Brauche ich für eine Rechnung eine USt-IdNr.?

§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG verlangt auf jeder Rechnung die Angabe der Steuernummer ODER der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Es reicht eines von beiden, beide gleichzeitig sind nicht nötig (aber erlaubt).

Wer nur deutsche Kunden hat, kommt also mit der vom Finanzamt vergebenen Steuernummer aus. Eine USt-IdNr. ist nicht zwingend.

Die USt-IdNr. ist dann Pflicht, wenn der Geschäftsfall die EU-Grenze überschreitet:

- Innergemeinschaftliche Lieferung an Unternehmer (§ 6a UStG), beide Parteien brauchen eine gültige USt-IdNr. Auf der Rechnung steht zusätzlich der Hinweis „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung" und die USt-IdNr. des Empfängers.
- Reverse Charge bei B2B-Leistung an EU-Unternehmer (§ 13b UStG, Reverse Charge), Pflichtangabe der eigenen und der USt-IdNr. des Empfängers, dazu der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers".
- Zusammenfassende Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), für diese ist die USt-IdNr. ohnehin Voraussetzung.

Die USt-IdNr. wird kostenlos vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergeben. Antrag entweder bei der Anmeldung beim Finanzamt direkt mitstellen oder später formlos online über bzst.de beantragen.

Wichtig: Kleinunternehmer nach § 19 UStG können eine USt-IdNr. beantragen, sie brauchen sie aber nur, wenn sie tatsächlich grenzüberschreitend tätig werden. Auf rein inländischen Rechnungen reicht die Steuernummer.

Die Verwechslung ist häufig:

- Steuernummer, vom örtlichen Finanzamt vergeben, sieht aus wie z. B. „123/456/78901".
- USt-IdNr., vom BZSt vergeben, beginnt mit Länderkürzel, z. B. „DE123456789".

Beide sind unabhängige Nummern. Eine USt-IdNr. ersetzt die Steuernummer nicht im Verkehr mit dem Finanzamt, sie ist nur eine zusätzliche Kennung für den EU-Binnenmarkt.