Was ist eine Teilrechnung?

Die drei Begriffe werden im Alltag oft vermischt, sind aber nicht identisch:

- Anzahlungsrechnung, vor Leistungserbringung, Vorleistung des Kunden auf eine zukünftige Lieferung/Leistung.
- Abschlagsrechnung, wird oft synonym zur Teilrechnung benutzt; bezeichnet eine vereinbarte Zwischenzahlung im Verlauf eines Projekts. Häufig in Bau- und Werkverträgen (§ 632a BGB).
- Teilrechnung, Rechnung über eine in sich abgrenzbare Teilleistung, die bereits erbracht ist (z. B. Modul 1 eines Software-Projekts).

Wichtig: Was umsatzsteuerlich zählt, ist nicht der Name auf der Rechnung, sondern ob eine Leistung schon erbracht ist und ob sie wirtschaftlich abgrenzbar ist.

Teilleistungen „liegen vor, wenn für bestimmte Teile einer wirtschaftlich teilbaren Leistung das Entgelt gesondert vereinbart wird" (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 3 UStG). Zwei Dinge müssen also zusammenkommen:

- eine wirtschaftlich teilbare Leistung,
- und ein für den bestimmten Teil gesondert vereinbartes Entgelt.

In Werk- und Bauverträgen kommt in der Praxis die gesonderte Abnahme dazu. Sind die Voraussetzungen erfüllt, entsteht die USt mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Teilleistung ausgeführt worden ist, vollkommen analog zur Schlussabrechnung über eine ganze Leistung.

Eine Teilrechnung hat die gleichen Pflichtangaben wie jede andere Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG), unter anderem: Name und Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Zeitpunkt und Beschreibung der Teilleistung, Nettobetrag, USt-Betrag und Steuersatz.

Gut, wenn die Beschreibung klar macht, welche Teilleistung abgerechnet wird (z. B. „Phase 1 / Konzeption, abgeschlossen am 12.05.2026").

Am Ende der Gesamtleistung folgt die Schlussrechnung. Hast du vorab Anzahlungen abgerechnet, weist sie den Gesamtbetrag aus und setzt die vereinnahmten Teilentgelte samt der darauf entfallenden Steuerbeträge wieder ab, sodass nur die Differenz offen bleibt.

§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG schreibt diesen Abzug ausdrücklich vor, allerdings nur für Anzahlungen: In der Endrechnung sind „die vor Ausführung der Lieferung oder sonstigen Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen", wenn über die Teilentgelte Rechnungen ausgestellt worden sind. Bei echten Teilleistungen ist dagegen jede Teilrechnung schon endgültig abgerechnet, die Schlussrechnung deckt dann nur noch den Restteil ab.