Was ist eine Teilrechnung?

Die drei Begriffe werden im Alltag oft vermischt, sind aber nicht identisch:

- Anzahlungsrechnung, vor Leistungserbringung, Vorleistung des Kunden auf eine zukünftige Lieferung/Leistung.
- Abschlagsrechnung, wird oft synonym zur Teilrechnung benutzt; bezeichnet eine vereinbarte Zwischenzahlung im Verlauf eines Projekts. Häufig in Bau- und Werkverträgen (§ 632a BGB).
- Teilrechnung, Rechnung über eine in sich abgrenzbare Teilleistung, die bereits erbracht ist (z. B. Modul 1 eines Software-Projekts).

Wichtig: Was umsatzsteuerlich zählt, ist nicht der Name auf der Rechnung, sondern ob eine Leistung schon erbracht ist und ob sie wirtschaftlich abgrenzbar ist.

Eine Teilleistung im Sinne des § 13 Abs. 1 Nr. 1 lit. a Satz 2 UStG liegt vor, wenn:

- eine wirtschaftlich abgrenzbare Teilleistung erbracht wurde,
- hierfür ein gesondertes Entgelt vereinbart ist und
- der Auftraggeber die Teilleistung abnimmt oder sie als selbstständig anerkannt wird.

In diesem Fall entsteht die USt mit Erbringung der Teilleistung, vollkommen analog zur Schlussabrechnung über eine ganze Leistung.

Eine Teilrechnung hat die gleichen Pflichtangaben wie jede andere Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG): Name und Anschrift, Steuernummer/USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer, Datum, Beschreibung der Teilleistung, Nettobetrag, USt-Betrag und Steuersatz.

Gut, wenn die Beschreibung klar macht, welche Teilleistung abgerechnet wird (z. B. „Phase 1 / Konzeption, abgeschlossen am 12.05.2026").

Am Ende der Gesamtleistung folgt die Schlussrechnung. Sie addiert die bereits abgerechneten Teilleistungen und stellt den gesamten Bruttobetrag dar. Die bereits gestellten Teilrechnungen werden mit dem darauf entfallenden USt-Betrag klar abgezogen, sodass am Ende nur die Differenz fällig ist (§ 14 Abs. 5 UStG analog).