontext kommen diese Ausnahmen oft zum Tragen.
- Was, wenn der Mitarbeiter „seine Daten" einfach selbst löscht?
- Wenn das System das technisch zulässt, ist das ein Risiko für den Arbeitgeber, die gesetzliche Aufbewahrung wird damit unterlaufen. Deshalb regeln gute Systeme: Mitarbeiter können nicht final löschen, sondern Korrekturen anstoßen, die im Audit-Trail bleiben.
Quellen
- Art. 17 DSGVO, Recht auf Löschung
- § 147 AO, Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung
- § 16 ArbZG, Aushang und Arbeitszeitnachweise
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